5 bước ra quyết định hiệu quả cho nhà quản trị

Với một nhà quản trị, ra quyết định hiệu quả là một kỹ năng chính yếu bởi trong công việc bạn luôn luôn cần đưa ra quyết định và thực hiện tốt chúng. Những quyết định đúng được đưa ra sẽ tạo bước ngoặt to lớn với sự thành công của tổ chức, ngược lại những quyết định tệ hại thường kéo theo các hậu quả vô cùng đắt giá.

Theo cuốn “Kỹ năng ra quyết định” trường Đại học Harvard, hai lý do chính khiến chúng ta ra quyết định kém hiệu quả, đó là:

• Không có đủ thông tin cần thiết cho tình huống hiện tại
• Không dự đoán chính xác những diễn biến bất ngờ trong tương lai.

Trong nhiều trường hợp, sự thất bại của các quyết định sẽ đem đến nhiều kinh nghiệm, bài học có giá trị những vẫn rất cần quyết định đúng ngay từ ban đầu.

Cuốn sách cũng đưa ra quy trình 5 bước sau để có thể ra một quyết định hợp lý và hiệu quả:

Lưu ý rằng, trước khi bắt đầu quy trình bạn đã mô tả được rõ quyết định của bạn cần đưa ra là gì?

Ví dụ: Nam là Giám đốc công ty Nam Việt, muốn ra quyết định về chốt phương án nghỉ mát cho công ty năm 2019

Bây giờ, hãy bắt đầu với các bước của quy trình ra quyết định

1. Thiết lập bối cảnh để thành công

Việc ra quyết định hiệu quả chỉ tồn tại khi tổ chức và nhà lãnh đạo khuyến khích tranh luận có tính xây dựng và ủng hộ các quan điểm đa dạng. Đó là lý do tại sao việc thiết lập bối cảnh là bước đầu tiên trong quy trình ra quyết định.

Một bối cảnh phù hợp cần có:

• Sự tham gia của những cá nhân thích hợp
• Bố trí không gian phù hợp
• Những người tham gia thống nhất về cách ra quyết định
• Ủng hộ các quan điểm, ý kiến khác nhau và tranh luận tích cực

2. Nhìn nhận vấn đề hợp lý

Bước này cần xác định các yếu tố tác động và ảnh hưởng của chúng đến quyết định.

3. Đề xuất các phương án

Nếu thiếu các phương án thay thế, bạn sẽ không thể đưa ra quyết định khả thi và tối ưu. Bạn cần đưa ra nhiều phương án khác nhau để so sánh và lựa chọn. Huy động trí tuệ tập thể là cách hữu ích cho bạn khi cần tìm kiếm các phương án và giải pháp.

4. Đánh giá các phương án

Sau khi đã có các phương án, bước này bạn cần đánh giá, xem xét từng phương án về mức độ đáp ứng mục tiêu ban đầu như thế nào. Sau đó lập bảng so sánh mỗi phương án có ưu điểm gì, nhược điểm gì.

5. Chọn phương án khả thi nhất

Đây chính là lúc đưa ra quyết định.

Cùng phân tích mục tiêu chốt phương án nghỉ mát của công ty Nam Việt ở trên theo các bước của quy trình ra quyết định:

• Thiết lập bối cảnh: Nam đã mời các trưởng phòng hành chính, nhân sự, truyền thông tham gia vào ban tổ chức. Mong muốn ban tổ chức đưa ra chương trình nghỉ mát đặc sắc, sáng tạo, Nam yêu cầu tổ chức thảo luận tại một quán cafe gần công ty để mọi người thoải mái.
• Nhìn nhận vấn đề hợp lý: Lúc này nhóm cần xác định ra các yếu tố tác động đến việc nghỉ mát như thời gian, chi phí, chương trình vui chơi, tự tổ chức hay thông qua agency,…
• Đề xuất các phương án: bước này, nhóm đã thảo luận với nhau và đưa ra nhiều phương án khác nhau như Phương án đi Đà Nẵng, Huế, Nha Trang, Qui Nhơn. Mỗi phương án bao gồm chi phí, phương tiện, chương trình thăm quan, vui chơi.
• Đánh giá các phương án: bảng so sánh các phương án nghỉ mát:

Chọn phương án khả thi nhất: Dựa vào so sánh giữa các phương án ở bước 4, nhóm đã lựa chọn và quyết định đi Đà Nẵng vừa đáp ứng được ngân sách, địa điểm vui chơi và thuận tiện việc đi lại.

Với vai trò là một nhà quản trị, chắc chắn bạn cần vận dụng tốt kỹ năng ra quyết định. Ngoài các kỹ năng này thì người quản lý cũng cần trau dồi các kỹ năng khác như kỹ năng điều phối, quản trị rủi ro, giao tiếp, thương lượng,…