Các giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả

Bài viết tổng hợp các giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả giúp bạn giải quyết vấn đề quản lý hiệu suất khá khó chịu của hoạt động kém hiệu quả tại doanh nghiệp.

Tình trạng nhân viên làm việc kém hiệu quả có thể gây ra nhiều tác động không mong muốn, bao gồm thời gian lãng phí hàng giờ, gia tăng lỗi và giảm tinh thần tổng thể.

Trên thực tế, một số nghiên cứu cho thấy rằng chỉ cần một nhân viên kém hiệu quả trong một nhóm có hiệu suất cao khác có thể làm giảm năng suất tổng thể tới 40%. Đây là lý do tại sao điều quan trọng đối với các nhà quản lý là phải tinh ý và hành động ngay lập tức khi họ nhận thấy một nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng.

Vì vậy, đâu là các giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả?

Dưới đây là tổng hợp các giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả sẽ giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa nhân viên của bạn đi đúng hướng và làm việc hiệu quả trở lại.

Các giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả

1. Tìm hiểu tại sao nhân viên làm việc kém hiệu quả

Nhân viên làm việc kém hiệu quả vì một số lý do, mặc dù không phải tất cả nguyên nhân đều hoàn toàn do lỗi của nhân viên.

Trước khi khắc phục vấn đề này, điều cần thiết là bạn phải xác định và chẩn đoán nguyên nhân cơ bản dẫn đến hiệu suất kém. Điều này sẽ giúp bạn quyết định làm thế nào để tiến về phía trước.

Các lý do phổ biến cho hoạt động kém hiệu quả là:

• Thiếu sự hỗ trợ của người quản lý
• Sức khỏe ốm yếu hoặc tàn tật
• Đào tạo không đầy đủ
• Khối lượng công việc quá lớn / nhân viên kiệt sức
• Thiếu một thách thức
• Sự thiếu rõ ràng đối với các mục tiêu SMART
• Sự phân tâm dưới dạng các vấn đề trong cuộc sống gia đình hoặc các vấn đề với quy trình làm việc hoặc thay đổi tổ chức
• Nguồn lực không đủ
• Cố ý thực hiện kém

Để giải quyết tận cùng tình trạng nhân viên kém hiệu quả, hãy tổ chức một cuộc họp riêng tư, thân mật với nhân viên của bạn. Nó đã được chứng minh rằng các cuộc họp trực tiếp thường xuyên là rất tốt cho sự tham gia của nhân viên, vì vậy nỗ lực kết nối và giao tiếp với nhân viên của bạn sẽ được đánh giá cao.

Làm cho cuộc họp thoải mái và bình tĩnh nhất có thể. Môi trường này thuận lợi hơn nhiều cho việc thảo luận trung thực, cởi mở. Bạn không muốn nhân viên của mình cảm thấy bị đối đầu; điều này sẽ khiến nhân viên của bạn trở nên phòng thủ hoặc ngừng việc.

2. Có những phản hồi rõ ràng

Trước khi đưa ra lời khiển trách nhân viên vì chưa đủ nỗ lực, hãy cung cấp cho họ càng nhiều thông tin càng tốt. Nói cho họ biết nếu chất lượng các công việc mà họ thực hiện đang sụt giảm mạnh.

Hãy truyền đạt về những gì cần thay đổi, người đó nên điều chỉnh cách tiếp cận công việc như thế nào và hạn định thời gian mà công ty đưa ra để họ xoay chuyển tình thế và cải thiện hiệu suất.

Đôi khi, tất cả những điều họ cần chỉ là sự thúc đẩy đúng hướng.

3. Lắng nghe những quan điểm bất đồng

Giao tiếp là một cuộc đối thoại hai chiều và người quản lý nên chuẩn bị để lắng nghe các quan điểm từ nhân viên.

• Có lý do nào cho sự thay đổi thái độ làm việc không?
• Cấp dưới không còn dành nhiều nỗ lực với công việc vì họ đang không hài lòng chuyện gì đó?

