7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015 mới nhất

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015 mới nhất

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015

Bạn đang tìm hiểu về 7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015? Tham khảo ngay bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ 7 nguyên tắc này để vận dụng trong hoạt động quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

Một hệ thống, tiêu chuẩn nào đó khi hoạt động cũng đều dựa theo những nguyên tắc nhất định. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng không nằm ngoài điều đó, ISO 9001:2015 bao gồm 7 nguyên tắc chính sau:

  • Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
  • Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
  • Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
  • Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
  • Nguyên tắc 5: Cải tiến
  • Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng
  • Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ

Sau đây chúng ta sẽ đi vào lần lượt từng nguyên tắc để giúp bạn hiểu rõ hơn.

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng

Nguyên tắc 1 được được xem là nguyên tắc cốt lõi quan trọng nhất nhưng lại dễ bị sai nhất. Bởi lẽ hiện nay nhiều doanh nghiệp chưa thật chăm sóc khách hàng tốt.

Việc chăm sóc khách hàng bao gồm nhiều công việc như hiểu và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, hướng tới nhu cầu của khách hàng. Khách hàng chính là người đem lại doanh thu chính cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp duy trì và hoạt động.

Hiện nay, với thị trường ngày càng cạnh tranh nhau gay gắt thì việc giữ và duy trì được khách hàng cũ và thu hút được khách hàng mới luôn là một vấn đề lớn đối với doanh nghiệp.

Để áp dụng nguyên tắc định hướng vào khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần có định hướng xây dựng và quản lý các mối quan hệ khách hàng, đảm bảo thực hiện thực hiện đầy đủ, đảm bảo, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Bằng các hoạt động chính sau:

  • Định nghĩa và nhận diện rõ ràng khách hàng bên ngoài lẫn khách hàng nội bộ
  • Nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng cách nâng cao khả năng hoạt động của các phòng ban trong tổ chức
  • Tập trung vào các nhu cầu của khách hàng ở hiện tại lẫn tương lai.
  • Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng bằng cách tập trung mọi hoạt động của tổ chức theo các mục tiêu được liên kết với nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng
  • Có quy trình rõ ràng để phân bổ nguồn lực và đảm bảo các hoạt động sản xuất, phát triển sản phẩm, dịch vụ khách hàng diễn ra nhanh chóng, nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
  • Đo lường, theo dõi sự hài lòng của khách hàng để có những hành động cải tiến thích hợp.
  • Thiết lập các mối quan hệ khách hàng, đối tác, doanh nghiệp cùng nhau hỗ trợ phát triển.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Lãnh đạo là người có vai trò quan trọng, quyết định con đường phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, với cương vị một người lãnh đạo cần đưa ra được những phương hướng hoạt động thống nhất giữa mục tiêu và hoạt động, có tầm nhìn xa và xây dựng được những giá trị cho doanh nghiệp.

Những hoạt động của việc thực thi nguyên tắc lãnh đạo:

  • Khởi tạo, duy trì và truyền tải văn hóa tổ chức tập trung vào các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đề cao những giá trị chung, tính công bằng trong tổ chức và đạo đức kinh doanh.
  • Không ngừng truyền đạt các khái niệm về sứ mệnh và tầm nhìn, các chiến lược, chính sách, quy trình. Đảm bảo mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều có thể hiểu và thực thi theo đúng định hướng được đề ra.
  • Khuyến khích cởi mở suy nghĩ, đề cao tính chính trực, văn hóa nói thật nói thẳng, niềm tin vào con người và sự liêm chính.
  • Tạo ra một môi trường làm việc đáng tin cậy, liêm chính và trung thực.
  • Các cấp lãnh đạo trong tổ chức phải nhận thức được các vấn đề chất lượng và là người tiên phong, đi đầu trong giải quyết, thúc đẩy mọi người.
  • Đẩy mạnh gắn kết toàn bộ tổ chức, hướng tới việc hoàn thành mục tiêu chất lượng, tạo sự cam kết gắn bó trong toàn thể doanh nghiệp.
  • Có các hoạt động động viên, khích lệ, truyền cảm hứng và công nhận sự đóng góp của các cá nhân trong tổ chức.
  • Dự trù đầy đủ nguồn lực để thực thi các mục tiêu đã đề ra.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Con người luôn là nguồn lực quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. Mỗi nhân viên thuộc doanh nghiệp như một mắt xích quan trọng trong cả hệ thống. Thiếu một mắt xích, hệ thống sẽ hoạt động khó khăn, thậm chí là không hoạt động được.

