Hướng dẫn chi tiết về phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

Hướng dẫn chi tiết về phân tích công việc trong quản trị nguồn nhân lực

phân tích công việc

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi đăng tin tìm kiếm ứng viên. Vì sao ư? Vì đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu và mô tả được công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó chọn được đúng nhân tài mà tổ chức đang cần.

Muốn thu hút ứng viên giỏi, nhất định phải có “bí kíp”. Và một trong những yếu tố không thể thiếu làm nên bộ “bí kíp” đó của nhà tuyển dụng chính là quá trình phân tích công việc.

Bạn đang có rất nhiều câu hỏi xoay quanh phân tích công việc? Chúng tôi sẽ giải đáp giúp bạn ngay đây.

Khái niệm phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu một công việc để xác định những hoạt động và trách nhiệm nào của nó, tầm quan trọng tương đối của nó đối với các công việc khác, trình độ cần thiết để thực hiện công việc và các điều kiện mà công việc được thực hiện.

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, sau đó xác định điều kiện thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cùng các phẩm chất, kỹ năng cần có để hoàn thành.

Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.

Các dữ liệu thu thập được đóng vai trò then chốt giúp quá trình phân tích công việc diễn ra suôn sẻ, có cơ sở hơn. Cụ thể, phân tích công việc sẽ đi tìm và giải đáp các câu hỏi này:

  • Nhiệm vụ của nhân viên là gì?
  • Thời gian kết thúc công việc?
  • Quá trình thực hiện diễn ra cụ thể như thế nào? Ở đây? Làm thế nào để thực hiện?
  • Lý do cần thực hiện những công việc này?
  • Yếu tố cần thiết giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ?

Tại sao phải phân tích công việc?

phân tích công việc

Vai trò của phân tích công việc là giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và hoàn thành mục tiêu đề ra.

Với một bản phân tích rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguy cơ xảy ra bất bình đẳng nội bộ – đồng thời hỗ trợ định hướng phát triển và đào tạo cho nhân sự.

Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để cấp quản lý phân chia thời gian biểu, giám sát tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả và lên chiến lược trong tương lai tốt hơn.

Thông tin thu thập được từ hoạt động phân tích công việc có thể được vận dụng cho những hoạt động sau:

  • Lập kế hoạch nguồn nhân lực.
  • Quản trị hiệu suất.
  • Tuyển dụng nhân sự.
  • Lập kế hoạch nghề nghiệp và kế nhiệm (succession planning).
  • Đào tạo và phát triển.
  • Quản lý lương thưởng và phúc lợi.
  • Xây dựng chính sách đảm bảo sức khỏe, an toàn và an ninh.
  • Nuôi dưỡng quan hệ với nhân viên/ người lao động.
  • Quản lý rủi ro.

Khi nào cần phân tích công việc

phân tích công việc

Phân tích công việc được thực hiện trong 3 trường hợp sau:

  1. Khi tổ chức được thành lập và sử dụng phân tích công việc lần đầu tiên
  2. Khi doanh nghiệp cần có thêm một cố công việc mới.
  3. Khi các công việc phải thay đổi do các tác động từ khoa học kỹ thuật mới, phương pháp, thủ tục hoặc một hệ thống mới.

Mục đích của phân tích công việc

Mục đích của phân tích công việc chính là giúp trả lời 6 câu hỏi sau:

  1. Nhân viên thực hiện những công tác gì?
  2. Khi nào công việc được hoàn thành?
  3. Công việc được thực hiện ở đâu?
  4. Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?
  5. Tại sao phải thực hiện công việc đó?
  6. Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?

Phân tích công việc sẽ giúp nhà quản trị có thể hiểu tóm tắt được trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên đảm nhiệm một công việc, các điều kiện, kiến thức và kỹ năng nhân viên cần có để xử lý công việc đó…

Vai trò của phân tích công việc

phân tích công việc

  • Xác định trách nhiệm, quyền hạn của nhân sự khi làm việc, từ đó bảo đảm hiệu quả và đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp.
  • Loại bỏ sự bất bình đẳng của mỗi nhân viên, tránh sự so sánh không cần thiết trong một tổ chức.
  • Định hướng phát triển cho nhân sự, xem xét nhu cầu đào tạo nhân viên.
  • Làm cơ sở cho việc lên kế hoạch công việc và phân chia thời gian biểu làm việc hợp lý.
  • Giúp cấp trên giám sát công việc nhân sự cấp dưới đơn giản, thuận tiện hơn.
  • Xây dựng hệ thống đánh giá, xếp hạng công việc làm cơ sở đưa ra thay đổi về mức lương, thưởng phù hợp. Ngoài ra, dựa vào tính chất công việc và tình hình nhân sự hiện tại để quyết định bổ sung hoặc giảm bớt sao cho phù hợp.

Nội dung phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc bao gồm việc thu thập thông tin về các đặc điểm đặc trưng của công việc như:

  • Kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết (Knowledge, skills, and abilities – KSAs)
  • Nhiệm vụ và hành vi trong công việc.
  • Tương tác với những bên liên quan – cả nội bộ và bên ngoài.
  • Tiêu chuẩn thực hiện.
  • Ngân sách và tác động về mặt tài chính.
  • Máy móc/ thiết bị cần sử dụng.
  • Điều kiện làm việc.
  • Quy trình giám sát.

Nếu người sử dụng lao động chưa có kinh nghiệm cần thiết, việc nhóm các công việc với chức năng liên quan sẽ góp phần hỗ trợ hiệu quả của quá trình phân tích công việc.

