Business intelligence là gì? Hệ thống BI là gì? Lợi ích và cách triển khai cho công ty

Business intelligence là gì? Hệ thống BI là gì? Lợi ích và cách triển khai cho công ty

business intelligence là gì

Business intelligence là gì? Hệ thống BI là gì? Lợi ích và cách triển khai cho công ty? Đó là những câu hỏi thắc mắc được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời gian gần đây.

Trong thời đại 4.0, thời điểm mà dữ liệu là nguồn tài nguyên quan trọng nhất của doanh nghiệp thì Business intelligence (BI) đóng vai trò như một phương tiện biến đổi dữ liệu trở thành các thông tin, insight quan trọng, giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chính xác nhất.

Chúng ta cùng tìm hiểu về Business intelligence là gì qua bài viết chia sẻ này nhé.

Trước hết sẽ làm rõ khái niệm Business intelligence là gì?

Business Intelligence là gì

business intelligence là gì

Business intelligence (BI) (hay còn được gọi là trí tuệ kinh doanh) là các hoạt động kết hợp giữa phân tích kinh doanh, khai thác dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu, công cụ dữ liệu và cơ sở hạ tầng và thực tiễn để giúp tổ chức ra các quyết định-dựa trên data (data-driven decision).

Business intelligence (BI) tập hợp và xử lý toàn bộ các loại dữ liệu thô trong doanh nghiệp thành các biểu đồ, hình ảnh sinh động, dễ hiểu, dễ tương tác, mang đến cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý cái nhìn từ tổng thể về bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin chi tiết của tất cả các mảng nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Có rất nhiều định nghĩa về BI, mỗi định nghĩa đề cập đến một đặc trưng nổi bật của BI.

  • Định nghĩa 1: Business Intelligence đề cập đến các kỹ năng, quy trình, công nghệ, ứng dụng được sử dụng để hỗ trợ ra quyết định.
  • Định nghĩa 2: BI là công cụ để chuyển đổi những dữ liệu thô thành những thông tin có nghĩa, phục vụ cho mục tiêu phân tích kinh doanh.
  • Định nghĩa 3: BI là các ứng dụng và công nghệ giúp chuyển đổi dữ liệu doanh nghiệp thành hành động.
  • Định nghĩa 4: BI là công nghệ giúp doanh nghiệp hiểu biết về quá khứ và dự đoán tương lai.

Tóm lại Business intelligence (BI) là quy trình và công nghệ mà các doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá tri thức giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa các các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.

Hiểu một cách đơn giản, đó là công cụ biến dữ liệu thô thành những kết quả có ý nghĩa, dùng được và hỗ trợ ra quyết định. BI sẽ mang lại insights cho bạn dựa trên những số liệu đã có để trở thành một nền tảng vững chắc cho các quyết định sắp xảy ra, chính vì thế BI là công cụ vẽ ra một bức tranh tổng thể cho doanh nghiệp của bạn.

BI có thể xử lý lượng lớn thông tin để giúp xác định và phát triển các cơ hội mới nhờ vào sự phân tích , kết nối các thông tin độc lập từ nhiều mảng khác nhau.

Đầu vào của BI là dữ liệu thô từ các nguồn khác nhau như HRM, CRM, website thương mại điện tử.

Sau quá trình phân tích và tổng hợp, đầu ra của BI sẽ trả về các thông tin phù hợp và có ý nghĩa đối với nhà quản trị trong việc quản lý các công việc thường ngày của doanh nghiệp

Công nghệ Business intelligence (BI) (BI Technology) cung cấp một cách nhìn toàn cảnh hoạt động của doanh nghiệp từ quá khứ, hiện tại và các dự đoán tương lai.

Mục đích của Business intelligence (BI) là hỗ trợ cho doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn. Vì vậy một hệ thống Business intelligence (BI) (BI System) còn được gọi là hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System -DSS).

