Công thức quản trị dòng tiền của doanh nghiệp

Theo cách hiểu đơn giản nhất, quản trị dòng tiền của doanh nghiệp (cash flow management) là kiểm soát là việc cân đối chi thu, kiểm soát dòng tiền vào ra nhằm đảm bảo hoạt động thanh toán cho doanh nghiệp.

Cash flow, tức dòng tiền, về bản chất là dòng chuyển động tiền tệ đi vào và đi ra của doanh nghiệp, là dòng chảy tiền vào (cash inflow) và tiền ra (cash outflow), tạo nên khả năng thanh toán (solvency) hoặc tình trạng mất khả năng thanh toán (insolvency) của doanh nghiệp.

Các vấn đề về dòng tiền cũng tiềm ẩn những nguy cơ tương tự như những vấn đề về huyết áp, tim mạch của cơ thể con người. Những nguy cơ tiềm ẩn này có thể dẫn đến tai biến, đột quỵ bất kỳ lúc nào, kế cả đối với những cơ thể đang rất khỏe mạnh, cường tráng.

Một doanh nghiệp có hoạt động quản trị tài chính chuyên nghiệp không bao giờ dám bỏ qua hoặc xem nhẹ khâu quản trị dòng tiền (cash flow management ), nếu không muốn gặp phải “cái chết bất ngờ”.

Để quản trị dòng tiền, các giám đốc tài chính phải tổ chức thực hiện thường xuyên việc phân tích và hoạch định và dự báo dòng tiền .

1. Phân tích dòng tiền (cash flow analysis)

Phân tích dòng tiền (cash flow analysis) là hoạt động nghiên cứu chu kỳ của các khoản tiền vào và ra của doanh nghiệp, nhằm mục đích xác định việc dư hay thiếu của dòng tiền tại các thời điểm cùng với nguyên nhân và mức độ nghiêm trọng của việc dư hay thiếu này.

Phân tích dòng tiền bao gồm việc phân tích các hoạt động của doanh nghiệp có ảnh hưởng đến dòng tiền ra, vào, chẳng hạn như các khoản phải thu, các khoản vay, các khoản phải chi, thời hạn phải trả các khoản nợ…Bằng cách phân tích dòng tiền, doanh nghiệp có thể sớm phát hiện được những vấn đề liên quan đến dòng tiền và tìm giải pháp để cải thiện dòng tiền.

Một trong những ví dụ phân tích dòng tiền đơn giản nhất là so sánh các khoản mua hàng chưa được thanh toán trong tháng với tổng doanh số bán trong tháng vào mỗi cuối tháng.

Nếu các khoản mua hàng chưa được thanh toán trong tháng cao hơn doanh số bán hàng của tháng đó, doanh nghiệp sẽ phải chi trả nhiều hơn là thu vào trong tháng tới, dẫn đến sự thiếu hụt tiền mặt trong tháng tới. Doanh nghiệp buộc phải có giải pháp để bù đắp khoản thiếu hụt này.

Không ít doanh nghiệp dù đang kinh doanh có lời vẫn luôn bị tình trạng giật gấu vá vai, thiếu hụt tiền mặt thường xuyên nên buộc phải liên tục sử dụng giải pháp tình thế bằng cách lấy khoản này, đắp vào khoản kia; và bộ phận kế toán phải “chạy mướt mồ hôi” để chấp vá, bù đắp các khoản thiếu hụt.

Ngược lại, một số doanh nghiệp lại tìm mọi cách để dòng tiền lúc nào cũng dương và dư thật nhiều cho an toàn.

Cả hai trường hợp đều đem lại những bất lợi cho doanh nghiệp dưới góc nhìn của các chuyên gia tài chính.

Sự thiếu hụt tiền mặt, nếu ở mức độ nghiêm trọng, ví dụ như đến hạn phải trả nợ cho ngân hàng, hoặc cho nhà cung cấp mà doanh nghiệp không có tiền mặt để trả vì chưa thu được nợ của khách hàng, doanh nghiệp có thể bị khởi kiện và yêu cầu tuyên bố phá sản, bất chấp báo cáo tài chính gần nhất thể hiện doanh nghiệp đang kinh doanh rất có lời.

