20+ giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Bài viết này chia sẻ đến bạn tổng hợp các giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp. Một đồng chi phí tối ưu được tương đương với một đồng lợi nhuận tăng thêm. Hy vọng mang đến bạn nhiều ý tưởng tối ưu hóa chi phí để áp dụng trong thực tế.

Trước tiên, bạn nên hiểu rõ tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp là gì?

Tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản là một nỗ lực liên tục của một doanh nghiệp để thúc đẩy chi tiêu và giảm thiểu chi phí, đồng thời tối đa hóa giá trị kinh doanh.

Mục tiêu của tối ưu hóa chi phí là đảm bảo rằng một công ty nhận lại được nhiều hơn những gì họ đã chi ra hoặc thu về nhiều lợi nhuận nhất.

Các nỗ lực tối ưu hóa chi phí này không ảnh hưởng đến chất lượng hay phạm vi cung cấp sản phẩm/dịch vụ, mà vẫn duy trì hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Bạn nên nhớ, tối ưu hóa chi phí khác với việc cắt giảm chi phí:

• Cắt giảm chi phí là hành động tức thời và giải quyết vấn đề trong ngắn hạn.
• Trong khi tối ưu hóa chi phí là mục tiêu lâu dài, không chỉ thực hiện trong năm 2021 mà sẽ tiếp tục được triển khai trong những năm tiếp theo.
• Với tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp không cắt giảm một số tiền cụ thể, mà tận dụng tối đa số tiền đang có để nâng cao hiệu suất kinh doanh.

Trong kinh doanh, đây là một quá trình bao gồm:

• Đo lường năng suất, hiệu quả kinh doanh
• Xác định các vấn đề trong quy trình cần cải thiện
• Đề xuất những thay đổi để giải quyết vấn đề
• Đo lường và so sánh kết quả
• Lặp lại chu kỳ

Các giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

1. Đầu tiên, bạn phải có một kế hoạch tối ưu hóa chi phí

Để lập được kế hoạch tiết kiệm chi phí hiệu quả, cần hiểu thật rõ tình hình chi tiêu hiện tại của doanh nghiệp. Bằng cách thực hiện khảo sát và yêu cầu các phòng ban báo cáo, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể cũng như so sánh được số liệu chi phí.

Sau đó, hãy xác định những phòng ban có mức chi tiêu cao và thấp.

Từ đó đánh giá các cơ hội tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp dựa trên mức đầu tư và hiệu suất đạt được.

Xem lại phương pháp tối ưu hóa chi phí nhân sự hiện tại của bạn và xác định các biện pháp tối ưu hóa chi phí.

Ví dụ như: giảm giờ làm, cắt giảm vật tư văn phòng, cho thuê một phần mặt bằng,… Hãy đánh giá các biện pháp đó và lập kế hoạch cho những sự thay đổi cần thiết.

2. Cắt giảm chi phí vật tư văn phòng

Hãy tiết kiệm chi phí mua sắm văn phòng phẩm và những vật dụng văn phòng không cần thiết. Hãy đàm phán về giá với nhà cung cấp văn phòng phẩm, hoặc lựa chọn một nhà cung cấp khác có chiết khấu và ưu đãi hấp dẫn.

Hiện nay bạn cũng có thể đặt hàng số lượng lớn với các nhà bán lẻ online như Tiki hay Lazada để tiết kiệm chi phí hơn so với mua hàng truyền thống.

3. Giảm chi phí sản xuất

Chủ doanh nghiệp luôn phải tìm cách để cắt giảm chi phi nguyên vật liệu đầu vào và tận dụng tối đa các nguồn lực.

Dưới đây là một số gợi ý:

• Cố gắng bán lại các loại bìa giấy vụn, bìa carton không sử dụng và kim loại phế liệu thay vì gửi nó đến cơ sở tái chế. Ngoài ra, hãy xem xét các cách sử dụng phế phẩm và chất thải sản xuất của bạn để tạo ra một sản phẩm khác.
• Hãy tận dụng tối đa mặt bằng sản xuất của mình. Tập trung và gia cố những không gian cần thiết cho sản xuất. Phần diện tích còn lại không sử dụng có thể cho doanh nghiệp hoặc cá nhân khác thuê để làm văn phòng hoặc kho hàng của họ.
• Luôn theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, để điều chỉnh và tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên có sẵn.