Hệ thống Business intelligence BI là gì

business intelligence là gì

Vấn đề cốt lõi trong hệ thống Business intelligence (BI) là kho dữ liệu (Data Warehouse) và khai thác dữ liệu (Data Mining) vì dữ liệu dùng trong BI là dữ liệu tổng hợp (đến từ nhiều nguồn, nhiều định dạng, phân tán).

Quá trình phân tích dữ liệu trong Business intelligence (BI) không chỉ là những phân tích đơn giản (Query, Filtering) mà cần sử dụng đến kỹ thuật khai thác dữ liệu (Data Mining) nhằm phân loại (classification) phân cụm (Clustering), hoặc dự đoán (Prediction).

Vì vậy Business intelligence (BI) có mối quan hệ rất chặt chẽ với Data Warehouse và Data Mining.

business intelligence là gì
Hình minh họa dưới đây mô tả một “Tiến trình kinh doanh thông minh”.

Hệ thống Business intelligence (BI) gồm có các thành phần chính như sau:

business intelligence là gì

 

  • Data Sources – Nguồn dữ liệu: Data Sources là cơ sở dữ liệu thô có nguồn gốc xuất xứ từ nhiều nguồn khác nhau. Thành phần này bao gồm hàng loạt các ứng dụng business như: Customer relationship management (CRM), Human Resource Management (HRM), Website thương mại điện tử, Phần mềm bán hàng,…
  • Data Warehouse – Kho dữ liệu: Data Warehouse được xem là kho dữ liệu của doanh nghiệp với hệ thống thông tin được thiết kế dựa trên các mô hình riêng biệt. Cơ sở dữ liệu OLTP – Online Transaction Processing dành riêng cho lượng dữ liệu đọc ghi thường xuyên, dung lượng ngắn. Đây là nơi lưu trữ dữ liệu lâu dài của doanh nghiệp. Các dữ liệu được Extract Transform Load cập nhật hằng ngày và chỉ có thể dùng để đọc.

business intelligence là gì

  • Integrating Server – Trung gian: Integrating Server chịu trách nhiệm trung gian vận hành công cụ Extract Transform Load để chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources vào Data Warehouse.
  • Analysis Server: Là nơi nhận dữ liệu đầu vào sau đó trả về kết quả dựa trên tri thức nghiệp vụ được định nghĩa sẵn.
  • Reporting Server: Reporting Server đóng vai trò thực thi các report với output nhận được từ Analysis Server.
  • Data Mining: Data Mining là khâu khá quan trọng, đây là quá trình trích xuất thông tin dữ liệu đã qua xử lý. Các thông tin được xử lý sao cho phù hợp với yêu cầu riêng của các doanh nghiệp. Dữ liệu được chuyển từ Data Warehouse và kết hợp với thuật toán nhằm vạch ra các định hướng có lợi cho quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp.
  • Data Presentation: Từ quá trình data mining các báo cáo, biểu đồ sẽ được tạo ra từ đây.

Business Intelligence được sử dụng như thế nào?

business intelligence là gì

Business Intelligence được sử dụng để biến dữ liệu thành thông tin có thể hành động để lãnh đạo, quản lý, tổ chức và ra quyết định.

Sau đây là một số cách các tổ chức đang sử dụng trí tuệ kinh doanh:

  • Phân tích hành vi của khách hàng, mô hình mua hàng và xu hướng bán hàng
  • Đo lường, theo dõi và dự đoán doanh số và hiệu quả tài chính
  • Lập kế hoạch và dự báo tài chính
  • Theo dõi hiệu suất của các chiến dịch tiếp thị
  • Tối ưu hóa quy trình và hiệu suất hoạt động
  • Cải thiện hiệu quả giao hàng và chuỗi cung ứng
  • Phân tích dữ liệu web và thương mại điện tử
  • Quản trị quan hệ khách hàng
  • Phân tích rủi ro
  • Phân tích trình điều khiển giá trị chiến lược

Business Intelligence (BI) có lợi ích gì?