Ví dụ:

  • Nhóm công việc (Job family). Phân nhóm các công việc liên quan với nội dung tương tự nhau.
  • Công việc (Job). Nhóm công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà một cá nhân cần thực hiện.
  • Nhiệm vụ (Task). Tuyên bố cụ thể về những gì một cá nhân cần làm, với các nhiệm vụ tương tự được nhóm chung lại.

Lấy ví dụ về cách phân tích công việc với dịch vụ kỹ thuật:

  • Nhóm công việc (Job family). Dịch vụ kỹ thuật.
  • Công việc (Job). Nhân viên dịch vụ kỹ thuật.
  • Nhiệm vụ (Task). Hỗ trợ về phương diện kỹ thuật cho khách hàng qua điện thoại.

Quy trình phân tích công việc

phân tích công việc

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc

Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.

Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản

Bước tiếp theo của xác định mục đích sử dụng, nhà phân tích công việc sẽ phải xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến trình công việc (process charts) và bảng mô tả công việc hiện có.

Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có mối liên kết với các công việc khác như thế nào.

Sơ đồ tiến trình hay còn được gọi là sơ đồ luồng công việc hoặc lưu chuyển đồ (flow of work chart) giúp nhà phân tích hiểu rõ và co tiết từ đầu vào (inputs) tới đầu ra (outputs).

Sau cùng bảng mô tả công việc hiện thời sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bảng mô tả công việc hoàn chỉnh hơn.

Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Đây là việc cần thiết khi có nhiều công việc tương tự nhau. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian phân tích các công việc trong dây chuyền sản xuất chẳng hạn.

Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc

Việc xác định những nhiệm vụ nhân viên cần làm không hề đơn giản.

Bí quyết ở đây là thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp, cũng như từ những người đương nhiệm có năng lực nhất – thông qua bảng câu hỏi hoặc phỏng vấn.

1. Bảng câu hỏi mở

Với phương pháp này, nhân viên đương nhiệm và / hoặc người quản lý sẽ điền vào bảng câu hỏi về các KSA cần thiết cho công việc.

HR sẽ tổng hợp câu trả lời để từ đó làm nên một tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc. Đây là phương pháp cơ bản, thích hợp khi nguồn lực hạn chế.

2. Bảng câu hỏi cấu trúc

Bảng câu hỏi loại này hướng tới mục tiêu lọc ra các câu trả lời cụ thể – nhằm xác định tần suất thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối của chúng và các kỹ năng cần thiết cho công việc.

Phương pháp này tỏ ra rất hữu ích khi cần phân tích công việc cách khách quan, cũng như cho phép sử dụng đến các mô hình máy tính.

3. Phỏng vấn

Trong phỏng vấn trực tiếp, người phỏng vấn thu thập thông tin cần thiết từ nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc.

Một danh sách câu hỏi định trước sẽ được đưa vào buổi nói chuyện, với các câu hỏi bổ sung được đưa ra thêm dựa trên phản ứng của nhân viên.

Phương pháp này là lựa chọn lý tưởng cho các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.

4. Quan sát

Với phương pháp này, cấp quản lý/ nhân sự sẽ tiến hành quan sát trực tiếp nhân viên khi họ đang thực hiện nhiệm vụ – kết quả sau đó sẽ được tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc.

Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Cách phân tích này tỏ ra hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kỳ ngắn.

5. Nhật ký làm việc

Nhật ký làm việc là một hồ sơ tổng hợp lại thông tin về tần suất và thời gian của các nhiệm vụ. Nhân viên sẽ giữ cuốn nhật ký này trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần.

Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ phân tích nhật ký để từ đó xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí này.

Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp lượng thông tin lớn.

Thế nhưng, vai trò của bộ phận chuyên trách trong phân tích công việc là phải lọc lại dữ liệu để tìm ra thông tin phù hợp.

6. Phỏng vấn hành vi

Nếu như phương pháp truyền thống chỉ tập trung vào nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của công việc – thì ngược lại, mục đích của phỏng vấn hành vi là đánh giá những năng lực cần thiết cho công việc. Trong đó:

  • Một nhóm các nhà quản lý cấp cao cùng họp lại để xác định các lĩnh vực quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai.
    Nhân sự tập hợp các cá nhân hiểu biết về công việc – đó có thể là nhân viên, người quản lý, giám sát, chuyên gia đào tạo, v.v…
  • Người phụ trách chính sẽ tiến hành phỏng vấn các thành viên tham gia để thu thập thông tin về các hành vi ứng xử và tình huống thực tế xảy ra trong công việc. Sau đó, họ sẽ xây dựng bản mô tả chi tiết về từng năng lực đã được xác định.
  • Nhân sự cùng các thành viên ban hội thẩm xác định các KSA cần thiết để đáp ứng các năng lực đó.
  • Cuối cùng, nhân sự xác định các tiêu chuẩn quan trọng cho từng công việc.

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên

phân tích công việc

Cần kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận côn việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc

Sau khi hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo 2 tài liệu cơ bản, đó là bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc.

Mỗi vị trí đều có đặc điểm riêng nên phân tích công việc cũng vì thế mà khác biệt. Nhân viên Lễ tân sẽ có mô tả khác nhân viên Phục vụ, vị trí Đầu bếp sẽ được phân tích công việc nhiều hơn Phụ bếp.

Vì thế, phân tích công việc không chỉ có lợi cho nhân viên và cả người quản lý cũng dễ dàng dựa vào đó để biết được tình hình làm việc của cấp dưới.

>