4. Giảm các chi phí tài chính

Nghiên cứu kĩ các hợp đồng bảo hiểm và tài chính của công ty bạn để loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết.

• Đối với chi phí bảo hiểm: hãy so sánh giữa các nhà cung cấp tìm mức phí bảo hiểm cạnh tranh nhất; sau đó chọn nhà cung cấp dịch vụ đó hoặc đàm phán với nhà bảo hiểm hiện tại về mức phí đó.
• Hợp nhất để làm giảm số lượng các hợp đồng bảo hiểm và tài khoản ngân hàng nếu có thể.
• Đánh giá các chính sách bảo hiểm để đảm bảo rằng doanh nghiệp không được bảo hiểm quá mức cần thiết và tránh trùng lặp các điều khoản gây lãng phí.
• Đừng tùy tiện tạo ra các khoản vay nợ không cần thiết. Hãy phân tích chi phí sử dụng vốn dự đoán hiệu quả sử dụng vốn khi xem xét mở rộng kinh doanh. Xem xét chi phí cơ hội và ảnh hưởng của thanh toán nợ đối với dòng tiền. Quá nhiều khoản nợ sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng của công, lãi suất và khả năng vay vốn trong tương lai.

5. Đổi mới tiếp thị

Tất nhiên bạn sẽ không phải ngừng các quảng cáo trả phí đang đem lại hiệu quả, tuy nhiên những lựa chọn thay thế rẻ ít tốn kém hơn cũng rất xứng đáng được cân nhắc:

• Xây dựng một danh sách email của khách hàng và thực hiện chiến dịch khuyến khích khách hàng giới thiệu cho bạn bè, đồng nghiệp. Một đề xuất từ một khách hàng đã sử dụng sản phẩm sẽ tăng khả năng mua hàng so với tiếp thị truyền thống.
• Lan tỏa trên mạng xã hội và internet nhiều hơn thay vì quảng cáo truyền thống. Khách hàng sẽ thích một thương hiệu mà họ nhận ra hoặc từng nhìn thấy trên internet.
• Giảm ngân sách tiếp thị bằng cách tận dụng đội ngũ in-house, hạn chế thuê agency ngoài

6. Sử dụng chiến lược thời gian hiệu quả

Tối ưu hóa hiệu suất làm giảm chi phí kinh doanh của bạn. Hãy nhớ rằng, lãng phí thời gian bằng lãng phí tiền bạc.

• Hạn chế những thứ gây mất tập trung làm lãng phí thời gian, giúp nhân viên tập trung tiếp tục công việc.
• Sử dụng phần mềm quản trị để theo dõi việc sử dụng thời gian của nhân viên, thời gian dành cho các loại hoạt động hoặc dự án công việc khác nhau
• Đặt chỉ tiêu trong một khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành một số loại hoạt động hoặc nhiệm vụ nhất định.
• Lên lịch trình hoạt động kinh doanh và khuyến khích nhân viên tuân thủ lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần.
• Lên lịch trình những khoảng thời gian định trước cho các cuộc họp. Yêu cầu những người tham gia đến đúng giờ, bám sát chương trình để tránh kéo dài thời gian không cần thiết.

7. Áp dụng công nghệ thông tin

• Các cuộc họp trực tuyến sẽ giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí đi lại, các “phòng họp trực tuyến” có thể loại bỏ nhu cầu về không gian, phòng họp thực. Mặc dù không thể thay thế được tương tác trực tiếp, nhưng chúng ta có thể sử phương pháp này để tiết kiệm chi phí trong rất nhiều trường hợp.
• Hãy tận dụng các công nghệ Google Docs, Google Sheets, Drive, các phần mềm quản trị ứng dụng nền tảng lưu trữ đám mây để tập trung hóa tài liệu của công ty, thay vì các tài liệu trên giấy

8. Sử dụng hệ thống phần mềm ERP thay thế cho giấy tờ

• Những chi phí về giấy tờ thoạt đầu nghe có vẻ ít ỏi. Nhưng chúng có thể cộng vào chi phí kinh doanh thực tế. Nguồn cung cấp giấy, mực, bưu phí, gửi thư,… Tại sao không thay thế chúng bằng hóa đơn kỹ thuật số, hệ thống thanh toán hóa đơn và trình tạo tài liệu chuyên nghiệp?
• Bằng cách không sử dụng giấy tờ (trừ khi không thể tránh khỏi), bạn có thể tiết kiệm tới 60% chi phí cung cấp văn phòng cho mỗi nhân viên một tháng. Ngoài ra, nó còn thân thiện với môi trường, tiết kiệm không gian văn phòng của bạn khỏi hàng tấn tờ in, dù sớm hay muộn cũng sẽ đến tay máy hủy.

