Feedback trong doanh nghiệp, làm chuyện nhỏ, hiệu quả lớn

Trong quản trị doanh nghiệp, một trong những chuyện ít được quan tâm là vấn đề feedback, feedback thì nhỏ thôi, nhưng nếu nghe đúng, làm đúng thì hiệu quả cải thiện không ngờ.

Feedback đủ chất và lượng sẽ có tác động đến toàn công ty, dù bất cứ level nào.

Tôi có tham dự nhiều event, workshop của Google, Facebook tại Việt Nam.

Ở mỗi event luôn có tờ feedback kèm theo trong tài liệu, tới cuối buổi họ sẽ nhờ bạn review và ghi feedback vào các tờ giấy, sau đó họ sẽ tranh thủ thu lại ngay trước khi bạn kịp rời đi.

Mỗi công ty có cách hỏi khác nhau, Facebook thích ngắn gọn, thường chỉ có 4-5 câu, họ hay dùng kiểu rate từ 1-10 như mọi người hay thấy khi truy cập Facebook.

Trong khi đó, Google lại thích feedback cụ thể hơn bằng cách kêu gọi viết rõ ý kiến.

Số lượng câu hỏi thường vào khoảng 10 câu với 1-2 trang A4.

Bạn nào hay học các khóa online miễn phí từ Google, nếu để ý, sau mỗi chương, mỗi course luôn có phần feedback đi kèm.

Điều thú vị là khi nói chuyện với các anh chị làm bên Google lúc cuối buổi event, chắc chắn họ luôn hỏi: anh chị thấy buổi hôm nay thế nào, có học được gì không, có áp dụng ngay vào công ty được không, có gì đóng góp để làm tốt hơn nữa không…bla bla…

Có anh CTO người Đức hay mở các khóa học ngắn hạn liên quan chuyên ngành, cuối mỗi buổi, anh lại làm một cái poster: What you learn, what you like, what you don’t like, how can I make it better…để mọi người viết feedback và dán lên đó bằng giấy note.

Đấy là chuyện học, tuy nhiên nếu áp dụng đúng trong doanh nghiệp thì cũng rất cần thiết. Một vài nguyên tắc feedback theo tôi là cần thiết:

– Không giới hạn thời gian
– Không giới hạn level, position, title
– Không giới hạn cách thực hiện
– Càng sớm càng tốt
– Thường xuyên thúc đẩy

Ở doanh nghiệp, có thể áp dụng nhiều cách đa dạng, tùy theo quy mô, ngân sách, thời gian.

Một phương pháp phổ biến là 360 degree feedback, phương pháp này có thể áp dụng cho doanh nghiệp cực lớn, mỗi nhân viên chỉ mất chừng 15 phút, khả năng đánh giá ở tất cả level, từ dưới lên, từ trên xuống.

Làm nhanh thì chỉ cần 1 tuần là xong việc feedback cho hàng chục ngàn nhân viên.

Tuy nhiên, theo tôi biết, phương pháp này nên áp dụng cho các doanh nghiệp lớn vì kết quả mang tính tổng quát.

Doanh nghiệp SMEs có thể áp dụng phương pháp feedback bằng form.

Form có thể tạo bằng Google form rất tiện lợi và nhanh chóng. Việc feedback có thể thực hiện 24/7, không cần chờ đến các buổi họp thường kì.

Người feedback có thể ẩn danh (anonymous) hoặc công khai, được tùy chọn.

Các vấn đề được phản hồi nên kèm tùy chọn về mức độ ưu tiên, có thể dùng rate 1-10.

Các phần có thể feedback như bên dưới, lưu ý là việc này cần được khuyến khích liên tục, không có giới hạn.

– Feedback từ level này qua level khác
– Phản hồi về policy công ty
– Góp ý tưởng phát triển công ty
– Khiếu nại các sai sót từ phía công ty
– Feedback cho người trình bày trong các buổi training, working.

Sau khi nhận feedback, những người liên quan cần phân loại và tìm hướng xử lý.

Tùy theo vấn đề, tùy theo mức độ ưu tiên, có những feedback cần trao đổi trực tiếp với người gửi, có những vấn đề nhiều người quan tâm thì cần trả lời sớm trên các kênh chính thức, có khi tổng hợp lại và trả lời 1 lần vào các dịp phù hợp.

Feedback đúng tạo điều kiện cho các thành viên trong công ty cùng đóng góp ý kiến, giảm thiểu những vướng mắc khi làm việc, giúp công ty nhận được vấn đề sớm và có hướng để cải thiện.

Hơn hết cả, nhân viên cũng thấy được tinh thần cầu thị từ phía lãnh đạo và ngược lại, từ đó thúc đẩy tinh thần cởi mở trong công việc.

Nguyễn Ngọc Dũng | Ylinkee