Checklist doanh nghiệp cần làm gì để ứng phó với Covid-19

Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) đã công bố COVID-19 là đại dịch vào ngày 11/03/ 20201. Đại dịch này đã ảnh hưởng lớn tới cuộc sống của nhiều người, của các gia đình và cả cộng đồng, gây ra những ảnh hưởng không nhỏ về kinh tế, xã hội và con người.

Các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với những khó khăn không nhỏ khiến doanh nghiệp cần phải ứng phó nhanh chóng.

Nội dung dưới đây sẽ cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp về việc doanh nghiệp cần làm gì để ứng phó với Covid-19.

Những điều doanh nghiệp cần làm để ứng phó với Covid-19

Doanh nghiệp cần làm gì để ứng phó với Covid-19

1. Lên kế hoạch xử lý khủng hoảng

Với những diễn biến khó lường của tình hình dịch bệnh, việc xem xét các kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh và ứng phó khủng hoảng là điều quan trọng, đồng thời cần chuẩn bị và đưa vào thử nghiệm các kịch bản khác nhau.

• Thiết lập cơ cấu quản lý khủng hoảng với khả năng đưa ra những quyết định nhanh
  chóng
• Rà soát các chính sách, quy trình và kế hoạch ứng phó hiện có
• Xác định thời điểm mang tính quyết định hoặc mức độ nghiêm trọng để kích hoạt các
  kế hoạch tổ chức phù hợp
• Xác định các chức năng kinh doanh quan trọng có thể bị ảnh hưởng và xây dựng
  các chiến lược phục hồi tương ứng
• Xác định và đánh giá mức độ rủi ro của tổ chức và thực hiện các kế hoạch ứng phó
  phù hợp (ví dụ như các nguồn cung quan trọng, các hoạt động với/tại các nước có
  nguy cơ cao)
• Đảm bảo thông tin, truyền thông kịp thời, hiệu quả bao gồm các kế hoạch ứng phó
  khủng hoảng truyền thông trên mạng xã hội

2. Nắm bắt thông tin chính xác và truyền thông hiệu quả

Nắm bắt thông tin chính xác và kiểm tra độ tin cậy của thông tin là rất quan trọng. Thông tin đáng tin cậy là nền tảng cho việc lên kế hoạch và ứng phó với khủng hoảng, giúp các tổ chức đưa ra các quyết định sáng suốt.

Việc đưa thông tin truyền thông một cách chủ động cho tất cả các nhóm liên quan, dựa trên thông tin đúng sự thật, là điều cần thiết để quản lý nhận thức cộng đồng về tình hình dịch bệnh, giảm thiểu thông tin sai lệch và hoang mang dư luận, cũng như giảm những tác động bất lợi đến nền kinh tế và từng cá nhân.

3. Tài chính / Tiền mặt / Bảo hiểm

• Rà soát lại kế hoạch kinh doanh và cập nhật hệ thống/tiêu chí KPI để có cơ sở thực tế cho
  việc đánh giá những hành động cần thực hiện
• Rà soát lại dòng tiền thực tế luân chuyển thường xuyên (hàng ngày) để giảm thiểu khả
  năng thiếu hụt dòng tiền do sụt giảm doanh thu cũng như do việc hạn chế trong việc di
  chuyển của nhân lực và hàng hóa
• Cân nhắc và xem xét ảnh hưởng đến vốn lưu động trong chuỗi cung ứng.
• Rà soát kỹ lưỡng các nghĩa vụ nợ để xác định các tình huống vi phạm hợp đồng có thể xảy
  ra (ví dụ: chậm trả lãi) và đánh giá các hậu quả tiềm tàng.
• Tích cực chủ động kết nối với các bên cho vay và các bên liên quan khác, nhằm tránh bị
  bất ngờ và giúp chủ động sắp xếp lại các khoản nợ cũng như các nguồn tài chính thay thế
  khác.
• Ưu tiên xem xét các chính sách bảo hiểm để đánh giá khả năng được bù đắp do gián đoạn
  kinh doanh và làm rõ phạm vi bảo hiểm chi trả khi tình hình tiếp tục có diễn biến.
• Cân nhắc xem doanh nghiệp có đủ điều kiện hưởng các sáng kiến ​​cứu trợ tài chính được
  Chính phủ triển khai gần đây
• Đánh giá hậu quả xảy ra khi trì hoãn việc mở rộng hoặc hợp nhất kinh doanh và hỗ trợ tài
  chính tiếp theo