Khai thác hết nguyên nhân của mọi vấn đề là việc tối quan trọng.

Có thể là nhân viên của bạn không bao giờ nhận ra có vấn đề hoặc họ không sẵn lòng thẳng thắn với bạn. Nếu đúng như vậy, bạn có thể hỏi một số câu hỏi để tiếp tục cuộc trò chuyện và đi sâu vào gốc rễ của vấn đề:

• Có những thay đổi nào gần đây khiến tình trạng này nảy sinh không?
• Có bất kỳ yếu tố nào cản trở khả năng thực hiện công việc của bạn không?
• Cuộc sống bên ngoài văn phòng như thế nào?
• Làm thế nào để bạn hòa hợp với các đồng nghiệp làm việc của bạn?
• Bạn có thích đến làm việc không? Bạn có thích vị trí hiện tại của mình không?
• Bạn có cảm thấy mình đang bị thử thách trong công việc không?
• Bạn có cảm thấy điểm mạnh và kỹ năng của mình đang được tận dụng không?
• Bạn rõ ràng đến mức nào với các mục tiêu SMART hiện tại của mình?
• Bạn có nhận được đủ thông tin phản hồi liên quan đến công việc của mình không?

4. Giải quyết các mối quan tâm mang tính toàn công ty

Nếu nhân viên chỉ ra một mối lo ngại có thể ảnh hưởng đến nhiều người, hãy đảm bảo rằng nó phải được giải quyết. Nếu một người cảm giác anh ta đang bị quá tải trong công việc, có thể những người khác cũng sẽ thấy như vậy.

Cách hay để đối phó với tình huống này là tổ chức ngay một cuộc họp với đại diện các phòng ban liên quan nhằm thảo luận về văn hóa công ty: Họ muốn cải thiện những vấn đề này ra sao và nhân viên trong nhóm họ có thể thực hiện như thế nào?

Hãy xác định rõ ngay từ đầu cuộc họp rằng đây là buổi trao đổi cởi mở, nhân viên hãy tự do nêu lên những bất bình của mình không phải lo sợ về dư âm hay hậu quả.

Nhấn mạnh mục đích thực sự của cuộc họp là tìm giải pháp cho mọi vấn đề, chứ không phải dịp để tìm người sa thải.

Cách tiếp cận mang tính tập thể này sẽ khiến nhân viên cảm nhận rằng họ có giá trị và là một phần trong sự phát triển chung của công ty – một sự tự khích lệ tinh thần bởi chính cá nhân.

5. Tìm hiểu xem nhân viên làm việc vì điều gì

Rất khó để dẫn dắt một ai đó nếu bạn không biết họ bận tâm những gì.

Hãy dành thời gian để thấu hiểu nhân viên của mình hơn: Mục tiêu dài hạn và nguyện vọng cũng như vị trí mà họ muốn mong muốn đạt được cho sự nghiệp trong vòng một đến ba năm.

Đôi khi sự thiếu cam kết của nhân viên bắt nguồn từ cảm giác bị đánh giá thấp, hay ngược lại là được giao phó quá nhiều công việc cùng lúc.

Cách duy nhất để khắc phục điều này là có sự hiểu biết về những người cùng tham gia. Những thông tin giá trị đó sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn được phân công vào đúng vai trò và nhiệm vụ.

6. Đưa ra mục tiêu rõ ràng và tập trung

Bạn không thể mong đợi nhân viên làm việc hiệu quả nếu họ không có mục tiêu tập trung để hướng tới.

Nếu một mục tiêu không được xác định rõ ràng và thực sự có thể đạt được, nhân viên sẽ làm việc kém hiệu quả hơn.

Vì vậy, hãy cố gắng đảm bảo các nhiệm vụ của nhân viên càng rõ ràng và càng hạn hẹp càng tốt. Hãy cho họ biết chính xác những gì bạn mong đợi ở họ và cho họ biết cụ thể nhiệm vụ này sẽ có tác động như thế nào.

