21 cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên

Yếu tố quan trọng nhất của một công ty là nhân viên. Xét cho cùng, những nhân viên làm việc năng suất là yếu tố làm nên thành công của một công ty ngay từ đầu. Làm sao để cải thiện năng suất làm việc cho nhân viên là câu hỏi mà bất cứ nhà quản lý nào cũng quan tâm. Cùng tham khảo 21 cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên được chia sẻ sau đây.

21 cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên

1. Cung cấp hỗ trợ nhân viên

Phần lớn năng suất của nhân viên phụ thuộc vào sự hỗ trợ của người sử dụng lao động. Việc nhân viên gặp phải vấn đề trong khi làm việc là điều thường thấy – hãy giải quyết chúng theo cách tốt nhất có thể.

Khi nhân viên của bạn có thể nhận được các giải pháp nhanh chóng và cá nhân hóa cho các vấn đề của họ, họ sẽ tập trung hơn vào công việc phải hoàn thành – do đó tăng năng suất của họ. Hơn nữa, hỗ trợ nhân viên tích hợp làm cho nhân viên cảm thấy được công ty coi trọng, dẫn đến sự gắn bó cao hơn.

2. Tiếp nhận nhân viên mới hiệu quả

Vài tuần đầu tiên luôn là những tuần quyết định đối với một nhân viên mới cũng như tổ chức. Giai đoạn này xây dựng nền tảng cho hành trình mà nhân viên của bạn sẽ thực hiện với công ty của bạn. Điều quan trọng là phải giới thiệu nhân viên của bạn một cách hiệu quả để tăng năng suất của họ.

Dành đủ thời gian để lập kế hoạch cho quá trình giới thiệu và chia quá trình tương tự thành các giai đoạn khác nhau. Luôn đảm bảo rằng bạn làm cho nhân viên mới cảm thấy thoải mái trong môi trường làm việc mới. Nhân viên sẽ chỉ có thể cố gắng hết sức nếu họ cảm thấy thoải mái với các thành viên mới trong nhóm của mình.

Việc giới thiệu nhiều nhân viên chính là mang đến một sự chào đón hoàn hảo cho nhân viên của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn gửi một lời chào đón nồng nhiệt (cá nhân hoặc qua email) cho họ. Gửi email được cá nhân hóa với thông tin đăng nhập của họ cho các nền tảng mà họ sẽ làm việc, thông tin chi tiết về đồng nghiệp và lãnh đạo của họ, chính sách của công ty và những gì công ty mong đợi ở họ.

Luôn đảm bảo rằng nhân viên mới được cung cấp các tiện ích và nguồn lực cần thiết để làm việc ngay từ ngày đầu tiên của họ. Thiết lập máy tính xách tay, máy tính để bàn và tối ưu hóa chúng để dễ vận hành. Cung cấp đào tạo cho nhân viên mới trong vài ngày và tuần đầu tiên của họ tại công ty.

3. Trao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên

Đặc biệt là trong các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ, thông thường doanh nhân và ban lãnh đạo muốn tự mình thực hiện một loạt nhiệm vụ. Một cách để tăng năng suất của nhân viên là giao phó trách nhiệm và quyền hạn.

Đánh giá năng lực của nhân viên và cho phép nhân viên có năng lực gánh vác trách nhiệm xử lý một nhóm cấp dưới. Phân chia công việc để các nhân viên cụ thể có thể lãnh đạo các nhóm thực hiện nhiệm vụ mà họ giỏi nhất.

Điều này sẽ giúp ban quản lý cốt lõi không phải thực hiện nhiều quy trình và quản lý hiệu quả các quy trình kinh doanh trong toàn tổ chức.

4. Thông thạo các kỹ năng của nhân viên

Luôn phù hợp với các nhiệm vụ được giao cho nhân viên của bạn với các kỹ năng của họ. Nhân viên đương nhiên sẽ thực hiện tốt nếu họ đang thực hiện những công việc mà họ yêu thích và giỏi.

Cũng giống như việc để một nhân viên thực hiện một loạt nhiệm vụ là điều không nên làm, việc bắt nhân viên làm việc ngoài vùng an toàn hoặc bộ kỹ năng của họ sẽ dẫn đến giảm năng suất.