business intelligence là gì

Business intelligence (BI) giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin một cách chính xác, hiệu quả từ đó có thể hỗ trợ phân tích, khai thác dữ liệu, dự đoán về xu hướng của giá cả dịch vụ, hành vi khách hàng, phát hiện khách hàng tiềm năng để đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm gia tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Có thể kể đến một số lợi ích thiết thực doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy thông qua việc ứng dụng Business intelligence (BI) như:

  • Giúp các doanh nghiệp sử dụng thông tin một cách hiệu quả, chính xác để thích ứng với môi trường thay đổi liên tục và cạnh tranh khốc liệt trong kinh doanh.
  • Hỗ trợ nhà quản trị tối đa trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả
  • Xác định được vị thế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
  • Phân tích hành vi khách hàng
  • Xác định mục đích và chiến lược Marketing
  • Dự đoán tương lai của doanh nghiệp
  • Xây dựng chiến lược kinh doanh
  • Giữ chân được khách hàng cũ và dự đoán khách hàng tiềm năng
  • Đáp ứng nhu cầu thu thập báo cáo của các bộ phận
  • Cung cấp cái nhìn tổng thể toàn doanh nghiệp
  • Hỗ trợ tối đa công tác điều hành, tiết kiệm thời gian và chi phí cho quản trị
  • Góp phần thay đổi kỹ năng điều hành, phục vụ khách hàng tốt hơn
  • Tạo lợi thế cạnh tranh, gia tăng cơ hội tìm kiếm và nắm bắt các cơ hội kinh doanh

Các công nghệ hỗ trợ Business intelligence (BI)

  • Kho dữ liệu (Data warehousing),
  • Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource Planning (ERP) systems)
  • Công nghệ truy vấn và lập báo cáo (Query and report writing technologies)
  • Công cụ khai thác và phân tích dữ liệu (Data mining and analytics tools)
  • Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision support systems)
  • Quản lý quan hệ khách hàng (Customer relation management)

Chú ý:

Mặc dù chúng ta gọi là Business Intelligence (BI) nhưng khái niệm và các kỹ thuật của Business intelligence (BI) có thể dùng được cho hầu hết các tổ chức kinh tế xã hội như giáo dục (Education), chính phủ (Government), chăm sóc sức khỏe (Health Care)….

Các hoạt động chính của Business intelligence (BI) (BI Activities)

business intelligence là gì

  • Hỗ trợ quyết định (Decision support)
  • Truy vấn và báo cáo (Query and reporting)
  • Phân tích xử lý trực tuyến (Online analytical processing (OLAP))
  • Phân tích thống kê (Statistical analysis)
  • Dự đoán (Forecasting)
  • Khai thác dữ liệu (Data mining)

Business intelligence (BI) dành cho ai (BI Users)

Rất nhiều người dùng có thể hưởng lợi từ BI, một số đối tượng sau là những người nhận được nhiều lợi ích nhất từ BI bao gồm:

  • Ban quản trị (Executives)
  • Người ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers)
  • Khách hàng (Customers)
  • Phân tích viên (Analysts)

Lưu ý:

  • Các ứng dụng ERP nên được kết hợp với BI để đem lại giá trị sử dụng tốt nhất
  • BI hỗ trợ hầu hết các doanh nghiệp thuộc tất cả các kích cỡ và lĩnh vực khác nhau.
  • BI đặc biệt mang lại lợi ích cho doanh nghiệp trong ngành hàng hóa tiêu dùng, F&B
  • Việc tích hợp với các hệ thống khác trong quá trình sử dụng của doanh nghiệp nên được cân nhắc kĩ lưỡng.

Lộ trình 11 bước triển khai giải pháp Business Intelligence

business intelligence là gì

1. Bắt đầu với các nhận định đúng

Bạn và tôi điều có thể hiểu rằng cho dù chúng ta chọn được phần mềm BI phù hợp và đúng rồi đi chăn nữa thì việc triển khai giải pháp này hoàn toàn không đơn giản. Ngay cả với các giải pháp tốt nhất thì chúng ta cũng cần có một số các công việc rất gian nan để tối ưu hóa tiềm năng cả giải pháp.