Vì vậy, trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần sự tham gia của tất cả mọi người.

Những hoạt động chính trong nguyên tắc tiến đến sự cam kết của mọi người:

  • Đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức có đủ điều kiện đóng góp cho hoạt động của tổ chức và nhận được sự đánh giá đúng mực.
  • Phát triển từng cá nhân trong doanh nghiệp thành những nhân viên đáng tin cậy.
  • Tăng cường việc trao đổi linh hoạt nhân viên để mỗi cá nhân đều có thể hiểu được vai trò và tính chất của từng vị trí công việc quan trọng ra sao.
  • Khuyến khích sự hợp tác của các cá nhân trong tổ chức.
  • Khuyến khích nhân viên thực hiện các hoạt động cải tiến liên tục.
  • Khuyến khích trao đổi cởi mở những vấn đề chất lượng, không công kích cá nhân.
  • Đánh giá dựa theo năng lực của mỗi cá nhân, có sự khách quan, chính xác.
  • Tăng cường nâng cao và chia sẻ tri thức của tổ chức.

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015

Mọi hoạt động kinh doanh sản xuất trong một doanh nghiệp đều cần hoạt động theo những quá trình nhất định.

Để hoạt động được hiệu quả doanh nghiệp cần phải có kế hoạch kiểm soát, đánh giá đối với các quy trình QMS từ những khâu nhỏ nhất.

Các hoạt động chính khi thực hiện nguyên tắc Tiếp cận theo quá trình

  • Thực hiện tiếp cận theo quá trình
  • Xác định đầu ra, mong muốn của hệ thống để hình thành các mục tiêu, quy trình cụ thể nhằm đạt được những mong muốn đó.
  • Đo lường năng lực hoạt động của các quy trình.
  • Tập trung vào khả năng liên kết giữa các hoạt động của doanh nghiệp.
  • Tiến hành đưa các tất cả các hoạt động về dưới dạng quá trình.
  • Luôn ưu tiên cho các cơ hội cải tiến quá trình.
  • Thiết lập cơ sở nguồn lực, quyền hạn và trách nhiệm quản lý các quy trình để đảm bảo các mục tiêu hoạt động có sự giám sát và có thể hành động khi cần thiết.
  • Xác định từng quy trình riêng lẻ có ảnh hưởng như thế nào đến các quy trình khác hoặc ảnh hưởng ở cấp độ toàn bộ quá trình.
  • Dự trù quản lý rủi ro dựa trên ảnh hưởng của các quy trình đối với sản phẩm hay kết quả chung của toàn bộ hệ thống chất lượng.
  • Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Xã hội ngày càng phát triển kéo theo những nhu cầu của khách hàng cũng thay đổi theo, điều đó thôi thúc doanh nghiệp phải liên tục cải tiến để tạo ra những cái mới.

Cải tiến chính là mục tiêu hướng tới của nhiều doanh nghiệp để có thể phát triển bền vững, lâu dài. Doanh nghiệp có thể cải tiến về phương pháp quản lý, hoạt động cũng như cải tiến về công nghệ, trang thiết bị, nguồn nhân lực… không ngừng thay đổi, làm mới doanh nghiệp để cải thiện chức năng sản phẩm.