5. Tập trung vào giao tiếp hiệu quả

Căn nguyên của hầu hết các tệ nạn là thiếu giao tiếp. Đảm bảo bạn có đủ các điều khoản cho phép ban quản lý giao tiếp với nhân viên của bạn và các nhân viên giao tiếp với nhau. Thiết lập các kênh liên lạc dành riêng, cho dù đó là cá nhân, thông qua cuộc gọi điện thoại, email hoặc cuộc gọi video.

Từ giao tiếp với nhân viên của bạn về công việc của họ, đến khuyến khích các cuộc trò chuyện thông thường, điều quan trọng là thiết lập giao tiếp hiệu quả trong tổ chức của bạn để mang lại lợi ích tốt nhất cho nhân viên của bạn – đặc biệt nếu họ đang làm việc từ xa.

6. Có các mục tiêu được xác định rõ ràng

Trừ khi nhân viên của bạn nhận thức được các mục tiêu và mục tiêu cụ thể cần đạt được, họ sẽ không làm việc theo hướng chuyên tâm và mang lại cho bạn kết quả mong muốn.

Luôn đảm bảo rằng bạn truyền đạt những mục tiêu mà bạn sẵn sàng đạt được cho nhân viên của mình. Điều này sẽ tạo động lực để họ làm việc tốt hơn và nâng cao chất lượng công việc.

7. Cung cấp các biện pháp khuyến khích đầy đủ

Cung cấp các khuyến khích phù hợp cho nhân viên sẽ thực sự thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn và cải thiện năng suất của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu rằng các ưu đãi không nên giới hạn ở phần thưởng bằng tiền.

Dưới đây là một số khuyến khích hiệu quả mà bạn có thể cung cấp cho nhân viên của mình:

• Thời gian nghỉ trả tiền
• Một ghi chú viết tay của lòng biết ơn
• Giờ làm việc linh hoạt (vào những ngày cụ thể)
• Tiếp cận chương trình chăm sóc sức khỏe tại nơi làm việc
• Danh hiệu dành riêng

8. Tránh làm việc quá sức cho nhân viên của bạn

Khi nhân viên của bạn làm việc quá sức và kiệt sức, năng suất của họ sẽ bị ảnh hưởng – bất kể thời gian họ dành cho công việc.

Luôn khuyến khích nhân viên của bạn chỉ làm việc trong giờ làm việc tận tâm của họ và tránh giao cho họ những nhiệm vụ vượt quá băng thông của họ.

9. Đào tạo nhân viên của bạn tốt

Một trong những cách hiệu quả nhất để làm cho nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn là cung cấp cho họ các khóa đào tạo sâu rộng.

Sắp xếp các buổi đào tạo chuyên dụng, hội thảo trên web và hội thảo (trực tuyến / ngoại tuyến) để giúp nhân viên của bạn phát triển các kỹ năng mới và nuôi dưỡng những kỹ năng hiện có của họ.

10. Đưa ra phản hồi trung thực

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn hoàn toàn minh bạch và trung thực với nhân viên của mình trong khi đưa ra phản hồi cho họ.

Đánh giá cao thành tích của họ sẽ thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn, và chỉ ra những sai lầm của họ sẽ giúp họ cải thiện công việc của mình.

11. Môi trường xanh

Gợi ý này sẽ không làm bạn quá bất ngờ. có vô số các nghiên cứu về lợi ích của việc đặt cây xanh nơi làm việc.

Ví dụ, cây xanh có thể cải thiện sự hài lòng của nhân viên và tăng năng suất làm việc lên đến 15%.

Một nghiên cứu khác cũng chỉ ra sự tương quan của việc giảm những ngày lao động mệt nhọc và tăng năng suất lao động khi cây xanh được đặt ở chỗ làm việc.

Khi bạn phân vân chọn các kiểu cây cho văn phòng của mình, hãy xem xét tính thẩm mĩ và nó có dễ chăm sóc hay không? Cây dễ khô héo hoặc dễ chết sẽ không tạo được động lực cho nhân viên.

