5 sai lầm về quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp

Không chỉ là cơ sở để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, dòng tiền còn là chỉ số cơ bản đo triển vọng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, có rất nhiều doanh nghiệp mắc phải 5 sai lầm trong quá trình quản trị dòng tiền dưới đây.

Sai lầm 1: Quá tự tin vào doanh thu trong tương lai

Chắc hẳn, việc phải lên ngân sách trong các năm kế tiếp để chuẩn bị nguồn tiền là việc không xa lạ gì với các chủ doanh nghiệp.

Nhưng khi cần ước tính doanh thu và chi phí, rất nhiều trường hợp các chủ doanh nghiệp bị rơi vào trạng thái rất tự tin về doanh thu, dẫn tới ước tính sai về tình hình kinh doanh trong các năm kế tiếp, và đương nhiên, dòng tiền dự tính cũng không chính xác.

Nhưng doanh nghiệp thì không sống bằng niềm tin, nên vẫn phải học cách ước tính sao cho thực tế bởi vì chỉ cần khâu lập kế hoạch sai thì hậu quả đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ vô cùng ghê gớm.

Chủ doanh nghiệp cần phải hiểu rằng dự báo về dòng tiền không phải là cái nhìn thoáng qua về tương lai.

Dự báo về dòng tiền phải là những dự đoán có căn cứ, dựa trên cân đối giữa nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: doanh thu trong quá khứ và tương lai, việc thanh toán của khách hàng trong quá khứ, dựa trên tính toán kỹ lưỡng về những khoản sắp phải chi, và khả năng yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp.

Sai lầm 2: Không dám “xử lý” nợ quá hạn

Nợ quá hạn chính là tiền của doanh nghiệp mình đang nằm im trong ví người khác. Xử lý nợ khó đòi luôn là một vấn đề gây đau đầu cho các nhà điều hành, vì nó không chỉ liên quan đến vấn đề quyền lợi của các bên doanh nghiệp, mà còn liên quan đến pháp luật và uy tín của thương hiệu.

Vì thế, nếu đang có những khoản nợ quá hạn, doanh nghiệp hãy đặt ra “ngưỡng chịu đựng” cho mình, và khi cảm thấy sắp vượt quá ngưỡng rồi thì cần phải có thái độ cương quyết để xử lý nó – hoặc là đòi, hoặc là phạt vì quá hạn, thậm chí là dừng bán hàng với khách hàng ấy.

Sai lầm 3: Không dự báo dòng tiền trong ngắn hạn

Quay lại vấn đề dự báo dòng tiền, có nhiều doanh nghiệp làm ngân sách 3 năm nhưng lại chẳng có một bảng theo dõi, dự báo dòng tiền trong 1 quý tới.

Điều này nghe thì tưởng như vô lý, nhưng sự thật là ngân sách 3 năm giúp cho chủ doanh nghiệp cảm thấy “yên tâm”, nhưng thực sự cảm giác yên tâm ấy chỉ trở thành sự thật nếu trong 1, 2 quý tới, doanh nghiệp thực sự có tiền để hoạt động mà thôi.

Ví dụ khi nhìn vào bảng dòng tiền có chia cụ thể theo tuần, theo tháng, theo quý, doanh nghiệp thấy rằng có một số tuần dòng tiền bị âm, và khi đó, giám đốc dễ dàng đưa ra quyết định chi tiêu hợp lý hơn (ví dụ thay vì trả lương cuối tháng sẽ trả lương đầu tháng, thay vì nhập hàng vào tuần thứ 2 thì sẽ yêu cầu mua hàng vào đầu mỗi tháng để trả tiền vào tuần thứ ba, v.v).

Sai lầm 4: Chi tiêu không mang lại doanh thu

Chi phí sản xuất là một trong những yếu tố quyết định đến lợi nhuận và giá thành sản phẩm.

Việc cắt giảm chi phí có thể làm tăng lợi nhuận và giảm được giá thành sản phẩm.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ cắt giảm chi phí có thể phải gánh chịu thêm nhiều chi phí biến tướng, còn loại bỏ lãng phí thì không

Điều này có nghĩa là, chủ doanh nghiệp rất nên cố gắng gắn các chi phí với từng hoạt động mang lại doanh thu, để vừa dễ ước tính, vừa chắc chắn về việc có thể thu được tiền trang trải cho chính các chi phí đó.

Sai lầm 5: Không dám sử dụng phần mềm quản lý tài chính

Các chủ doanh nghiệp thường nghĩ rằng công việc kế toán, việc tính lương… của mình không phức tạp, nên thật là “phí tiền” khi mua phần mềm quản lý tài chính- kế toán.

Tại các doanh nghiệp Việt Nam hiếm khi có vị trí Giám đốc Tài chính và mọi công việc liên quan đến quản trị tài chính, dòng tiền sẽ do Giám đốc hoặc HĐQT chịu trách nhiệm.

Và rủi ro xảy ra là do chỉ có một người làm công việc đó, nên việc tập hợp số liệu, phân tích số liệu thường xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian.

Những sai lầm trên đây có thể không phải bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng mắc phải, nhưng có lẽ việc tránh được toàn bộ các sai lầm ấy thì không phải là nhiều doanh nghiệp làm được.

Là chủ doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm sống còn với ý tưởng kinh doanh của mình, bạn hãy học để quản lý tiền của mình thật tốt.