18 phương pháp quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn và là một trong những tài sản có giá trị lớn trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Vậy đâu là phương pháp quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu theo bài viết dưới đây.

18 phương pháp quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiệu quả

1. Tạo danh sách dữ liệu tập trung cho các sản phẩm

Liệt kê tất cả các sản phẩm doanh nghiệp hiện có với các tiêu chí sau:

• Tên sản phẩm
• SKU
• Nhãn hiệu
• Các thông số như kích thước, giá bán, danh mục sản phẩm, số lô, vị trí và ngày hết hạn
• Nhà cung cấp và SKU từ nhà cung cấp
• Giá bán buôn
• Số lượng đặt hàng tối thiểu
• Số lượng đặt hàng EOQ
• Số lượng theo từng loại
• Hàng tồn kho

Bên cạnh đó, dữ liệu thông tin cần đính kèm hình ảnh và mô tả sản phẩm nhằm giúp nhân viên nhận diện sản phẩm. Bước này là quan trọng trong hoạt động bán hàng trên kênh thương mại điện tử.

Cùng với đó, bất kỳ khi nào thông tin từ nhà cung cấp hoặc chuỗi cung ứng thay đổi, hay liên tục cập nhật thông tin đó.

Việc thiết lập các chính sách nhập hàng tồn kho, bao gồm nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện sẽ mang lại hiệu quả cho nhà quản trị trong việc quản lý hàng tồn kho.

2. Mã hóa vật tư/ hàng hóa

Trong doanh nghiệp, bất kỳ ngành nghề nào, sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Hiệu quả của việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Nhưng quan trọng hơn hết là doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả và và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai xót.

3. Dán nhãn cho hàng hóa

Nhân viên không thể chỉ dựa vào bộ nhớ khi tìm kiếm các mặt hàng trong kho của bạn. Mỗi đơn vị lưu kho (SKU) trong kho cần được dán nhãn rõ ràng để dễ nhận biết.

Giữ nhãn của bạn thống nhất cho mọi mặt hàng (ví dụ như luôn dán nhãn ở góc dưới cùng bên phải của hộp) và trên mỗi nhãn bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, chẳng hạn như: Tên sản phẩm, Mã xếp giá, Màu sắc, Kích thước, Ngày tháng

4. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là số lượng một mặt hàng nào đó không bao giờ được xuống quá định mức tối thiểu hoặc vượt quá định mức tối đa.

Để xác định tồn kho tối ưu, cần phải căn cứ vào các tiêu chí như:

• Lượng tồn thực tế trong kho
• Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
• Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
• Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

Hãy nhớ rằng, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo thời gian. Bạn nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (khoảng vài lần trong năm) để biết được định mức này còn phù hợp với hiện trạng của công ty hay không, nếu không còn phù hợp thì đừng ngại điều chỉnh để quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả hơn.

5. Đánh giá lại thiết kế bố trí kho của bạn

Thiết kế bố trí kho của bạn là nền tảng của việc tổ chức kho. Không có bản thiết kế này, bạn sẽ không thể tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa trong kho. Dưới đây là 3 nguyên tắc chính cần ghi nhớ khi lập kế hoạch (hoặc cập nhật) bố cục kho:

• Dòng chảy (lưu thông): là sự di chuyển không bị gián đoạn của vật liệu, con người và phương tiện trong tòa nhà của bạn.
• Khả năng tiếp cận: có nghĩa là mọi sản phẩm trên các giá đựng hàng đều có thể dễ dàng tiếp cận để vận chuyển đến vị trí khác, mà không ảnh hưởng nhiều đến việc sắp xếp các sản phẩm xung quanh
• Không gian: là không gian kho tối đa bạn có thể chi trả, cân nhắc đến các yếu tố về kho lưu trữ, văn phòng, khu vực làm việc, các gian trống, phương tiện và thiết bị v.v

Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

• Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

6. Sử dụng hệ thống Pallet racking

Lưu kho theo hệ thống Pallet racking là một phương pháp lưu trữ hàng tồn kho của bạn theo chiều dọc thay vì theo chiều ngang.

Đây là hệ thống kệ chứa Pallet phổ biến và kinh tế nhất hiện nay. Hệ thống giá kệ này tối ưu sự lựa chọn hàng hóa đạt 100%, có thể đạt chiều cao lưu trữ lên đến 12.8m, tận dụng được các khoảng không gian trong nhà kho.