Với tư duy đúng đắn, bạn sẽ sẵn sàng chấp nhận các thách thức về dữ liệu, các business user chấp nhận thay đổi về mặt quản lý, giải quyết các vấn đề yếu kém để tìm giải pháp tốt nhất cho dữ liệu, vận hành và quản trị. Đánh giá đúng, bạn và các bên liên quan tạo ra sự phát triển cho doanh nghiệp, và đây chính là cái đáng giá nhất của giải pháp

2. Xác định mục tiêu

Khi giải pháp BI được triển khai thì tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp của bạn đều hưởng lợi, nhưng khi bắt đầu triển khai, bạn cần phải xác định ai là người liên quan chính với bạn trong dự án, và tập trung vào người này. Tập hợp được nhóm các người nhân tố chính này thành một team của dự án ngay từ ban đầu là điều tối quan trọng đối với dự án của bạn

Tiếp theo là bạn tìm hiểu những gì họ cần để tìm các giải pháp tài trợ cho các nhu cầu này của họ. Thông thường, họ không có kiến thức để cung cấp cho bạn chi tiết các nhu cầu của họ, mà họ chỉ có thể cung cấp cho bạn các điểm mấu chốt, KPI của họ cho bạn.

3. Lựa chọn nhà tài trợ

Trong chiến lược triển khai của giải pháp BI, bạn cần phải lựa chọn một nhà tài trợ cho dự án của bạn, họ là người có tầm nhìn rộng về quản trị, một bức tranh rộng và sâu về mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp và quan trọng không kém là biết cách chuyển các mục tiêu này thành các KPI

Với các giải pháp BI thì CFO và CMO là sự lựa chọn nhà tài trợ chính tốt nhất cho dự án, họ có thể chịu trách nhiệm cho mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và trách nhiệm trong sự thay đổi phạm vi. Tất nhiên, bất kể họ được chọn là ai thì vẫn phải làm việc với CIO và CTO để dự án được thành công.

4. Business Intelligence không chỉ là một giải pháp công nghệ

Việc triển khai Business Intelligence cần có sự tham gia của các bộ phận nghiệp vụ và nhất là các nhân tố chính của từng bộ phận nghiệp vụ là một điều kiện tiên quyết cho sự thành công của dự án. CNTT được tham gia để đảm bảo về mặt quản trị, toàn vẹn dữ liệu, chuyển giao kiến thức và triển khai dự án thực tế.

Với BI, mỗi một nhóm nhân sự có các chức vụ khác nhau trong doanh nghiệp lại cần khai thác các dữ liệu khác nhau, và điều này cần bạn hiểu rất rõ việc này để đưa ra chiến lược, chiến thuật và vận hành

Doanh nghiệp cần phải sẵn sàng dành nguồn lực như nhân viên, tài nguyên CNTT, chi phí,..Việc triển khai BI không phải là ngân sách của CNTT vàb bạn cần phải đưa ra các yêu cầu về nguồn lực ngay từ đầu của dư án

5. Cần một giám đốc dữ liệu CDO

Chuyên gia Big Data Bernard Marr đã có bài viết về vai trò tiêu chuẩn cấp cao của CDO vào những năm 2020 và trong các cuộc trò chuyện về thu nhập, quản lý, tối ưu hóa và bảo mật ở cấp C-level.

Cũng như CIO, CTO thì CDO cũng là một nhân tố rất quan trọng trong dự án BI, chắc chắn cần có sự tham gia của nhân sự này ngay từ đầu của dự án. CDO rất có thể là người sở hữu dự án sau thời gian triển khai ban đầu

6. Đánh giá tình hình hiện tại

Đánh giá lại hiện trạng của hệ thống quản lý bao gồm các qui trình làm việc, các master data của dữ liệu, các tài liệu mà bạn đang có liên quan tới qui trình… cùng với các câu hỏi, yêu cầu phân tích của các nhân tố chính mà đặc biệt là các câu hỏi bạn chưa thể trả lời được, những qui trình thực hiện không hiệu quả.