Bạn nên chọn loại cây nhỏ, không cần phải chăm sóc quá chu đáo. Dưới đây là một vài gợi ý về loại cây bạn nên chọn:

• Cây tỏi rừng
• Cây lưỡi hổ
• Cây kim tiền
• Xương rồng
• Cây tre
• Nha đam
• Thiết mộc lan
• Cây trầu bà lá xẻ

12. Đặt các mục tiêu cao đến mức tưởng như vô lý

Gợi ý này dường như đi ngược lại với logic. Nếu bạn đặt ra các mục tiêu mà bạn và nhóm của bạn không thể đạt được, chẳng phải bạn đang tự tạo ra thất bại cho bản thân?

Nhiều người sẽ đồng ý là hiển nhiên như vậy, nhưng nếu bạn muốn đẩy năng suất làm việc lên cao, hãy đặt ra những những mục tiêu điên rồ và hư ảo, ví dụ đạt được doanh số bán hàng của năm nay trong vòng sáu tháng tới.

Nếu lời khuyên này khiến bạn bối rối, hãy thử nó với nhóm của bạn và quan sát sự sáng tạo và sự tập trung cao độ mà điều đó mang đến cho nhân viên. Các mục tiêu tham vọng sẽ tạo nên ý thức cấp bách và thúc đẩy mỗi người trong cơ quan của bạn chấp nhận những rủi ro.

Hãy cổ lòng nhiệt huyết cháy bỏng của họ, và nếu tiến độ nhanh đáng chú ý, hãy nói: “ Các bạn đúng là những ngôi sao nhạc Rock, trưa nay tôi sẽ mời tất cả các bạn đi ăn!”

13. Chơi điện tử

Tôi biết rằng vài người sẽ không đồng tình với việc chơi điện tử ở nơi làm việc, nhưng nó giúp cho nhân viên của bạn cảm thấy thư giãn và giúp họ có động lực làm việc hơn, giúp gắn kết mọi người gần nhau thêm và nâng cao tinh thần làm việc.

Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng trò chơi điện tử có thể giảm thiểu căng thẳng và giúp cho nhân viên của bạn phát triển mối quan hệ bạn bè.

Tuyệt hơn nữa là các thành viên trong nhóm có thể chơi game trong giờ giải lao, do đó sẽ không làm ảnh hưởng tới công việc. Nếu trò chơi điên tử không phải là sự lựa chọn của bạn, tôi gợi ý bạn và nhóm bạn có thể ra ngoài và chơi các trò chơi đơn giản nhưng không kém phần thú vị nhưng chiếm ít thời gian.

Hoặc có thể dành thời gian để tán gẫu. Ở cơ quan của tôi, chúng tôi đã cho lắp đặt một đai sắt bóng rổ, mà ngay cả một đồng nghiệp hơn 60 tuổi cũng có thể chơi.

14. Tạo không khí hài hước

Thêm một chút hài hước nơi công sở có thể khuyến khích mọi người cư xử tự nhiên. Nó giúp phá vỡ vai vế cao thấp và khuyến khích sự sáng tạo. Nó còn giúp tăng năng suất làm việc, gia tăng tinh thần, giảm căng thẳng và xây dựng sự tin tưởng.

Chìa khóa ở đây không phải là để chế giễu mọi người, mà thay vào đó bạn tạo nên một môi trường làm việc vui vẻ nơi mà tiếng cười luôn hiện diện.

Để bắt đầu, tốt nhất bạn cần trở nên dễ gần và thường xuyên tỏ thái độ vui vẻ với mọi người. Bạn cũng có thể đề xuất các ý ưởng thú vị như tham gia vào một khóa học bất kì nào đó với nhau, xây dựng các quảng cáo hài hước hay thuê một diễn giả tiếp thêm động lực cho họ.

15. Cho phép nhân viên nghỉ ngơi

Bạn muốn tăng năng suất, hiệu suất, duy trì hiệu quả, đồng thời cũng muốn phát triển các mối quan hệ?

Vậy, hãy cho nhân viên 30 phút ngủ trưa. Bạn có thể làm điều đó bằng cách dành một nơi riêng cho việc nghỉ trưa hoặc khuyến khích nhân viên có giấc ngủ ngắn. Hãy để cho nhân viên chợp mắt một lúc khi họ cần.

