Các yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs)

Các yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs) là gì? Vai trò, ý nghĩa, các bước xác định như thế nào? Mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.

Khái niệm CSFs (các yếu tố thành công then chốt – Critical Success Factors) đã được D. Ronald Daniel đưa ra vào khoảng thập niên 60 và được phát triển rộng rãi ở các thập niên sau đó John F. Rockart thuộc trường quản lý MIT và từ đó được phổ biến nhân rộng ra nhằm trợ giúp việc thực hiện chiến lược cũng như các dự án.

Và từ đó CSF được phát triển một cách mạnh mẽ. CSF được ứng dụng theo nhiều các khác nhau nhưng trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ cung cấp một vài khái niệm/ định nghĩa đơn giản và hướng tiếp cận dựa trên cơ sở lý luận của Rockart.

Vậy các yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs) là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu tổng quan về các yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs) qua bài viết sau.

Khái niệm CSFs (các yếu tố thành công then chốt – Critical Success Factors)

CSF là viết tắt của cụm từ: Critical Success Factors, tạm dịch là Yếu tố thành công then chốt. Trong đó, thuật ngữ “Critical” (còn có nghĩa là nghiêm trọng, nguy cấp) đề cập đến nguy cơ gặp phải các sai lầm nghiêm trọng nếu tổ chức thất bại trong việc xác định các yếu tố CSF của mình.

Yếu tố thành công quan trọng (CSF) là một thuật ngữ quản lý để chỉ một yếu tố cần thiết cho một tổ chức hoặc dự án để đạt được sứ mệnh của nó. Để đạt được mục tiêu, họ cần nhận thức được từng yếu tố thành công chính (KSF)

CSF là tất cả những biến số đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp.

Trong khi chiến lược bao quát đặt ra nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp (tức là những gì doanh nghiệp muốn đạt được), CSF xác định chính xác cách các doanh nghiệp sẽ đạt được nó.

Hầu hết các doanh nghiệp trong hầu hết các ngành công nghiệp sẽ có cùng loại CSF, chẳng hạn như tăng dòng tiền, tăng doanh số, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tuyển dụng những người có kỹ năng phù hợp và tăng năng suất.

Một số câu hỏi hữu ích để xác định CSF của riêng doanh nghiệp bao gồm:

• Những yếu tố có khả năng dẫn đến kết quả mong muốn của doanh nghiệp?
• Những điều kiện phải tồn tại để tạo ra kết quả đó?
• Những công cụ nào doanh nghiệp cần để đạt được mục tiêu đó?
• Những kỹ năng nào doanh nghiệp cần để đạt được mục tiêu đó?

Bằng cách xác định CSF, các doanh nghiệp có thể tạo một điểm tham chiếu chung cho những gì doanh nghiệp cần làm để đạt được mục tiêu của mình.

Theo cách này, các CSF cung cấp bối cảnh rất cần thiết cho mọi người trong doanh nghiệp bằng cách tập trung mọi người chú ý vào các hoạt động thiết yếu phải được thực hiện và các ưu tiên phải được đáp ứng. Mọi người có thể hiểu và nhận định rõ ràng, cụ thể về CSF.

Việc xác định một số yếu tố chủ chốt sẽ mang đến thành công trong quá trình cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Các yếu tố chủ chốt này phải được làm đúng ngay từ đầu nhằm gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

“CSFs phải nhận được sự quan tâm chú ý đăc biệt và bất biến của ban lãnh đạo doanh nghiệp”

Các yếu tố thành công chủ chốt có quan hệ chặc chẽ với sứ mệnh và các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Sứ mệnh và các mục tiêu nhắm vào các yếu tố nào để nhằm đạt được thành công thì ở đó các yếu tố chủ chốt đóng một vai trò cực kỳ quan trọng nó mang tính chất quyết định và nó giống như trái tim sẽ mách bảo cho doanh nghiệp biết sẽ đạt được cái gì và phải thế nào để đạt được.

Ý nghĩa của các yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs) đối với doanh nghiệp

Việc nhận thức, giao tiếp và đo lường hiệu quả CSF một cách đúng đắn sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Loại bỏ các chỉ số đo lường không liên quan hay không tác động trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực và chi phí.
• Giúp nhân viên nhận thức được điều gì là ưu tiên và điều chỉnh từng hành vi trong công việc hàng ngày của họ để nhất quán với mục tiêu tổ chức.
• Quy trình làm việc sẽ được tối ưu hoá. Các cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ sẽ tinh giản hơn vì nhiều vấn đề không liên quan đã được lược bỏ.

