8 cách quản lý công nợ phải thu khách hàng hiệu quả

Một trong những thành tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thịnh vượng tài chính của một doanh nghiệp là các khoản nợ phải thu.

Điều đáng ngạc nhiên là không có nhiều doanh nghiệp ý thức đúng đắn về vai trò của công tác quản lý tuổi nợ, hạn nợ và thu hồi nợ khiến nợ quá hạn tồn đọng nhiều thì doanh nghiệp bắt buộc phải tăng dự trữ tiền mặt, gây áp lực lên dòng tiền và đương nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Dưới đây là 8 biện pháp để doanh nghiệp quản lý tốt tuổi nợ, hạn nợ của mình:

1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ: bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi: có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán.

Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá … kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán … vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẽ đến các chứng từ kế toán.

2. Duy trì tốt các mối quan hệ

Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh).

Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan … để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.

Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết bởi bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu, các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay.

Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian.

Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hoán đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.

4. Xem lại khoản phải thu thường xuyên

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Định kỳ, bộ phận này phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên.

Các loại báo cáo cần lập là:
• Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng,
• Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả,
• Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn,
• Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ

5. Cung cấp nhiều tài khoản ngân hàng

Bộ phận kế toán công nợ có thể đề xuất với doanh nghiệp đăng ký với Sở Kế hoạch đầu tử mở thêm một số tài khoản ngân hàng để linh hoạt trong vấn đề thanh toán, chuyển trả tiền hàng.

Bởi khi cung cung cấp tài khoản ngân hàng cùng với tài khoản ngân hàng của khách hàng cùng hệ thống sẽ giúp khoản tiền chuyển về tài khoản nhanh chóng (trong ngày) mà còn có thể tiết kiệm chi phí chuyển tiền do giao dịch trong khối nội bộ ngân hàng.

6. Gọi điện thoại nhắc nợ

Công việc kế toán công nợ do phải liên lạc với khách hàng thường xuyên nên bạn phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho bạn một line điện thoại cố định riêng để tiện giao dịch với khách hàng và ngược lại, tránh sự gián đoạn trong giao tiếp với khách hàng do nghẽn mạch, kẹt máy.

Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái.

Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng về phía khách hàng.

Hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có, hoặc có thể họ trút cả sự bực dọc lên bạn.

Kinh nghiệm cho thấy, gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả: sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.

7. Duy trì nhật ký thu nợ

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi.

Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày … cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

8. Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ

Quy trình thu hồi nợ nên được xem xét lại sau một khoảng thời gian cố định để rút ra những kinh nghiệm hoặc thay đổi quy trình khi cần thiết.

Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi những nhân viên trong bộ phận kế toán.