Sản xuất và lắp đặt hệ thống giá kệ Pallet Racking đáp ứng hầu như tất cả các kích thước Pallet chứa hàng hoặc trọng lượng hàng hóa theo yêu cầu, phù hợp với tất cả các loại xe nâng hàng phổ biến hiện nay.

Việc thiết kế và chế tạo một loạt các phụ kiện giá kệ tiêu chuẩn thông dụng để đáp ứng với các nhu cầu sử dụng lưu trữ hàng hóa không tiêu chuẩn, các chi tiết giá kệ được sơn tĩnh điện hoặc mạ kẽm theo tiêu chuẩn công nghiệp.

7. Sử dụng phân tích ABC trong thiết lập kho hàng tồn kho

Phân tích hàng tồn kho ABC là phương pháp phân loại hàng tồn kho của bạn thành 3 loại theo mức độ doanh số và giá bán của hàng hóa:

• A – Các mặt hàng bán chạy nhất mà không chiếm nhiều diện tích kho hoặc chi phí bảo quản lưu kho.
• B – Các mặt hàng tầm trung bán thường xuyên nhưng có thể có chi phí lưu kho cao hơn
• C – Phần còn lại của kho lưu trữ, chiếm phần lớn chi phí tồn kho của bạn trong khi đóng góp ít nhất vào lợi nhuận của bạn

Phân tích ABC về hàng tồn kho là một cách áp dụng nguyên tắc 80/20: phần lớn lợi nhuận của bạn thường sẽ đến từ khoảng 20% tổng hàng tồn kho của bạn.

Sau khi nhóm kho lưu trữ của bạn vào các danh mục ABC, hãy sắp xếp khu vực lấy hàng và đóng gói theo cách thuận lợi nhất để nhân viên có thế truy xuất hàng hóa dễ dàng, theo thứ tự loại A đến loại B rồi cuối cùng là loại C.

8. Thường xuyên vệ sinh và dọn dẹp kho

Kho chứa hàng càng lộn xộn, khả năng xảy ra rủi ro và tai nạn lao động càng cao, ngoài ra nó cũng làm giảm năng suất vận hành.

Hơn nữa, nó có thể dẫn đến hàng tồn kho bị hỏng do quá hạn hoặc giảm chất lượng, làm tăng chi phí hàng tồn kho của bạn.

Mặt khác, một kho có trật tự sẽ tăng hiệu quả và lượng lưu thông nguyên vật liệu của bạn, trong khi có khả năng cải thiện thời gian chờ hàng và giao hàng.

9. Tối ưu việc nhập hàng vào kho

Nhập hàng lưu kho hiệu quả là một trong những mẹo quản lý kho chính bởi vì nó sẽ bắt nhịp cho phần còn lại của quy trình lưu kho và quản lý kho của bạn. Nếu bạn làm không tốt khâu này, tất cả quy trình sẽ bị ảnh hưởng.

Dưới đây là một số cách bạn có thể cải thiện việc nhập kho:

• Tối ưu hóa không gian nhận: bằng cách cung cấp các công cụ thích hợp và đủ không gian để cho phép nhân viên của bạn sắp xếp và lưu trữ đợt hàng tồn kho tiếp theo.
• Giữ không gian nhận của bạn sạch sẽ và ngăn nắp bằng cách loại bỏ sự lộn xộn và đặt mọi công cụ đi sau khi sử dụng nó.
• Theo dõi hàng tồn kho liên tục để giảm sai sót, thiếu hàng tồn kho và giao hàng không chính xác.
• Giám sát kiểm soát chất lượng bằng cách thuê người quản lý kiểm soát chất lượng để theo dõi, phát hiện lỗi, chỉ ra các quy trình có vấn đề và giảm các trường hợp hư hại hàng tồn kho.
• Dỡ bỏ hàng tồn kho nhận được một cách nhanh chóng và an toàn bằng cách sử dụng các máy móc thiết bị thích hợp (ví dụ: xe nâng và băng chuyền) và tuân theo các quy trình an toàn bắt buộc.
• Tránh nhầm lẫn trong giao hàng của bạn: xác minh hàng hóa nhận được bằng cách sử dụng các số liệu như mô tả hàng hóa, mã sản phẩm, số theo dõi lô,…

10. Thường xuyên đánh giá hệ thống tổ chức kho

Để liên tục cải thiện tổ chức kho, bạn sẽ cần liên tục xem xét và đánh giá các hoạt động vận hành kho của mình. Từ vị trí của thiết bị đến quy trình xử lý, cho tới đến hiệu quả của các chính sách, bạn nên thường xuyên chắc chắn rằng bạn có thể tối đa hóa không gian kho của mình và cải thiện năng suất của nhân viên.