Sự dư dả tiền mặt ở mức độ nhiều quá cũng gây những tác hại không nhỏ. Đồng tiền không được sử dụng hiệu quả và đúng lúc, dẫn đến thừa thãi, trong khi doanh nghiệp phải vay vốn ngân hàng hoặc đối tác với lãi suất cao, thể hiện sự yếu kém của hoạt động quản trị tài chính trong doanh nghiệp.

Đó là lý do các doanh nghiệp có hệ thống quản trị tài chính chuyên nghiệp luôn chú trọng đến việc hoạch định

2. Hoạch định và dự báo dòng tiền (cash flow planning and forecasting).

Hoạch định dòng tiền là hoạt động điều khiển dòng tiền ra vào trong tương lai theo ý doanh nghiệp nhằm tạo ra và duy trì trạng thái tiền mặt phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, thông thường là vừa đủ, cộng với số phần trăm dự phòng tùy theo tình hình thực tế từng doanh nghiệp.

Trên cơ sở phân tích các chu kỳ tiền vào, tiền ra và xác định được những vấn đề tiềm ẩn đối với dòng tiền, các chuyên gia sẽ có những điều chỉnh thích hợp để tiền vào, tiền ra được hài hòa, không bị thiếu hụt nghiêm trọng hoặc dư thừa quá mức cần thiết.

Bước thứ hai để dự báo chính xác dòng tiền là những hiểu biết về số tiền phải chi và thời điểm chi. Điều đó không chỉ có nghĩa là khi nào phải chi mà còn là chi cho cái gì.

Hãy liệt kê các khoản phải chi, bao gồm chi phí thuê, nhập hàng, tiền lương và thuế phải trả hoặc các khoản phải trả khác như chi phúc lợi, mua dụng cụ, thuê tư vấn, đồ dùng văn phòng, trả nợ, quảng cáo, sửa chữa tài sản, nhiên liệu và chi lợi tức,…

Thông thường, dòng tiền phải được hoạch định và dự báo theo từng tháng, cho 12 tháng tới theo hình thức “rolling” (lăn) – tức mỗi tháng phải cập nhật dự báo một lần cho 12 tháng kế tiếp (rolling forecast).

Trường hợp công ty đang trong tình trạng khó khăn về khả năng thanh toán thì cần phải Lập các Dự báo về dòng tiền theo tuần, thậm chí theo ngày. Dự báo chính xác về dòng tiền sẽ giúp công ty nhận thức được những khó khăn về tiền trước khi nó xảy ra.

Cần phải hiểu rằng dự báo về dòng tiền không phải là cái nhìn thoáng qua về tương lai. Dự báo về dòng tiền phải là những dự đoán có căn cứ, dựa trên cân đối giữa nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: việc thanh toán của khách hàng trong quá khứ, dựa trên tính toán kỹ lưỡng về những khoản sắp phải chi, và khả năng yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp.

Các dự đoán được dựa trên giả định rằng khách hàng sẽ thanh toán trong một khoảng thời gian giống như những lần thanh toán trước đó, nhà cung cấp sẽ cho phép gia hạn thanh toán tương tự như những lần nhập hàng trước đó.

Và các khoản chi thường bao gồm chi đầu tư nâng cấp tài sản, chi lãi vay, các khoản chi cần thiết khác, và các khoản doanh thu thường được dự kiến dựa theo tính chất mùa vụ.

Hãy bắt đầu việc dự đoán dòng tiền bằng việc cộng số dư tiền tại thời điểm đầu kỳ với các khoản tiền dự kiến thu được từ các nguồn khác nhau.

Để làm việc đó, bạn sẽ thu thập các thông tin từ phòng kinh doanh, đại diện bán hàng, kế toán công nợ và dự phòng tài chính. Đối với tất cả các thông tin này, bạn sẽ đặt ra cùng một câu hỏi: Bao nhiêu tiền sẽ thu được từ khách hàng, từ lãi tiền gửi, phí dịch vụ, một phần từ các khoản nợ khó đòi, và từ các nguồn khác, và khi nào thì thu được?

Hoạch định dòng tiền là khâu quan trọng bậc nhất của hoạt động quản trị dòng tiền, còn quản trị dòng tiền lại là hoạt động quan trọng bậc nhất trong hoạt động quản trị tài chính.

3. Kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo dòng tiền ra

Sau hoạch định phải là việc kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo dòng tiền ra, vào theo đúng kế hoạch đã lập với mức chênh lệch nằm trong biên độ cho phép.

Các hoạt động tiếp theo sẽ là theo dõi, đánh giá, điều chỉnh dòng tiền theo những biến động (hoặc biến cố) của tình hình sản xuất kinh doanh.

Cải thiện các khoản thu

Nếu công ty được khách hàng thanh toán ngay sau khi giao hàng, công ty sẽ không bao giờ gặp vấn đề về dòng tiền. Nhưng thật không may, điều đó khó có thể xảy ra, do vậy công ty cần cải thiện các khoản thu thông qua việc kiểm soát tốt các khoản công nợ phải thu khách hàng.

Vấn đề cơ bản là cải thiện được tốc độ từ đưa vật tư, nguyên liệu vào sản xuất hàng hoá, cải thiện tốc độ bán hàng, và tốc độ thu tiền.

Sau đây là một số gợi ý cụ thể về việc này:

• Cung cấp các khoản triết khấu thanh toán cho khách hàng, để khuyến khích họ thanh toán sớm tiền hàng;
• Yêu cầu khách hàng trả trước một phần tiền hàng tại thời điểm đặt hàng;
• Yêu cầu séc tín dụng đối với tất cả các khách hàng mua chịu;
• Tìm mọi cách thanh lý hàng tồn đọng lâu ngày;
• Phát hành hoá đơn kịp thời và đốc thúc thanh toán nếu khách hàng chậm trễ;
• Theo dõi các đối tượng khách hàng nợ để phát hiện và tránh những khoản nợ tồn đọng;
• Thiết lập chính sách tín dụng thay vì từ chối giao dịch với các khách hàng chậm thanh toán.

Quản lý các khoản công nợ phải trả

Tăng trưởng doanh thu có thể che đậy rất nhiều vấn đề, thậm chí là những vấn đề nghiêm trọng.

Khi bạn quản lý một công ty đang phát triển, bạn phải kiểm soát các khoản chi một cách thận trọng. Đừng bao giờ tự mãn chỉ với doanh thu tăng.

Vào bất kỳ thời điểm nào, bất kỳ nơi nào bạn nhận thấy chi phí tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các khoản chi phí để có thể cắt giảm hoặc kiểm soát tốt hơn.

Sau đây là một số gợi ý để sử dụng tiền một cách hợp lý:

• Tận dụng hết lợi thế từ những điều khoản mua chịu. Nếu nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày, thì không nên trả trong vòng 15 ngày.
• Nên sử dụng chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn phải thanh toán. Công ty có thể vẫn đáp ứng được yêu cầu của nhà cung cấp đồng thời vẫn có thể sử dụng được khoản tiền đó lâu nhất có thể;
• Đàm phán với nhà cung cấp khi họ không thấy được tình hình tài chính của công ty. Nếu công ty cần trì hoãn thanh toán, cần phải có được sự tin tưởng và thông cảm từ phía nhà cung cấp;
• Xem xét kỹ lưỡng khi chấp nhận thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu của nhà cung cấp. Nó có thể có lợi cho công ty nhưng cũng có thể là một thiệt thòi cho công ty khi thanh toán sớm.
• Cần xem xét chi tiết các điều khoản; Không nên luôn luôn lựa chọn những nhà cung cấp có giá thấp nhất. Nhiều khi điều khoản thanh toán mềm dẻo có thể góp phần cải thiện dòng tiền của công ty hơn là mặc cả được giá rẻ.

Tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, tồn kho

Hàng tồn kho luôn là vấn đề nan giải khiến chủ doanh nghiệp đau đầu. Giải quyết vấn đề này tiền sẽ không bị trì trệ. Điều cần thiết là trước khi sản xuất, doanh nghiệp phải dự đoán nhu cầu thị trường, lượng hàng hóa mà công ty có thể bán, vì khả năng dự báo chính xác để biết sản xuất bao nhiêu là vừa phải.

Bên cạnh đó bạn cũng cộng thêm hiểu biết về kiến thức thị trường tiêu dùng và các đối thủ cạnh tranh để hạn chế sản xuất dư thừa.