Văn phòng của tôi từng đã có một người mua 12 vỏ gối và 12 ga trải giường sau đó để chúng ở văn phòng.

Khi nhân viên của tôi sử dụng, tôi sẽ mang về và giặt chúng. Và chúng luôn được sử dụng.

Nếu mà giấc ngủ trưa không được ưu tiên, ít nhất bạn nên để cho nhân viên bạn có một giấc ngủ ngon ban đêm, tránh quấy rầy họ bằng các tin nhắn khi họ đang trong giấc ngủ. Thậm chí, bạn nên đưa ra những lời khuyên về việc cải thiện giấc ngủ và cho phép họ sử dụng nệm khi đến giờ nghỉ trưa.

16. “Giải pháp 2 giờ”

Roger Seip, tác giả cuốn sách “ Điều khiển trí tuệ để thành công” đã nêu ra “ giải pháp 2 giờ” trong cuốn sách của ông. Phương pháp này yêu cầu việc sử dụng thời gian, ông viết “ hai giờ mỗi tuần là thời gian bạn sử dụng để hướng tới mục đích tạo ra tinh thần cho tuần tiếp theo”.

Bạn có thể khuyến khích nhân viên bằng cách không làm phiền họ, nhân viên nên có các thời gian tự do để đánh giá mức độ tiến triển và cách sắp xếp lịch tốt nhất cho những ngày tiếp theo.

17. Mang chó và mèo

Vô số các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, văn phòng thân thiết với thú cưng sẽ giúp nâng cao việc hoạt động nhóm và sự hài lòng trong công việc. Các lợi ích của việc này bao gồm nhân viên cảm thấy được thúc đẩy và gia tăng không khí tích cực và tinh thần.

Thú cưng còn là một giải pháp thông minh giúp mọi người biết nhau hơn. Chúng tôi có một chú chó tên Zara, nó được ví như linh vật của cơ quan tôi. Bất cứ nhân viên nào cũng có thể dẫn chú chó đi chơi hoặc đi mua sắm. nếu mà công ty bạn không cho phép dẫn theo vật nuôi, vậy ít nhất bạn nên khuyến khích họ xem một vài tấm hình động vật trực tuyến.

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng để mắt tới những tấm hình động vật dễ thương có thể giúp tăng sự chú ý tỉ mỉ và tổng thể là hiệu suất công việc.

18. Bỏ bàn làm việc

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng lối sống ít vận động có liên quan đến các vấn đề như bệnh tim, bện tiểu đường và bệnh béo phì.

Để chống lại điều này, bàn đứng trở thành một giải pháp tốt. Điều này không chỉ tốt cho sức khỏe của bạn, mà nó còn giúp giảm thiểu sự lo âu và tăng hiệu suất làm việc. Nhưng phải đứng hàng giờ mỗi ngày sẽ gây ra sự khó chịu. Vậy, giải pháp là gì?

Có thể là sử dụng các bàn lắp ghép. Công ty của chúng tôi sử dụng bàn xếp mà có thể hạ thâp hoặc nâng cao và cho chúng tôi biết khi mà chúng tôi ngồi quá lâu. Với tôi thì đứng cả ngày sẽ là một ác mộng, và chiếc bàn có thể thay đổi chiều cao sẽ là một giải pháp thay thế đáng chú ý.

Chưa được đề cập đến, không chỉ Ernest Hemingway, Agatha Christie và Thomas Wolfe, họ không sử dụng bàn thông dụng. Christie sẽ viết bất cứ nơi nào cô ấy ngồi. Wolfe sẽ đứng khi viết và sử dụng các vật như tủ lạnh để làm chỗ tựa khi cần thiết. Hay Richard Wright làm tất cả công việc ở chiếc ghế băng trong công viên Fort Greene ở Brooklyn. Và Truman Capote đã từng nói trong cuốn “ The Paris Review”: “Tôi không thể suy nghĩ nếu tôi không nằm xuống”.