9. Hạn chế đầu tư dàn trải

Việc thu hẹp diện tập trung và đầu tư vào thế mạnh của mình là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện lợi nhuận.

Bằng cách giới hạn các loại dịch vụ cung cấp và loại dự án có thể chấp nhận, doạnh nghiệp sẽ làm việc hiệu quả hơn và tạo ra thành quả chất lượng cao hơn.

Một cách khác để thu hẹp trọng tâm kinh doanh của bạn là trở thành nhà thầu phụ. Hãy tận dụng tối đa năng lực làm việc của bạn bằng cách ký hợp đồng phụ bất cứ khi nào có thể.

Nhiều dự án hơn đem lại nhiều doanh thu hơn, trong khi hợp đồng thầu phụ sẽ có chi phí thấp hơn và lợi nhuận sẽ được tối ưu.

10. Tận dụng tối đa không gian của bạn

Phân tích việc sử dụng diện tích làm việc hiện tại. Quẳng mọi thứ vào kho, quá nhiều trang thiết bị, giấy tờ chất đống và sắp xếp đồ nội thất không hợp lý là những lãng phí không gian phổ biến.

Hãy sáp nhập các phòng chức năng hoặc bộ phận khác nhau của doanh nghiệp của bạn. Sử dụng một không gian cho nhiều mục đích. Ví dụ, phòng họp có thể làm phòng nghỉ hoặc phòng đặt máy photo và máy fax, linh hoạt tùy theo đặc điểm mỗi công ty.

11. Tối đa hóa các kỹ năng của nhân viên

Đánh giá việc tận dụng kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên. Trao trách nhiệm cho nhân viên có kỹ năng tốt và làm việc hiệu quả nhất trong lĩnh vực đó. Đừng bắt một chuyên gia bán hàng xử lý văn bản, bắt một chuyên gia về số liệu thiết kế ấn phẩm. Một nhân viên thường phải chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhưng hãy xem xét giao mỗi nhiệm vụ đó cho cá nhân khác làm hiệu quả cao hơn.

12. Thuê ngoài nhân viên làm việc từ xa cho một số công việc

Lợi ích của việc này mà các chủ doanh nghiệp có thể đều biết đó là sự linh hoạt, năng suất tốt và tiết kiệm tiền. Nhân viên làm việc từ xa giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí. Loại bỏ nhu cầu về thiết bị văn phòng, nguồn cung cấp tiện ích, thuê văn phòng cỡ lớn,…

Theo khảo sát, những người làm việc từ xa ít căng thẳng, tập trung tốt hơn và tạo năng suất cao hơn. Họ cũng am hiểu công nghệ, tham vọng và hướng đến kết quả nhiều hơn.

13. Tổ chức các cuộc họp hiệu quả

Tổ chức các cuộc họp là hoạt động quen thuộc của doanh nghiệp, là nơi mọi người ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo quyết định quan trọng nào đó.

Đặc trưng của họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Mỗi phút trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động của người tham dự sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.

Chúng tôi đã có một bài viết về sự lãng phí của các cuộc họp vô nghĩa với hàng loạt vấn đề tiêu cực được đưa ra như lãng phí thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Một minh chứng nữa cho sự lãng phí này là 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ được dành ra cho các cuộc họp vào năm 2019 (theo công bố của Doodle).

Dễ dàng nhận thấy những cuộc họp vô nghĩa thường liên quan đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế bản chất của việc nảy sinh nhiều cuộc họp chính là các quy trình của doanh nghiệp tồn tại nhiều khúc mắc và nút thắt.

14. Giảm chi phí “tài nguyên nhàn rỗi”

Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực.

Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí

Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị.

Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho các đầu nhân sự.

15. Sắp xếp bố trí nhân sự đúng người, đúng việc

Một quy trình nhân sự hiệu quả sẽ bao gồm tuyển dụng và đặt đúng người vào đúng vai trò. Nếu nhà quản lý đặt nhân viên vào phạm vi công việc không phù hợp với các kỹ năng của họ, nhiều hệ lụy xấu xí sẽ nảy sinh.

