Cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả làm kinh doanh phải nắm

Bạn đã biết cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả chưa? Tham khảo bài viết chia sẻ sau nhé. Hy vọng sau bài viết, chủ doanh nghiệp có thể tìm được phương pháp quản lý phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm khoảng 90% tổng số doanh nghiệp ở nước ta, đóng góp cho nền kinh tế nước nhà giá trị GDP rất lớn, tạo công ăn việc làm cho nhiều người lao động.

Quản lý doanh nghiệp hiệu quả là chìa khóa thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tận dụng tối đa được chiếc chìa khoá này. Từ đó, dẫn đến nhiều doanh nghiệp quản lý không hiệu quả, gây mất kiểm soát nội bộ hay suy giảm về doanh thu.

Vậy thế nào để quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả? Các phương pháp quản lý hiệu quả là gì? Tất cả câu hỏi sẽ giải đáp trong nội dung tiếp theo của bài viết.

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản lý doanh nghiệp là dùng mọi biện pháp để hoạch định, tổ chức – triển khai, kiểm tra – giám sát và điều chỉnh mọi hoạt động của công ty.

Trong đó bao gồm sử dụng tất cả các nguồn lực hiện có để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn nhất định. Đó có thể là mục tiêu tăng trưởng, đó có thể là mục tiêu lợi nhuận, đó có thể là mục tiêu thương hiệu…

Quy trình quản lý doanh nghiệp

Trước hết, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì đầu tiên cần xác định rõ được mục tiêu của doanh nghiệp.

Tiếp theo đó, quản trị doanh nghiệp phải xác định được phương pháp và con đường phù hợp. Vì không có một phương pháp quản lý hiệu quả nào áp dụng được với tất cả các doanh nghiệp.

Thứ ba, trong quản trị, cần phải tìm cách tối ưu hóa, sử dụng hết nguồn lực doanh nghiệp.

Đặc biệt nhất là đối với việc quản lý những doanh nghiệp nhỏ. Và cuối cùng, để quản lý hiệu quả thì cần phải xác định rõ đối tượng được quản trị và bị quản trị.

Quy trình sau đây sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về cách quản lý hiệu quả.

#1 Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hóa

Đây là các yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải xác định cho mình được những điều này để làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp sau này.

#2 Xây dựng hệ thống mục tiêu/chiến lược

Xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược giúp doanh nghiệp xác định được con đường mình phải đi. Chỉ khi xác định được rõ những mục tiêu này doanh nghiệp mới đánh giá được hiệu quả hoạt động của mình.

#3 Thiết lập sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs

Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích, khen thưởng nhân viên của mình.

#4 Xây dựng hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn

Hầu như các doanh nghiệp đều có nhưng chưa đầy đủ, không cập nhật thường xuyên hoặc tệ hơn là không được đưa vào áp dụng. Việc xây dựng một cách khoa học, chi tiết hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn này làm cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn và nhờ đó việc quản lý doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn nhiều.

#5 Tích hợp các hệ thống phần mềm

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng doanh nghiệp phần mềm vào quản lý. Quy trình được thực tế hóa trên phần mềm giúp các bộ phận hoạt động theo guồng tốt nhất.

Trong đó không thể không kể đến phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, đây là một phần mềm vô cùng hữu ích giúp đơn giản hóa quy trình quản trị của doanh nghiệp.

Cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả

Cụ thể, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì người quản trị doanh nghiệp (chủ doanh nghiệp) cần phải nắm vững một số cách quản trị hiệu quả sau để có thể áp dụng, kết hợp chúng một cách khéo léo, khoa học:

Hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết

Đây là một phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả mà mỗi nhà quản trị phải xét đến đầu tiên.

Hoạch định chiến lược là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đó.

Nếu nhà quản trị hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết như quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi cho doanh nghiệp.

Chủ doanh nghiệp phải tính đến đòi hỏi của thị trường, mọi khía cạnh bên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài môi trường xã hội, kinh tế thì sẽ giống như có một “kim chỉ nam” thực hiện, như vậy doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu đề ra.

Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý, hiệu quả

Kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp sẽ được thực hiện có hiệu quả hơn khi người quản trị biết cách phân công, sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban một cách hợp lý nhất.

Chính vì vậy, người quản trị cần phải nắm được cụ thể thời gian làm việc, năng lực, trình độ của mỗi nhân viên và khối lượng công việc mà họ đang đảm nhiệm. Có thế, quá trình sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên mới đạt được hiệu quả.

Tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp

Người quản trị giỏi không phải là người làm hết tất cả mọi việc mà họ phải là người biết phân chia công việc, trao quyền hành cho người khác để điều phối công việc một cách hiệu quả hơn.

Chính vì vậy, việc tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên là điều rất cần thiết.

Kiểm soát được những dữ liệu cơ bản của doanh nghiệp

Trong hoạt động của doanh nghiệp có nhiều loại dữ liệu, người quản trị cần biết phân chia cụ thể ra từng loại và có cơ chế kiểm soát hợp lý.

Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả này đòi hỏi phải kiểm soát những loại dữ liệu sau:

• Kiểm soát tốt dòng tiền
• Kiểm soát lượng hàng hóa bán ra tăng hay giảm
• Theo dõi các khoản nợ phải thu
• Kiểm soát tốt hàng tồn kho
• Kiểm soát năng suất làm việc của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban

Áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp online

Có thể thấy, trong quá trình xây dựng doanh nghiệp, việc tích hợp sử dụng phần mềm quản lý là một phương pháp không thể bỏ qua để tối ưu hóa quá trình này.

Tuy nhiên, cần một chiến lược sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp. Vì phần mềm cũng chỉ là công cụ giúp chúng ta đo lường và hoạt động hiệu quả hơn thôi.

Những sai lầm thường gặp trong quản lý doanh nghiệp nhỏ

1. Không hoạch định chiến lược

Hầu như các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ đều là những người chưa từng tham gia các khóa đào tạo quản lý chuyên nghiệp nên hiện tượng “mò kim đáy bể” trong công tác quản lý công ty là điều không thể tránh khỏi.

2. Thiếu kiến thức tài chính

Một doanh nghiệp muốn thành công trong thời gian lâu dài, bền vững thì nhà quản lý phải đặc biệt quan tâm và hiểu rõ hai khía cạnh là dòng tiền và lợi nhuận để đảm bảo hoạt động với dòng tiền dương.

Nếu các quyết định liên quan đến chi tiêu được đưa ra mà không có sự hiểu biết rõ ràng đối với tài chính thì hậu quả có thể rất tàn khốc.

Tuy nhiên, không phải nhà lãnh đạo nào cũng biết được cách quản lý rủi ro doanh nghiệp.

Nếu đã nghiên cứu và cân nhắc kỹ càng, nhà quản trị có thể nhờ đến các chuyên gia tài chính khi thực hiện những dự án lớn hoặc tham gia các khóa học về quản trị để được đào tạo chuyên sâu.

3. Ngó lơ công tác tiếp thị

Trên thị trường mang tính cạnh tranh cao như hiện nay, khi là quản lý của một doanh nghiệp nhỏ, bạn cần đảm bảo rằng các mối quan hệ công việc, xã hội của bạn vẫn bền chặt bất chấp các biến động kinh tế. Đồng thời cũng cần đưa ra các kế hoạch tiếp thị phù hợp với từng thị trường mục tiêu.

Khách hàng luôn sẵn sàng cho việc trải nghiệm sản phẩm mới và thay đổi vị trí những sản phẩm lỗi thời. Vì vậy nếu nhà quản trị không biết nắm bắt cơ hội đó thì các đối thủ cạnh tranh sẽ rất sẵn lòng “điền vào chỗ trống”.

4. Không phân chia công việc hợp lý

Đây là một sai lầm phổ biến khi quản lý các doanh nghiệp nhỏ. Người quản lý thường có xu hướng “nhúng tay” vào tất cả công việc trong công ty. Điều này sẽ gây ra sự quá tải công việc cho người quản lý và tạo ra tính ỷ lại cho các nhân viên.

Vai trò của nhà quản lý trong doanh nghiệp là đưa ra hoạch định chiến lược và phân chia công việc cho toàn thể nhân viên chứ không phải thực thi những kế hoạch đó.

Xét về lâu dài, việc này sẽ mang đến các kết quả tiêu cực cho cả doanh nghiệp. Ngoài ra, các nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ còn mắc một sai lầm nghiêm trọng trong phân chia công việc đó là giao việc theo tính chất tự phát và không đặt ra thời hạn hoàn thành rõ ràng. Điều này sẽ dẫn đến sự trì trệ công việc, thậm chí còn tạo ra sự khó chịu cho các nhân viên khi bị hối thúc vô lý.