Những hoạt động thực hiện cải tiến liên tục cho doanh nghiệp:

  • Thực hiện các hoạt động chất lượng theo quy trình chuẩn, thống nhất tất cả các hoạt động cải tiến về một quy trình chuẩn.
  • Phân bổ, trao quyền cho nhân viên trong việc thực hiện các hoạt động cải tiến.
  • Cải thiện năng lực và hiệu suất hoạt động của tổ chức.
  • Đo lường mức độ hiệu quả của các hoạt động cải tiến chất lượng.
  • Ghi nhận và có biện pháp khen thưởng thích đáng cho những thành quả của hoạt động cải tiến.
  • Có những biện pháp thúc đẩy các quy trình, mục tiêu cải tiến chất lượng ở toàn bộ các cấp tổ chức.
  • Nâng cao công tác đào tạo, huấn luyện toàn thể nhân viên về tinh thần cải tiến, nhận diện các vấn đề của hoạt động cải tiến và sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có để thực hiện cải tiến.

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng

7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015

Khi muốn đưa ra một quyết định nào đó đều phải dựa trên những phân tích, đánh giá và bằng chứng cụ thể chứ ko thể dựa trên suy diễn, cảm tính của bản thân.

Bằng chứng ở đây có thể là những hồ sơ, tài liệu, một sự kiện nào đó diễn ra được ghi chép lại bằng hình ảnh, video… có tính xác thực.

Sau khi dựa vào những bằng chứng được đưa ra, để tránh những rủi ro có thể xảy ra, doanh nghiệp cần đưa ra những quyết định chính xác trong hướng đi của mình.

Những hoạt động thực hiện cải tiến liên tục cho doanh nghiệp:

  • Thực hiện các hoạt động chất lượng theo quy trình chuẩn, thống nhất tất cả các hoạt động cải tiến về một quy trình chuẩn.
  • Phân bổ, trao quyền cho nhân viên trong việc thực hiện các hoạt động cải tiến.
  • Cải thiện năng lực và hiệu suất hoạt động của tổ chức.
  • Đo lường mức độ hiệu quả của các hoạt động cải tiến chất lượng.
  • Ghi nhận và có biện pháp khen thưởng thích đáng cho những thành quả của hoạt động cải tiến.
  • Có những biện pháp thúc đẩy các quy trình, mục tiêu cải tiến chất lượng ở toàn bộ các cấp tổ chức.
  • Nâng cao công tác đào tạo, huấn luyện toàn thể nhân viên về tinh thần cải tiến, nhận diện các vấn đề của hoạt động cải tiến và sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có để thực hiện cải tiến.

Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ

Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt ngoài việc chú trọng đến quá trình sản xuất thì còn cần phải xây dựng và duy trì được các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp cũng như các mối quan hệ bên ngoài.

Với mối quan hệ nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết, có sự hợp tác giữa các bộ phận, các đội nhóm nhằm hướng tới mục tiêu chung là xây dựng doanh nghiệp phát triển.

Còn đối với các mối quan hệ ngoài có thể kể đến như khách hàng, đối tác, đối thủ, các tổ chức nhà nước… với các mối quan hệ này, doanh nghiệp cần phải duy trì mối quan hệ tương tác thường xuyên.

Các hoạt động để doanh nghiệp tiến hành quản lý các mối quan hệ với các bên liên quan:

  • Đẩy mạnh việc thu thập dữ liệu, thông tin và chia sẻ các lợi ích, tài nguyên với các bên liên quan để tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các đối tác.
  • Thiết lập các tiêu chí đo lường mức độ hiệu quả của việc đáp ứng các bên liên quan. Có phương án khắc phục đối với các chỉ số không đạt yêu cầu.
  • Xây dựng các mối quan hệ và phân chia rõ ràng thời gian ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn. Nên tập trung ưu tiên các mối quan hệ dài hạn nhưng có thể linh động tùy theo chiến lược của tổ chức.
  • Xác định rõ mối quan hệ với các bên liên quan nào như: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, đối tác, cộng đồng và chi tiết của các mối quan hệ ấy.
  • Phân chia thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng của các mối quan hệ. Xác định rõ mức độ ảnh hưởng của các bên đối với hoạt động của tổ chức.
  • Thực hiện việc ghi nhận và khuyến khích sự hợp tác, kết quả hoạt động từ các bên liên quan.

Đây là 7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo iso 9001-2015. Mỗi nguyên tắc đều có một vai trò nhất định tạo nên hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Việc áp dụng những nguyên tắc này vào hệ thống quản lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

>