Bên cạnh những ảnh hưởng từ hiệu suất làm việc kém khiến công việc không hoàn thành, việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí một lượng chi phí đáng kể: Chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí thay thế nhân viên mới.

Theo nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý nguồn nhân lực, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng tiền lương.

Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và đặt họ vào phạm vi công việc phù hợp. Việc đánh giá nhân viên lúc này là tối quan trọng.

16. Cải tiến quy trình làm việc, phối hợp công việc

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc.

Nếu các quy trình trong doanh nghiệp không được hợp lý hóa thì sẽ có rất nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn,…Đây chính là nguyên nhân gây nên chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn.

Ví dụ đơn giản nhất:

Khi việc giao sản phẩm đến tay khách hàng của bạn bị chậm không chỉ một lần, trải nghiệm khách hàng sẽ bị kéo xuống mức 0, thậm chí là “âm”. Cho dù bạn giải thích rằng quá trình vận chuyển gặp vấn đề, bên cung cấp có sự cố, nhân viên nghỉ ốm,… thì khách hàng cũng khó có thể thông cảm vì điều này cũng ảnh hưởng đến chính kinh tế của họ. Những hệ lụy kéo theo tất nhiên bạn hoàn toàn có thể nhìn ra được: mất đi khách hàng, doanh thu sụt giảm, danh tiếng ảnh hưởng,…

17. Chú ý đến các bộ phận “khó kiểm soát”

Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp.

Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.

18. Tập trung vào chất lượng

Chất lượng sản phẩm sẽ giúp bạn bán được hàng, dù là hàng hóa hay dịch vụ. Khách hàng hài lòng về lâu dài sẽ tăng doanh số thông qua kênh word-of-mouth, giới thiệu cho người khác và tiếp tục mua sản phẩm. Chất lượng thương hiệu cùng danh tiếng vững chắc cho phép bạn tính giá cao hơn, đồng nghĩa với doanh thu cao hơn và lợi nhuận tốt hơn.

19. Liên kết, hợp tác với các công ty khác cũng là một giải pháp kinh doanh hiệu quả

Trong thời đại kinh tế khủng hoảng, các công ty nhỏ thường gặp rất nhiều khó khăn để có thể tồn tại, vậy thì tại sao không liên kết thành một mạng lưới, tương hỗ nhau để cùng phát triển.

Hiện nay có rất nhiều công ty áp dụng hình thức này và thành công, ví dụ như công ty về phần mềm máy tính có thể liên kết với công ty về cung cấp phần cứng và các trang mạng kinh doanh.

Hãy cung cấp các dịch vụ hoặc sản phẩm phụ trợ có liên quan tới những gì mà khách hàng đã mua hoặc sử dụng. Và khi khách hàng đã đánh giá cao giải pháp phụ trợ của bạn, lòng tin và sự trung thành của họ đối với các sản phẩm và dịch vụ của bạn cũng sẽ được bền lâu hơn gấp bội.

Sự hợp tác này có thể khiến mở rộng thị trường, tăng số lượng khách hàng tiềm năng, đồng thời có thể tích hợp mang đến cho khách hàng nhiều dịch vụ phù hợp mà không mất nhiều công tìm kiếm, giao dịch.

Tuy nhiên, trên thực tế chưa có nhiều những mạng lưới liên kết như này bởi hầu hết các nhà quản lý không muốn chia sẻ lợi nhuận ban đầu mà chưa nhìn ra những lợi ích to lớn hơn về lâu dài.

20. Truyền tải thông điệp rõ ràng

Để kế hoạch cắt giảm chi phí đem lại hiệu quả cao nhất, bạn cần sự đồng lòng của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Vì thế hãy truyền đạt những kế hoạch này đến từng phòng ban và từng nhân viên một cách rõ ràng nhất.

21. Luôn theo dõi ngân sách

Việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách luôn đi đôi với cắt giảm chi phí kinh doanh.

Bạn sẽ không thể đưa ra những quyết định tài chính thông minh mà không có ý tưởng rõ ràng về dòng tiền bạn chảy vào ra khỏi doanh nghiệp của bạn mỗi tháng.

Quản lý ngân sách mà doanh nghiệp sử dụng hàng ngày có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để giảm chi phí kinh doanh hiệu quả.

Trên đây là bài viết chia sẻ hơn 20+ giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp. Hy vọng đã mnag lại kiến thức hữu ích đến bạn. Chúc bạn thành công./.