Hướng dẫn các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp

PR là việc làm cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tiến hành. Bài viết sau đây giúp bạn tìm hiểu về kế hoạch PR là gì, hướng dẫn các bước để lập một kế hoạch PR chuyên nghiệp.

Để hoạt động truyền thông đạt hiệu quả cao thì việc viết kế hoạch PR là một điều bắt buộc. Vậy câu hỏi đặt ra là kế hoạch PR là gì, cách để viết kế hoạch PR sao cho hợp lí, hiệu quả, đạt được mục tiêu và ngân sách đề ra. Hãy cùng tìm hiểu nội dung bài chia sẻ sau đây.

Kế hoạch PR là gì?

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp

Kế hoạch PR, hay kế hoạch quan hệ công chúng, là một chiến lược được sử dụng để quản lý nhận thức của công chúng về một cá nhân hoặc tổ chức.

Kế hoạch này thường được phát triển bởi các chuyên gia PR trong tổ chức của bạn hoặc bởi một đơn vị agency PR bên ngoài.

Các kế hoạch PR đôi khi được sử dụng trong các tình huống quản lý khủng hoảng, ví dụ khi nhân viên trong công ty vi phạm pháp luật, dữ liệu cá nhân bị rò rỉ trong khi vi phạm bảo mật và nhiều tình huống khác có thể gây khủng hoảng cho công ty.

Mặc dù vậy, phần lớn thời gian PR được sử dụng để quảng bá về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn và giúp bạn hình thành nhận thức tốt về công ty của mình cho đối tượng mục tiêu và công chúng.

Quy trình các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp

 

Theo các chuyên gia trong ngành Marketing, một chiến dịch PR được chuẩn bị tốt sẽ mang lại hiệu quả gấp nhiều lần so với một quảng cáo.

Và quy trình sau đây sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc sáng tạo và phát triển giá trị cốt lõi của một kế hoạch PR.

Bước 1: Xác định rõ mục đích của bạn để đạt được mục tiêu này

Điều quan trọng là mục đích của bạn cần cụ thể, đo lường được, kết quả được định hướng trong khoảng thời gian xác định.

Những mục đích này cũng phải liên quan đến những mục tiêu về kinh doanh, marketing và tổng doanh thu của bạn.

Bước 2: Xác định và viết ra mục tiêu trong mỗi kế hoạch PR của bạn

Để có một bản kế hoạch PR hiệu quả, điều đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất là bạn cần xác định được mục tiêu của mình. Một mục tiêu rõ ràng sẽ đặt nền móng cho vững chắc cho phần còn lại của kế hoạch.

  • Làm thế nào để xây dựng một mẫu kế hoạch PR thành công? Kế hoạch PR mẫu ấy được xây dựng có phải để?
  • Xây dựng uy tín cho bạn trước đồng nghiệp, báo chí, hoặc những khách hàng tiềm năng?
  • Tạo sự thiện chí với khách hàng, nhà cung cấp và cộng đồng?
  • Xây dựng và củng cố thương hiệu, hình ảnh chuyên nghiệp của công ty?
  • Tạo ra nhận biết tốt về công ty hay dịch vụ của bạn?
  • Hỗ trợ trong việc giới thiệu một dịch vụ hay sản phẩm mới được tung ra thị trường?
  • Giảm thiểu những tác động tiêu cực của dư luận và/hoặc khủng hoảng của công ty?

Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu

Hãy mô tả chân dung nhóm công chúng mục tiêu của bạn chi tiết và rõ ràng để đảm bảo truyền thông “đúng người, đúng nơi, đúng lúc và đúng thời điểm”:

  • Đối tượng khách hàng nào bạn đang muốn hướng đến trong chiến dịch này?
  • Họ muốn nghe gì?
  • Điều gì kích thích họ thay đổi nhận thức và hành động?
  • Thông điệp chính của bạn là gì?

Bước 4: Xây dựng quy trình cụ thể cho mỗi kế hoạch PR

Tạo nên sức mạnh tổng hợp từ chiến dịch PR với những kế hoạch marketing và bán hàng khác.

Điều này có nghĩa bạn phải có một quy trình làm việc cụ thể trong nội bộ team bạn và quy chuẩn để làm việc với các phòng ban khác để đảm bảo công việc được phối hợp, tiến hành kịp thời, tránh những bất đồng không đáng có.

Bước 5: Bạn sẽ sử dụng phương pháp gì để truyền tải thông điệp của bạn đến với công chúng?

Ví dụ như:

  • Thông cáo báo chí
  • Bài viết trên báo
  • Câu chuyện về những khách hàng thành công
  • Thư cho biên tập
  • Họp báo, phỏng vấn, hoặc Media Tours
  • Radio, TV hay Nhấn Phỏng vấn
  • Hội thảo hay họp báo
  • Tài trợ cho sự kiện

Chọn ba phương pháp từ danh sách trên, bắt đầu nghiên cứu và phát triển các phương án tiếp cận tiếp theo của bạn. Cũng có thể nhiều hơn nếu doanh nghiệp của bạn đủ nguồn lực về nhân sự và tài chính.

Bước 6: Quan tâm đến kết quả của một kế hoạch PR

  • Sau mỗi chiến dịch PR, bạn hãy ngồi lại và xem xét kết quả của chúng.
  • Bạn đã đạt được những mục đích và mục tiêu gì qua chiến dịch này?
  • Bạn nên sửa đổi những gì so với kế hoạch ban đầu? Nếu có, sửa thế nào và tại sao phải sửa?

Đo lường mức độ thành công của kế hoạch PR

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp

Các bước trên đã giúp bạn bạn tạo ra một kế hoạch PR, nhưng làm thế nào để bạn biết kế hoạch này có thành công hay không? Điều bạn cần nhất chính là phải xác định rõ những kết quả bạn mong muốn đạt được ngay từ đầu.

Trước khi bắt đầu bất kỳ chiến dịch nào, dù là kế hoạch PR cho sản phẩm mới, cho một sự kiện hay chiến lược tái định vị thương hiệu, bạn đều phải rõ ràng về mục tiêu và mục đích của mình.

Hãy sử dụng phương pháp SMART khi mục tiêu của bạn là:

  • Thật cụ thể. Bạn muốn xảy ra những gì? Mục đích cuối cùng và/hoặc kết quả bạn mong muốn là gì?
  • Có đo lường được hay không? Mục tiêu và mục đích của bạn phải đo lường được. Vậy làm thế nào để đo được sự thành công của một chiến dịch?
  • Có thể đạt được hay không? Làm thế nào để thực hiện chiến dịch trong giới hạn ngân sách đã có sẵn?
  • Mục tiêu, mục đích của bạn có thực tế? Nếu muốn bán 1.000 đơn vị sản phẩm, bạn sẽ phải tiếp cận với nhiều hơn một nghìn người. Hãy chắc chắn rằng các mục tiêu và mục đích của bạn đã sát với thực tế.
  • Khoảng thời gian phù hợp để thực hiện được hết mọi mục tiêu và mục đích của bạn là bao nhiêu? Vì bạn cũng cần có thời gian để đo lường những nỗ lực của chính mình.

Trên đây là nội dung chia sẻ về các bước lập kế hoạch PR chuyên nghiệp. Thực hiện các kế hoạch PR và truyền thông là một cách tuyệt vời để tiếp cận với thị trường mục tiêu của bạn, tuy nhiên nếu muốn thành công, bạn phải chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất và thực hiện chiến dịch của bạn thật hiệu quả. Chúc các bạn thành công.

>