Ví dụ về các yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs)

CSFs sẽ được hiểu một cách dễ dàng hơn thông qua ví dụ sau:

Xem xét việc lưu trữ của công ty “sản phẩm Farm Fresh” với sứ mệnh là:

“Trở thành nhà lưu trữ sản phẩm tươi hàng đầu trong nước thông qua chất lượng, sản phẩm nông nghiệp tươi nhất và đến tay người tiêu dùng không quá 24 tiếng đồng hồ với 75% chủng loại sản phẩm và thỏa mãn 98% nhu cầu của khách hàng”

Các mục tiêu chiến lược của Farm Fresh bao gồm:

• Đạt được 25% thị phần nội địa
• Đạt được mục tiêu cung cấp “từ sản phẩm đến người tiêu dùng trong 24 tiếng đồng hồ với 75% chủng loại sản phẩm
• Duy trì tỷ lệ 98% sự thỏa mãn của khách hàng
• Mở rộng chủng loại sản phẩm để thu hút khách hàng
• Có năng lực lưu trữ đa dạng nhằm cung cấp các chủng loại sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng

Nhằm để xác định các CSFs thích hợp, chúng ta cần phải nghiên cứu sứ mạng và các mục tiêu một cách kỹ lưỡng để nhận ra được yếu tố mà hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú ý nếu muốn đạt được mục tiêu.

Chúng ta bắt đầu bằng việc “đấu tranh não” để tìm ra các yếu tố thành công chủ chốt thích hợp (gọi tắt là các CSFs thích hợp)

Một khi bạn đã có danh sách các CSFs thích hợp thì đó là thời điểm để bạn xem xét thật kỹ lưỡng để chọn ra các CSFs thật sự.

Và một điều chắc chắn là trong tình huống của Công ty Farm Fresh thì chúng ta có thể xác định trong danh sách các CSFs thích hợp ở trên thì việc “Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp nội địa” hoàn toàn có thể chắc chắn đây là một CSFs thật sự vì từ đó mà Công ty mới có được sản phẩm tươi nhất để phục vụ mục tiêu “Sản phẩm tới tay người tiêu dùng trong 24 tiếng đồng hồ” (ở đây được hiểu là sản phẩm sau khi được thu hoạch trên nông trại được đến tay người tiêu dùng trong vòng 24 tiếng đồng hồ) và có được nguồn sản phẩm mới.

Một CFS khác là việc thu hút khách hàng mới, nếu không có khách hàng mới thì không thể thực hiện được việc mở rộng thị trường để tăng trưởng thị phần nội địa.

Và một CSFs thứ ba là tài chính cho việc mở rộng. Mục tiêu mở rộng kho hàng không thể đạt được nếu không có vốn để đầu tư.

Nên có bao nhiêu yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs) trong doanh nghiệp của bạn?

Thực tế cho thấy, tốt nhất là nên hạn chế số lượng CSFs trong doanh nghiệp của bạn trong khoảng dưới 5 yếu tố thật sự cần thiết và then chốt. Điều này giúp tối đa hóa ảnh hưởng, giúp định hướng đúng cũng như việc ưu tiên để đạt được chiến lược của mình.

6 yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs) quan trọng trong doanh nghiệp

1. Đổi mới sáng tạo

Sự đổi mới được thúc đẩy bởi Mô hình Meta lấy Con người làm trung tâm – Các Nguyên tắc và Tiêu chuẩn Thực hành.

2. Quy trình công việc

Vòng đời của tình huống và vòng đời của quy trình cần phải được xác định rõ – “ai làm gì khi nào, ở đâu và kết thúc điều gì” – để xác định các cơ hội cải tiến liên tục mô hình thực hành của bạn bắt nguồn từ và được hướng dẫn bởi các phát hiện dựa trên bằng chứng.

3. Dữ liệu và thông tin

Đảm bảo bạn có dữ liệu và thông tin cần thiết để Dự đoán, Hỗ trợ và Xác thực các hoạt động và quyết định chính để hỗ trợ kết quả tốt hơn ở tất cả các cấp của tổ chức.

4. Sự tham gia của các bên liên quan

Thu hút các bên liên quan thông qua toàn bộ vòng đời của các nỗ lực nâng cao của bạn.