Giải pháp cho hiện tượng này chính là khi các nhà quản trị giao việc cần phải kèm với thời hạn hoàn thành hợp lý và đưa ra chính sách thưởng phạt rõ ràng để dễ dàng theo dõi công việc cũng như phát huy tốt năng suất làm việc của nhân viên.

5. Không chú trọng quản lý dữ liệu

Một vài nhà quản trị không nghĩ đến phương pháp lưu trữ kho dữ liệu khổng lồ của doanh nghiệp một cách khoa học, dẫn đến việc rối loạn khi cần tìm kiếm thông tin.

Bên cạnh đó, thời đại “công nghệ số” kéo theo hành vi trộm cắp thông tin diễn ra khá phổ biến. Công việc quan trọng hàng đầu của nhà quản trị là tăng cường hệ thống bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp bảo vệ thông tin bằng cách sao lưu dữ liệu sang nhiều thiết bị khác nhau.

Tuy nhiên hiện nay để bảo vệ thông tin, các doanh nghiệp thường ứng dụng phần mềm quản lý thông tin vào công tác quản lý. Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ, dữ liệu một cách khoa học và lâu dài hơn, công tác tìm kiếm dữ liệu trở nên đơn giản hơn chỉ bằng một cái chạm.

Chủ doanh nghiệp cần nâng cao năng lực lãnh đạo và quản lý

Thành công hay thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào phụ thuộc rất nhiều vào năng lực lãnh đạo của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cần rèn luyện 5 kỹ năng sau để nâng cao năng lực quản lý doanh nghiệp hiệu quả:

1. Kỹ năng hoạch định chiến lược

Nắm bắt tương lai của cả doanh nghiệp, người quản lý cần sáng suốt xây dựng các chiến lược gần và xa nhằm định hướng cho công ty. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ với mức cạnh tranh cao, chiến lược được ví như “bí kíp” thành công. Một công ty dù đến sau nhưng có một chiến lược đúng đắn, rõ ràng, bám sát quy trình thì công ty ấy vẫn có thể trở thành một đối thủ đáng gờm.

2. Kỹ năng phân quyền

Nhằm tránh một người, một phòng ban phải đảm nhận nhiều công việc dẫn đến chuyên môn hóa không cao, người lãnh đạo cần phải biết phân chia rành mạch.

Bên cạnh đó, kỹ năng này cũng ảnh hưởng đến mức độ bảo mật của tài liệu. Việc phân chia quyền hạn không đúng, không phù hợp có thể dẫn đến việc nhân viên đưa các thông tin quan trọng ra ngoài, gây tác động không tốt đến tình hình doanh nghiệp.

3. Kỹ năng lắng nghe và giao tiếp

2 kỹ năng quan trọng không chỉ trong công việc mà cả cuộc sống, giúp người lãnh đạo làm việc trên tinh thần tiếp thu, thấu hiểu và tôn trọng xung quanh.

Lắng nghe và giao tiếp còn giúp gắn kết cấp trên với cấp dưới, củng cố lòng trung thành, cống hiến hết mình của nhân viên.

Người quản lý với hai kỹ năng này còn có thể thu hút, giữ chân được những nhân tài sẵn sàng về làm cho công ty mà đối với doanh nghiệp nhỏ, có được người tài là một điều rất quan trọng.

4. Kỹ năng đàm phán

Khi đã nắm bắt được cơ hội, người quản lý cần có kỹ năng thương lượng tốt để tối đa hóa những lợi ích của mình trong các cuộc đàm phán mà vẫn giữ chân được đối tác.

Đàm phán giúp doanh nghiệp nhỏ mở rộng kinh doanh và các mối quan hệ, do đó kỹ năng này cũng rất quan trọng.

5. Kỹ năng ứng dụng khoa học công nghệ

Lựa chọn một công cụ quản lý hiệu quả để tự tay nắm bắt toàn bộ tình hình sản xuất, kinh doanh, nhân sự, kho hàng là điều cần thiết, giúp mọi nhà quản lý tiết kiệm được vô số thời gian.

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ ngày nay có mức giá không quá đắt mà chức năng lại không hề thua kém các phần mềm nước ngoài.

Ứng dụng phần mềm vào công việc không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn nâng tầm giá trị doanh nghiệp rất nhiều.

Trên đây là nội dung chia sẻ cách quản lý doanh nghiệp nhỏ hiệu quả . Hy vọng bài viết đã cung cấp những điểm quan trọng giúp bạn áp dụng vào công tác quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Chúc bạn thành công.