4. Lực lượng lao động

doanh nghiệp cần làm gì để ứng phó với Covid-19

Trong khi ưu tiên hàng đầu vẫn là sức khỏe của con người. Lên kế hoạch tạm dừng dây chuyền sản xuất do các vấn đề liên quan tới chuỗi cung ứng, kéo theo hệ lụy tiềm tàng về việc yêu cầu nhân viên tạm thời nghỉ việc.

• Theo dõi lịch trình nhân viên đi công tác (ví dụ: thông qua đại lý du lịch hoặc các ứng
  dụng gọi điện liên thông Call Tree)
• Chỉ định một người liên lạc hoặc người phụ trách giải đáp các câu hỏi của nhân viên
• Có biện pháp duy trì hoặc cải thiện tinh thần nhân viên
• Bắt buộc tự cách ly đối với nhân viên đã từng đến các quốc gia có nguy cơ cao, đã tiếp xúc với bất kỳ ai từ các quốc gia đó hoặc đang có các triệu chứng nhiễm bệnh
• Hạn chế các chuyến công tác đến những nước có nguy cơ lây nhiễm cao
• Xây dựng các quy trình theo dõi liên lạc để xác định những người đã tiếp xúc với nhân viên đã bị hoặc nghi ngờ nhiễm bệnh
• Kiểm tra phạm vi bảo hiểm của nhân viên cho các bệnh liên quan đến COVID-19
• Giáo dục nhận thức cho nhân viên về COVID-19
• Chuẩn bị kế hoạch truyền thông nội bộ để sẵn sàng ứng phó với COVID-19 (ví dụ: đưa thông tin gì, khi nào và bằng cách nào) để hạn chế lo sợ và hoang mang của nhân viên
• Xem xét hỗ trợ cho các nhân viên có hoàn cảnh đặc biệt

5. Phương thức làm việc linh hoạt

Doanh nghiệp cần làm gì để ứng phó với Covid-19

• Phân chia lịch làm việc cho nhân viên (theo địa điểm hoặc theo ca) và triển khai
  các địa điểm làm việc dự phòng cho những nhóm nhân viên khác nhau
• Cho phép nhân viên làm việc tại nhà và hỗ trợ trang bị các thiết bị đầy đủ và cần
  thiết cho làm việc từ xa (ví dụ: laptop, quyền truy cập VPN)
• Sử dụng họp hội nghị trực tuyến với khách hàng và nhà cung cấp

6. Chuỗi cung ứng

doanh nghiệp cần làm gì để ứng phó với Covid-19

Khi khách hàng phụ thuộc vào chuỗi cung ứng ở các khu vực bị ảnh hưởng, có một nguy cơ nghiêm trọng là mức tồn kho giảm nhanh và các công ty phải tìm ra chiến lược để có nguồn cung ứng thay thế.

Trong một số trường hợp, khách hàng đang có dấu hiệu yếu và các bên hữu quan (ví dụ: người cho vay) thì quan ngại về khả năng tồn tại của doanh nghiệp trong tương lai.

Chúng tôi đang thảo luận về những tiềm năng khác nhau và tác động của chúng đối với doanh nghiệp, ví dụ như trường hợp lây truyền virus ở các lãnh thổ khác nhau.