5. Quản trị thay đổi trong doanh nghiệp

Các chiến lược quản lý sự thay đổi của tổ chức được yêu cầu từ “Ngày 1” ở tất cả các cấp – đảm bảo nhân viên và đối tác hiểu, nhận thức được tác động và có cơ hội tham gia và hỗ trợ các sáng kiến cải tiến.

6. Năng lực lãnh đạo

Thành công đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ và những “nhà vô địch” năng động và tận tâm.

Sử dụng công cụ yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs):  Các bước tóm tắt

Trong thực tế, việc nhận dạng CSFs là một quá trình lặp đi lặp lại. Sứ mệnh, các mục tiêu chiến lược và các CSF được kết hợp với nhau và chúng sẽ được thể hiện theo đúng bản chất khi bạn phát triển nó.

Sau đây là những bước giản lược giúp bạn nhận dạng được CSF cho việc kinh doanh:

Bước 1: Thiết lập nhiệm vụ và mục tiêu cho chiến lược chiến lược của doanh nghiệp.

Bước 2: Đối với mỗi mục tiêu chiến lược, hãy tự hỏi “yếu tố nào là thiết yếu để đạt được mục tiêu này?” Các câu trả lời cho câu hỏi này chính là các CSF thích hợp.

Lời khuyên:

Để đảm bảo rằng bạn đã cân nhắc tất cả các loại CSFs đều có thể thực hiện được, bạn có thể sử dụng loại CSFs của John F. Rockart’s như là một bản liệt kê các mục cần kiểm tra.

• Công nghiệp – Các yếu tố này do các đặc tính của ngành công nghiệp đặc trưng. Đây là những việc mà doanh nghiệp cần phải làm để duy trì khả năng cạnh tranh.
• Môi trường – Các yếu tố này thuộc các ảnh hưởng về môi trường vĩ mô lên doanh nghiệp. Ví dụ như môi trường kinh doanh, nền kinh tế, cạnh tranh, và những tiến bộ của kỹ thuật công nghệ.
• Chiến lược – Các yếu tố này do việc lựa chọn chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Bao gồm các yếu tố giúp doanh nghiệp định vị, xác định thị trường…, từ đó đưa ra mức chi phí thấp số lượng nhiều hay chi phí cao số luợng ít, v.v…
• Thời gian – Các yếu tố này thuộc các nguồn lực bên trong doanh nghiệp. Các rào cản đặc thù, sự thử thách, việc định hướng, và những ảnh hưởng sẽ xác định qua từng CSFs này.

Bước 3: Đánh giá danh sách các CSFs thích hợp để tìm ra các yếu tố chủ chốt nhất cần thiết cho việc đạt được mục tiêu đây là những yếu tố thành công then chốt.

Khi đã nhận dạng và đánh giá được các CSFs thích hợp, doanh nghiệp có thể khám phá ra một vài mục tiêu chiến lược mới hoặc có nhiều mục tiêu chi tiết hơn.Vì vậy cần phải định rõ nhiệm vụ, mục tiêu và các CSF doanh nghiệp.

Bước 4: Biết được doanh nghiệp sẽ theo dõi và đánh giá các CSF như thế nào.

Bước 5: Kết nối các CSFs

Kết nối các CSFs với những yếu tố quan trọng khác của chiến lược.

Bước 6: Theo dõi và đánh giá:

Theo dõi và đánh giá lại các CSF để bảo đảm mục tiêu của doanh nghiệp đang được tiến triển. Hơn nữa, CSFs thường khó hình dung hơn là các mục tiêu có thể đo lường được nhưng nó lại hữu dụng để nhận biết một cách rõ ràng là làm thế nào để đánh giá hoặc theo dõi các yếu tố then chốt đó.

Điểm lưu ý

Các yếu tố thành công then chốt là các yếu tố mà doanh nghiệp cần phải xác định và có phương pháp khai thác và phát triển chúng một cách tối đa.

Khi nhận dạng và kết nối các CSF này, doanh nghiệp có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình được tập trung tốt nhất và tránh lãnh phí các nỗ lực và nguồn lực vào các yếu tố không quan trọng.

Bằng việc xây dựng các CSFs rõ ràng và kết nối mọi người cùng tham gia, cùng chung sai sát cánh nhằm đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

Trên đây là bài viết chia sẻ tổng quan về các yếu tố thành công then chốt | Critical Success Factors (CSFs). Hy vọng đã mang đến bạn thông tin hữu ích.

Chúc bạn thành công.