Các bước lập kế hoạch ngân sách tài chính cho doanh nghiệp nhỏ

Bài viết sau chia sẻ hướng dẫn các bước lập kế hoạch ngân sách tài chính cho doanh nghiệp nhỏ. Kế hoạch ngân sách tài chính là một trong những công cụ rất quan trọng giúp các chủ doanh nghiệp hoạch định kinh doanh – một tài liệu về dự toán doanh số, lợi nhuận chi phí và dòng tiền của doanh nghiệp.

Dựa vào báo cáo ngân sách ông chủ có thể biết được hoạt động kinh doanh đang diễn ra như thế nào hiệu quả hay không.

Mỗi doanh nghiệp lại có những kế hoạch, chiến lược ngân sách tài chính khác nhau. Vậy với một doanh nghiệp để xây dựng ngân sách tài chính cho doanh nghiệp cần làm như thế nào. Cùng đi tìm hiểu các bước thực hiện qua bài chia sẻ dưới đây.

Các bước xây dựng kế hoạch ngân sách tài chính

Bước 1: Thu thập thông tin tài chính

Để xây dựng ngân sách, bạn phải dự toán chi phí và doanh thu trong tương lai. Cách tốt nhất để làm điều này là xem xét hiệu quả hoạt động trước đây của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã đi vào hoạt động, hãy xem xét các báo cáo tài chính gần đây nhất. Những báo cáo này phải bao gồm một danh sách chi tiết các chi phí cố định và có thể thay đổi trong năm. Nếu bạn thiếu các báo cáo như vậy, hãy xem qua hồ sơ thu chi cũng như bản sao kê ngân hàng trong năm trước.

Sử dụng những con số này làm điểm khởi đầu để dự toán chi phí và doanh thu cho năm tới. Bạn có thể sẽ cần thông báo về những con số này. Bạn có mong muốn doanh nghiệp của mình sẽ lớn mạnh hơn không? Bạn có thể cần phải có nhiều kế hoạch doanh thu hơn nếu muốn gia tăng số lượng khách hàng mới hoặc dự định tăng giá.

Nếu bắt đầu xây dựng một doanh nghiệp mới, bạn sẽ cần tiến hành một số nghiên cứu. Hãy thu thập thông tin tài chính của các công ty tương đồng về quy mô và loại hình.

Có nhiều cách để làm việc này:

• Nhờ sự trợ giúp của các đồng nghiệp đã thành lập doanh nghiệp — doanh thu của họ như thế nào trong năm đầu tiên?
• Áp dụng kiến thức thực tế mà bạn có được khi làm việc cho các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực đó
• Tiến hành nghiên cứu thị trường
• Xem xét xem bạn đã thu hút được bao nhiêu khách hàng và có thể mở rộng thêm bao nhiêu loại hình kinh doanh nữa ở mức kỳ vọng hợp lý

Với thông tin này, hãy đưa ra ước tính chính xách nhất về mức doanh thu sẽ đạt được. Đừng lạc quan thái quá. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây chỉ là một số liệu ước tính.

Bước 2: Gia tăng tối đa nguồn doanh thu của bạn

Mức doanh thu mà bạn kỳ vọng là bao nhiêu? Các nguồn doanh thu có thể bao gồm:

• Doanh thu hàng giờ
• Doanh số sản phẩm
• Thu nhập từ đầu tư
• Thu nhập từ việc bán tài sản và
• Khoản vay

Bước 3: Xác định chi phí cố định

Liệt kê và gia tăng tối đa chi phí cố định. Chi phí cố định là các chi phí không đổi hàng tháng. Các ví dụ thường gặp về chi phí cố định bao gồm:

• Thuê văn phòng
• Thuê đồ đạc và trang thiết bị
• Điện thoại di động
• Phí ngân hàng
• Dịch vụ kế toán và trả lương
• Thuê xe cho doanh nghiệp (hoặc thanh toán các khoản vay nếu mua xe)
• Thanh toán khoản vay cho doanh nghiệp
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Giấy phép kinh doanh
• Đăng ký và thuế
• Lương và phúc lợi cho nhân viên
• Thuế tài sản
• Chi phí lưu trữ trang web

Bước 4: Xác định các chi phí có thể thay đổi

Không như chi phí cố định, các chi phí có thể thay đổi có thể dao động hàng tháng. Bạn có thể tăng hoặc giảm những chi phí này tùy theo hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ:

• Nguyên vật liệu thô (chỉ áp dụng khi sản xuất hàng hóa để bán)
• Hàng tồn kho
• Chi phí vận chuyển và giao hàng
• Chi phí dịch vụ tiện ích — bao gồm điện, khí đốt và nước
• Lương và phúc lợi cho nhân viên
• Các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập (ví dụ: các khoản thanh toán tiền hoa hồng không phải cho nhân viên bán hàng)
• Chi phí quảng cáo và tiếp thị
• Bảo dưỡng và sửa chữa trang thiết bị
• Chi phí đi lại
• Dịch vụ pháp lý
• Giáo dục và đào tạo

Bước 5: Giải trình các chi phí dùng một lần

Nếu bạn dự trù các chi phí dùng một lần trong năm tới, hãy liệt kê ra đây. Những chi phí này có thể bao gồm:

• Máy tính
• Phần mềm
• Quà tặng
• Đồ đạc
• Trang thiết bị
• Chi phí đi công tác, hội họp

Bước #6: Tổng hợp kế hoạch ngân sách tài chính

Trừ tổng chi phí dự toán với tổng thu nhập để xem mức lợi nhuận bạn có thể thu được hàng tháng và vào cuối năm. Sau đó, trong suốt cả năm, hãy theo dõi số tiền bạn thu và chi mỗi tháng rồi so sánh số tiền đó với các dự toán ngân sách. Sẽ là đáng báo động nếu xảy ra tình trạng thâm hụt. Bạn có thể cần cắt giảm chi phí nếu không thể tăng doanh thu.

Mặt khác, nếu thu được lợi nhuận cao hơn dự kiến, thì bạn có thể mở rộng doanh nghiệp của mình.

Ví dụ: bạn có thể tăng mức chi cho các chi phí có thể thay đổi, chẳng hạn như hàng tồn kho hoặc chi dùng cho cá nhân nhiều hơn.

Trên đây là 6 bước cơ bản để xây dựng kế hoạch ngân sách tài chính cho 1 doanh nghiệp nhỏ mà chúng tôi tổng hợp. Trên thực tế dựa vào hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà việc xây dựng ngân sách này có thể nhiều hoặc ít bước hơn.