Một cách để làm điều này là đảm bảo các mục tiêu của bạn là “SMART” – cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời.

Trước khi giao cho nhân viên một nhiệm vụ, hãy tự hỏi bản thân xem nó có phù hợp với từng yêu cầu này không.

Nếu không, hãy tự hỏi bản thân xem nhiệm vụ có thể được điều chỉnh như thế nào để giúp nhân viên của bạn tập trung và hiệu quả.

7. Cùng nhân viên đặt ra các mục tiêu về hiệu suất công việc

Phác thảo ra các mục tiêu về hiệu suất mà một cá nhân phải đạt được là rất quan trọng.

• Hãy hỏi nhân viên xem họ muốn cải tiến như thế nào, muốn gặt hái những gì và đâu là những kỹ năng mới cần học hỏi thêm.
• Mời gọi nhân viên tham gia vào một mức độ cam kết cụ thể sẽ thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn và phấn đấu thể hiện tốt hơn.

8. Theo dõi

Một người quản lý giỏi sẽ luôn theo sát nhân viên của mình. Một khi đã thiết lập mục tiêu, hãy đảm bảo là bạn luôn kiểm soát được tiến độ. Nếu bạn yêu cầu ai đó làm xong một nhiệm vụ vào ngày nào, hãy chắc chắn là anh ta sẽ hoàn thành nó đúng hạn.

Những người lãnh đạo thành công luôn giữ cho nhân viên của họ là người có trách nhiệm. Hầu hết mọi người sẽ đánh giá cao mô hình làm việc này và tôn trọng sự tích cực của người quản lý. Thể hiện sự quan tâm đến công việc của nhân viên còn có thể nâng cao đáng kể văn hóa và nhuệ khí cho doanh nghiệp.

9. Công nhận và khen thưởng cho sự tiến bộ

Một trong những phương cách hiệu quả để thay đổi các nhân viên lơ là, thiếu cam kết chính là yêu cầu họ phải cải thiện chất lượng công việc, sau đó đừng quên khen thưởng nếu họ có những nỗ lực tốt và tiến bộ hơn.

Hãy chắc chắn là bạn sẽ kịp thời nhận ra được những thành tích này và chúc mừng nhân viên vì đã thay đổi cách làm việc.

Hãy tiếp tục đưa ra thông tin phản hồi về hiệu suất và khen thưởng cho nhân viên bằng tài chính một cách thích đáng để tăng động lực và khiến họ có trách nhiệm với công việc hơn. Thường xuyên dùng câu nói đơn giản như “cảm ơn” hay “làm tốt lắm” cũng có thể khiến mọi việc tiến triển thêm bước dài.

10. Nghiêm túc giải quyết tình trạng kém hiệu quả lặp lại

Nếu một nhân viên liên tục thể hiện hiệu suất làm việc kém, người quản lý cần phải chính thức xử lý hành vi này.

Việc làm này sẽ cho các nhân viên biết rằng cấp trên xem vấn đề này nghiêm trọng và sẽ không bỏ qua những thái độ không có lợi cho hoạt động của cả nhóm.

Hơn thế nữa, đôi khi các thành viên chăm chỉ khác của nhóm sẽ trở nên thờ ơ và lơi lỏng công việc đi nếu họ thấy những cá nhân làm việc tắc trách mà không bị trách phạt gì.

11. Biết chấm dứt đúng thời điểm

Để cho một ai đó rời khỏi doanh nghiệp chưa bao giờ là điều tốt và nó được coi là phương cách cuối cùng.

Nhưng nếu một nhân viên cứ tiếp tục xem thường các quy tắc, làm việc không hiệu quả và tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực, hãy cắt giảm. Giữ lại nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ sẽ có thể dẫn những kết quả tai hại như là sự chán nản, tinh thần làm việc giảm và công việc kém chất lượng.

Trên đây là tổng hợp các giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.