Trên tất cả, đó là bạn cần phải biên dịch lại các dữ liệu nguồn mà bạn đang có, cách thức lưu trữ hiện nay như thế nào, các quyết định đó có cần thiết nằm trong chiến lược triển khai của bạn hay không, bạn có cần phát triển data warehouse hay không,..

Bạn cần phải lưu ý là trong suốt quá trình đánh giá, bạn cần phải làm việc với bộ phận nghiệp vụ và bộ phận CNTT để đầy đủ thông tin nhất về hệ thống.

7. Làm sạch dữ liệu

Làm sạch dữ liệu không bao giờ là đơn giản cả, nhưng nó đảm bảo cho sự thành công của dự án BI. Điều quan trọng là bạn cần phải đảm bảo chất lượng dữ liệu

Mỗi năm, các doanh nghiệp ở Mỹ cần phải chi ra 9.7 triệu $US để làm sạch dữ liệu vì nó ảnh hưởng tới lợi nhuận, năng suất và cuối cùng là ROI. Nhưng bạn cũng không quá ám ảnh bởi dữ liệu cần sạch 100% vì sự hoàn hảo không tồn tại, đặc biệt là mục đích của dự án không phải là tạo ra một hệ thống dữ liệu chất lượng cao. Mục tiêu là tăng ROI của các bộ phận và môi trường chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

8. Phát triển từ điển dữ liệu

Hãy phát triển ngay bộ từ điển dữ liệu để bạn phát triển dự án, với phương án triển khai theo phương pháp Agile thì bạn càn phải nên bắt tay vào xây dựng bộ từ điển này càng sớm càng tốt từ các nguồn dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu, data warehouse, data mart, cùng với các công thức tính toán, các định nghĩa về dữ liệu

9. Xác định các KPI chính

KPI là giá trị dùng để đo lường cho thấy mức độ hiệu quả của công ty đạt được mục tiêu kinh doanh của họ. KPI xác định nơi nào đúng hướng, nơi nào cần cải thiện.

Xây dựng các KPI từ việc thực hiện tài liệu cho tới việc triển khai nhằm cung cấp cho người dùng thước đo hiệu quả một cách chính xác và nhanh nhất.

10. Chọn công cụ và đối tác phát triển phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn chuẩn bị tốt các bước 1-9 thì ở bước này bạn nhanh chóng sẽ hoàn thành bước này. Chọn một cộng cụ đáp ứng các tiêu chí đề ra như khả năng phát triển, mở rộng, khả năng vận hành với lượng dữ liệu đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp bạn, tính dễ sử dụng,… bên cạnh đó cũng cần phải xem xét kinh nghiệm triển khai của đối tác.

11. Theo đuổi cách tiếp cận theo từng giai đoạn

Rất khó để triển khai giải pháp BI một cách nhanh chóng mà bạn cần phải trãi qua nhiều giai đoạn của dự án. Xác định chiến lược triển khai thành công trong từng giai đoạn của giải pháp BI. Triển khai, thu thập thông tin phản hồi, đánh giá để chuẩn bị chiến lược cho giai đoạn tiếp theo.

Một lộ trình tốt triển khai BI bạn sẽ thấy là không có ngày kết thúc, doanh nghiệp luôn cần phát triển, các nhu cầu về phân tích các dữ liệu mới luôn được phát sinh và bạn cũng cần phải tổng hợp thêm các dữ liệu nguồn mới.

business intelligence là gì

Trên đây là bài viết chia sẻ về business intelligence là gì, hệ thống BI là gì, lợi ích và cách triển khai tại doanh nghiệp. Hy vọng đã cung cấp cho bạn những kiến thức quan trọng nhất về business intelligence là gì.

Bạn quan tâm triển khai xây dựng văn hóa tại doanh nghiệp và muốn có bộ cẩm nang hướng dẫn chi tiết?

Tìm hiểu ngay Cẩm Nang Quản Trị Doanh Nghiệp | SMART CEO 4.0 theo link sau: https://camnangceo.com

>