Hãy nhớ rằng với một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn có thể giảm chi phí, giữ cho doanh nghiệp của bạn có lợi nhuận, giúp phân tích các mô hình bán hàng và dự đoán doanh số trong tương lai và chuẩn bị cho những sự cố bất ngờ. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho thích hợp, một doanh nghiệp thu được lợi nhuận và phát triển lâu dài, tránh khỏi nguy cơ phá sản

11. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn.

Đây là hoạt động vô cùng cần thiết. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.

12. Lắp camera quan sát

Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.

Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….

13. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Ở trên là một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, để thực hiện các công việc đó dễ dàng và chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho. Ví dụ có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện nhập – xuất – kiểm kê vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư/ hàng hóa theo vị trí trong kho.

14. Xem xét phương pháp dropshipping

Dropshipping gần như là một kịch bản lý tưởng từ góc độ quản lý hàng tồn kho. Thay vì phải tự giao hàng và chăm sóc khách hàng, người khác sẽ làm thay cho bạn. Về cơ bản, bạn loại bỏ hoàn toàn nghĩa vụ quản lý hàng tồn kho khỏi doanh nghiệp của bạn. Dropshipping cũng có thể là một sự bổ sung tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.

Nhiều nhà bán buôn và nhà sản xuất quảng cáo dropshipping như một dịch vụ mới nổi. Mặc dù các sản phẩm thường có giá cao hơn, nhưng bạn không phải lo lắng về các chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho, dịch vụ.

15. Kế hoạch dự phòng

Rất nhiều vấn đề có thể nảy sinh liên quan đến quản lý hàng tồn kho. Những loại vấn đề này có thể làm tê liệt các doanh nghiệp chưa chuẩn bị. Ví dụ:

• Doanh số của bạn tăng đột biến và bạn bán quá mức hàng hóa trong kho
• Bạn rơi vào tình trạng thiếu dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm bạn đang rất cần
• Kho của bạn không có đủ chỗ để tăng doanh số theo mùa của bạn
• Tính toán sai trong hàng tồn kho và bạn có ít sản phẩm hơn bạn nghĩ
• Một sản phẩm bán chậm chiếm hết không gian lưu kho của bạn
• Nhà sản xuất của bạn hết sản phẩm mà bạn mong muốn; và bạn cần có đơn đặt hàng thế chỗ
• Nhà sản xuất đã ngừng sản xuất sản phẩm của bạn mà không đưa ra cảnh báo

Đây là những rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh, nhưng vấn đề là khi nào. Chỉ ra rủi ro của bạn ở đâu và chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Bạn sẽ phản ứng thế nào? Những bước bạn sẽ làm để giải quyết vấn đề? Điều này sẽ tác động đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn như thế nào? Hãy nhớ rằng các mối quan hệ vững chắc sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối ở đây.

16. Tính vòng quay tồn kho

Có 1 phương pháp giúp bạn có thể dự báo trước được thời gian nhập hàng đó là tính vòng quay tồn kho Inventory turnover. Việc tính vòng quay tồn kho giúp đưa ra những dự toán chính xác hơn về thị trường. Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính ra khoảng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Dựa vào đó bạn có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng với số lượng và khoảng thời gian phù hợp.

17. Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho

Thất thoát hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập khi lưu trữ, nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ (trường hợp nhân viên tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)

Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào. Yêu cầu nhân viên kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy, đặc biệt là người thủ kho.

Song song đó, cần phân quyền cụ thể đối với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

18. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Một trong các cách quản lý kho thành công là khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, bạn có thể nhanh chóng trả lại cho nhà sản suất để nhường chỗ cho một sản phẩm mới có khả năng bán ra cao hơn.

Để làm được điều này, bạn cần có mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Chỉ có như vậy, họ mới sẵn sàng đổi, trả trong trường hợp bạn không bán được hàng.

Hơn nữa, tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cũng giúp bạn dễ dàng thương lượng giá nhập cũng như số lượng nhập tối thiểu. Khi đó, bạn không chỉ giảm được giá đầu vào của sản phẩm mà còn cắt giảm được chi phí lưu kho so với việc phải nhập nhiều hàng tồn kho.