• Xác định các nhà cung cấp Cấp 1 và Cấp 2 quan trọng đối với doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp có nguồn cung từ một nhà cung cấp) và kiểm tra xem họ có trụ sở tại Trung Quốc hoặc các quốc gia có nguy cơ lây nhiễm cao khác cũng như đánh giá mức độ sẵn sàng ứng phó dịch bệnh của những nhà cung cấp này
• Xác định mức tồn kho hiện tại và đưa ra kế hoạch dự phòng trong trường hợp thiếu hàng tồn kho
• Xác định các nhà cung cấp dự phòng hoặc thay thế, nếu nhà cung cấp hiện tại không thể hỗ trợ doanh nghiệp
• Kiểm tra các điều khoản hợp đồng xem có vi phạm Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) hay có tác động khác đối với doanh nghiệp không
• Rà soát các chính sách bảo hiểm để đảm bảo phạm vi bảo hiểm cho các vi phạm hợp đồng liên quan đến việc giao nhận bị chậm trễ

7. Công nghệ/ Dữ liệu/ Viễn thông

• Đảm bảo Trưởng bộ phận CNTT là một thành viên quan trọng của nhóm Quản lý Khủng hoảng
• Ưu tiên cơ sở hạ tầng CNTT ổn định để có thể hỗ trợ nhu cầu làm việc từ xa và các nhu cầu phát sinh khác (ví dụ: khi số lượng các cuộc điện thoại hội nghị/ gọi video tăng đột biến)
• Lên kế hoạch và lập ngân sách cho các giao thức hỗ trợ phần cứng và phần mềm off-site
• Đảm bảo khả năng cung cấp thông tin về các vấn đề kinh doanh và chỉ số hoạt động để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan (ví dụ: yêu cầu báo cáo của chính phủ)
• Xem xét các giải pháp thay thế công nghệ và nắm rõ những hạn chế của các giải pháp này để hỗ trợ kinh doanh liên tục, đặc biệt đối với kinh doanh theo giao thức trực tiếp trong các lĩnh vực như bán lẻ và tiêu dùng

8. Quản lý trang thiết bị

• Thực hiện vệ sinh thường xuyên các khu vực chung (ví dụ: nút bấm thang máy, tay nắm cửa, v.v.)
• Cung cấp vật tư y tế chống nhiễm khuẩn như xà phòng/ nước rửa tay khô và khẩu trang
• Giám sát và theo dõi khách mời đến văn phòng (ví dụ: đo thân nhiệt, kiểm tra họ chưa đến vùng dịch hoặc tiếp xúc với bất kỳ ai từ vùng dịch hoặc các quốc gia có nguy cơ lây nhiễm cao, v.v.)
• Có các quy trình ứng phó tại chỗ để sơ tán nhân viên và khử trùng các khu vực bị nhiễm trong trường hợp có ca nhiễm được xác nhận

9. Các bên liên quan

• Chủ động liên lạc với các nhà cung cấp hoặc khách hàng để theo dõi và quản lý các gián đoạn hoặc thách thức tiềm năng trong việc cung cấp dịch vụ.
• Thông báo cho nhà đầu tư/ cổ đông, nhà cung cấp hoặc khách hàng về kế hoạch ứng phó khủng hoảng hoặc kế hoạch hoạt động để giảm thiểu nỗi lo lắng và củng cố niềm tin của các bên liên quan
• Phối hợp với chính quyền địa phương hoặc cơ quan quản lý về các kế hoạch ứng phó và chuẩn bị phối hợp.

Tạm kết

Trên đây là chia sẻ checklist doanh nghiệp cần làm gì để ứng phó với Covid-19. Hy vọng sẽ hữu ích đến quý doanh nghiệp.

Khủng hoảng do Covid-19 cũng là một dịp để các lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp tĩnh tâm ứng phó với tình hình hiện tại, cũng như cần tư duy lại hoạt động kinh doanh tiếp theo trong giai đoạn bình thường mới. Bộ Cẩm Nang Quản Trị SMART CEO 4.0 chính là chìa khóa để xây dựng nền tảng quản trị vững chắc cho doanh nghiệp hướng đến tương lai bền vững.

Tìm hiểu Bộ Cẩm Nang Quản Trị SMART CEO 4.0: TẠI ĐÂY