Trong khi bạn không thể hoàn toàn rời khỏi bàn, hãy đề xuất một vài ý tưởng thay thế như là ngồi trên ghế băng, ghế đẩu, bóng thể dục hoặc bàn quỳ. Bạn cũng nên quan tâm việc đầu tư máy chạy bộ hoặc bàn làm việc có thể đạp xe, chiếc võng hoặc nơi làm việc lý tưởng như trạm Altwork tương lai.

19. Hương thảo dược

Lisa Evans, một doanh nhân viết bài cho Entrepreneuer từng có bài đăng: “Hương thơm không hoàn toàn là công cụ đầu tiên bạn nghĩ đến nhằm tăng năng suất và phát triển việc kinh doanh của bạn”, nhưng “ mùi hương là thứ tốt nhất ảnh hưởng đến cảm giác và ảnh hưởng tích cực đến não bộ của bạn”.

Vậy nên, bạn cần xem xét việc đặt tại nơi làm việc với các mùi hương như hương chanh, hoa oải hương, hoa nhài, hương thảo, quế và bạc hà.

Những mùi hương này không chỉ giúp mọi người bình tĩnh lại mà còn gia tăng năng lượng và sự tập trung. Chúng còn chữa các chất chống vi rút, ngăn ngừa vi khuẩn và nấm, có nghĩa là chúng giúp tăng cường hệ miên dịch.

20. Dùng âm nhạc để kích thích

Các nhà thần kinh học đã chỉ ra rằng, chơi một nhạc cụ âm nhạc giống như là một bài tập cho não bộ của bạn, đó là lí do mà nhạc sĩ có thể xử lí các tình huống rất sáng tạo và hiệu quả, họ cũng có thể lập ra kế hoạch và xây dựng chiến lược một cách nhanh chóng.

Nếu bạn không thể phát nhạc tại nơi làm việc, thì ít nhất hãy cho phép nhóm của bạn nghe nhạc. Nếu bạn không muốn tạo ra sự phân tâm, hãy nhắc họ đeo tai nghe.

21. Đừng nói “ tốt lắm”

Có lẽ một trong cách dễ nhất và hiệu quả nhất để thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên là công nhận họ đã làm việc rất chăm chỉ.

Tuy nhiên, để công nhận công sức của họ bạn đừng nên nói những lời qua loa như “tốt”, “tuyệt”. Kkhi khen ngợi ai đó, bạn nên cụ thể hơn do vậy họ biết chính xác rằng những gì họ đã làm thật là tuyệt vời.

22. Hãy nói cho nhân viên bạn biết không sao nếu cần thêm thời gian

Một trong những mẹo năng suất phổ biến nhất là bắt đầu ngày làm việc của bạn với mục tiêu quan trọng nhất. Người khác thì gọi nó là “ công việc khó nhằn nhất trong ngày”.

Dù gì đi nữa thì bạn nên tập trung vào công việc có ưu tiên hàng đầu vào buổi sáng, bởi đó là lúc khả năng làm việc của bạn ở mức độ cao nhất.

Nhưng đôi khi bạn không sẵn sàng để xử lí công việc khó khăn đó. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn đặt mục tiêu đó lên hàng đầu những việc phải làm hoặc lên lịch cho nó.

Và nếu như bạn cảm thấy rằng bạn cũng như đồng nghiệp của bạn cùng chung hoàn cảnh, trong khoảng thời gian này, đừng thúc giục nhân viên nhiều quá, hãy cho họ thêm thời gian. Làm như vậy không phải nói là hãy lãng phí khoảng thời gian đó, mà bạn hãy làm một việc gì đó khác.

Là một chuyên gia về năng suất làm việc, Walter Chen đã từng nói:

“Đã khi nào bạn có cảm giác là mình sẽ làm bất kì điều khác khác ngoại trừ công việc này không? Nếu có, hãy sử dụng cảm giác đó để hoàn thành một công việc hữu ích khác thay vì ngồi lướt Facebook hoặc xem phim truyện.”

Trên đây là bài viết chia sẻ về những cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên. Bạn sẽ áp dụng những biện pháp nào để thúc đẩy năng suất của nhân viên? Hy vọng đã mang đến bạn thông tin hữu ích để áp dụng tại doanh nghiệp.

Tổng hợp từ Entrepreneur