Dự báo là điều cần thiết để đạt được độ chính xác tương đối. Thị trường có nhiều thay đổi, dự báo cần phải thường xuyên hơn và liên tục hơn.

Việc rà soát lại hoạt động hàng hóa và tồn kho là rất quan trọng để có thể kịp thời điều chỉnh đầu ra, giảm lượng hàng hóa dư thừa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí như nhiên liệu, nhân công và kho bãi.

Để vượt qua thâm hụt ngân sách

Sớm hay muộn, công ty cũng có thể sẽ gặp phải vấn đề về thanh toán. Điều này không có nghĩa là công ty đã thất bại trong kinh doanh.

Đó là vấn đề rất bình thường, xảy ra hàng ngày trong hoạt động kinh doanh, và thực tế kinh doanh sẽ giúp công ty kiểm soát và vượt qua được thâm hụt ngân sách.

Chìa khoá để vượt qua sự thâm hụt về tiền là việc nhận biết những vấn đề càng sớm và càng chính xác càng tốt.

Các ngân hàng thường cảnh giác đối với những công ty khan hiếm về tiền. Họ thường chỉ thích cho vay khi những công ty chưa thực sự cần tiền, khoảng một tháng trước khi công ty cần tiền để chi tiêu.

Nếu công ty không phát hiện và dự đoán được thâm hụt ngân sách, ngân hàng rất khó có thể cho công ty vay khi công ty đang lâm vào tình trạng thâm hụt.

Nếu công ty dự đoán được sẽ thâm hụt tiền, công ty có thể đàm phán một hạn mức tín dụng với ngân hàng. Điều này cho phép công ty có thể vay tiền khi cần. Thực sự cần thiết khi công ty có được hạn mức tín dụng trước khi gặp phải khó khăn về tiền.

Nếu ngân hàng không cho vay tiền, công ty có thể cầu viện đến nhà cung cấp. Các chủ nợ thường mong muốn công ty tiếp tục tồn tại và kinh doanh để trả tiền hơn là các ngân hàng, và họ có thể hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của công ty.

Công ty có thể có được những điều khoản gia hạn từ nhà cung cấp, đó gần như là những khoản vay chi phí rất thấp. Điều đó chỉ có nếu công ty có quan hệ tín dụng tốt trong quá khứ và đã thông báo tình hình tài chính cho nhà cung cấp.

Xem xét sử dụng các công cụ tài chính. Đó là các dịch vụ tài chính như mua nợ, mua các khoản phải thu mà công ty không có khả năng thu hồi trong nhiều tuần hoặc trong nhiều tháng.

Công ty có thể mất khoảng 15% các khoản phải thu này, khi công ty mua nợ yêu cầu chiết khấu, nhưng điều đó giúp công ty tránh được những phiền nhiễu khi đòi nợ và có thể là nguồn trang trải cho hoạt động hàng ngày mà không phải vay mượn.

Thúc giục các khách hàng tốt nhất thanh toán. Giải thích cho họ tình hình tài chính và, nếu cần thiết, cung cấp các khoản chiết khấu thanh toán cho họ.

Công ty cũng cần đốc thúc những khách hàng chậm thanh toán, những khách hàng đã nhận được hoá đơn nhưng chưa thanh toán sau hơn 90 ngày. Đề nghị chiết khấu nếu họ thanh toán ngay lập tức.

Công ty có thể thu tiền bằng cách bán và tái thuê tài sản như máy móc, thiết bị, máy tính, hệ thống điện thoại và thậm chí bàn ghế văn phòng. Các công ty chuyên cho thuê tài chính có thể thực hiện các giao dịch này. Chi phí không rẻ, và công ty có thể mất các tài sản này nếu không trả được tiền thuê.

Lựa chọn thanh toán các hoá đơn một cách thận trọng. Đừng chỉ thanh toán các khoản nhỏ nhất và bỏ qua các khoản khác. Hãy thanh toán lương cho nhân viên trước, nếu không có thể họ sẽ nghỉ việc.

Tiếp theo hãy thanh toán cho những nhà cung cấp thiết yếu. Hỏi các nhà cung cấp còn lại xem công ty có thể trì hoãn thanh toán hoặc thanh toán trước một phần.