Hướng dẫn lập kế hoạch bán hàng chi tiết, bài bản và chuyên nghiệp

Lập kế hoạch bán hàng là công việc rất quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Kế hoạch bán hàng (sales plan) được xem là tấm bản đồ giúp doanh nghiệp nói chung và bộ phận kinh doanh nói riêng thấy được những việc cần làm và lộ trình thực hiện các hoạt động bán hàng dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp và thị trường để đạt các mục tiêu kinh doanh như doanh thu, doanh số, thị phần, khách hàng…

Mỗi sản phẩm, lĩnh vực, ngành nghề đều có những đặc thù khác nhau nhưng nhìn chung, việc xây dựng kế hoạch bán hàng cho một sản phẩm đều phải trải qua 11 bước cơ bản dưới đây.

Mời bạn cùng đọc và thực hành nhé!

Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng không phải là việc tạo ra một bản kế hoạch trên giấy cho có mà là một quá trình nghiên cứu và thiết lập các hoạt động bán hàng có thể thực hiện hiệu quả trên thực tế.

Sau đó thể hiện nó bằng văn bản để ban lãnh đạo, điều hành, các phòng ban và đặc biệt là bộ phận kinh doanh/ bán hàng dễ dàng nắm bắt và thực thi.

1. Tổng hợp và đánh giá hiệu quả kế hoạch bán hàng đã triển khai

Tổng hợp, đánh giá hiệu quả kế hoạch bán hàng từng triển khai là bước rất quan trọng giúp bạn rút ngắn thời gian xây dựng kế hoạch cũng như giảm thiểu tối đa các vấn đề, rủi ro có thể gây ra sự không hiệu quả khi thực thi.

Đặc biệt, các số liệu bán hàng cũ sẽ là cơ sở giúp bạn xây dựng mục tiêu cho kế hoạch mới. Trong bước này, bạn nên xem xét:

• Hiệu quả đạt được là những gì (có số liệu cụ thể).
• Lý do thành công hoặc không thành công.
• Có những vấn đề gì xảy ra.
• Nguyên nhân vấn đề.
• Giải pháp đã sử dụng là gì, hiệu quả thu được như thế nào sau đó.
• Những nội dung đã rút kinh nghiệm.

Để các nhận định trên là chính xác, bạn cần đặt nó trong bối cảnh tình hình thị trường, cạnh tranh và công ty tại thời điểm thực hiện kế hoạch.

2. Phân tích, đánh giá tình hình thị trường hiện tại và dự đoán xu hướng

Sau khi xem xét và đánh giá các kế hoạch bán hàng trước đó, chắc hẳn bạn cũng đã nhìn ra diễn biến của thị trường. Tuy nhiên, điều đó là chưa đủ.

Bạn cần thực hiện các cuộc điều tra, khảo sát và thăm dò thị trường:

• Khách hàng mục tiêu: vấn đề, khó khăn, nhu cầu, hành vi,…
• Đối thủ cạnh tranh: sản phẩm – dịch vụ, điểm mạnh – điểm yếu, các chương trình Marketing – bán hàng đang thực hiện.
• Tình hình vĩ mô: kinh tế, chính trị, xã hội.
• Xu hướng, trào lưu đang diễn ra (có liên quan đến lĩnh vực của bạn).

Qua việc khảo sát này, bạn có thể có những ý tưởng ban đầu cho kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, với các hiểu biết về đối thủ cạnh tranh, bạn có thể đưa ra các định hướng quảng bá sản phẩm và kế hoạch bán hàng phù hợp.

Bên cạnh đó, việc khảo sát, đánh giá thị trường cũng như lựa chọn phân khúc thị trường, kênh phân phối là những yếu tố liên quan trực tiếp đến chi phí cần thiết để đầu tư và hình thức bán hàng phù hợp.

Ví dụ, việc triển khai kinh doanh ở tỉnh lẻ, nông thôn có thể cần ít vốn đầu tư địa điểm, cơ sở vật chất, hạ tầng hơn ở thành phố lớn. Tùy vào định hướng chiến lược và khả năng tài chính của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch khả thi.

3. So sánh với đối thủ cạnh tranh

Bước 2 bạn đã khảo sát đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên bạn cần sử dụng các dữ liệu thu được và đưa ra phân tích, so sánh với doanh nghiệp mình để nhìn nhận mình đang ở đâu trên thị trường và ở mức nào so với đối thủ.

Điều này giúp bạn đưa ra phương án cạnh tranh tốt nhất.

4. Đánh giá các nguồn lực hiện tại

Mọi kế hoạch sẽ là viển vông nếu bạn không dựa trên việc phân tích, đánh giá nguồn lực hiện có như:

• Nhân sự
• Tài chính
• Hạ tầng
• Công cụ

Hãy chỉ ra các điểm yếu là rào cản cho hoạt động bán hàng và điểm mạnh có thể tận dụng để khắc phục điểm yếu.

Trong các yếu tố trên, bạn nên chú ý tới “nhân sự” (đội ngũ bán hàng) về cả số lượng, năng lực chuyên môn, tinh thần và thái độ. Trong trường hợp nguồn lực này và định hướng của bạn chưa khớp với nhau, bạn có thể xem xét hai phương án:

• Phát triển số lượng, chất lượng nhân sự để đáp ứng kế hoạch.
• Điều chỉnh định hướng, kế hoạch theo nguồn lực nhân sự hiện có.

Nếu theo phương án 1, hãy nêu rõ mong muốn, yêu cầu cụ thể của bạn để bộ phận khác hiểu và phối hợp.

5. Làm rõ thị trường mục tiêu, chân dung khách hàng hướng đến trong kế hoạch

Thị trường mục tiêu là điểm khởi đầu để vạch ra các hoạt động trong kế hoạch. Tiếp đến là khách hàng mục tiêu.

Trong chiến lược kinh doanh, chắc chắn đã có phân tích về thị trường và khách hàng mục tiêu, hãy dựa vào đó để xác định nhũng tệp khách hàng nhỏ hơn cho kế hoạch này.

Bao giờ cũng vậy, bạn luôn cần mô tả chính xác, rõ ràng chân dung khách hàng hướng đến.

Nếu khách hàng là doanh nghiệp, hãy chỉ ra:

• Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
• Quy mô hoạt động.
• Số lượng nhân sự.
• Doanh thu.
• Vị trí địa lý.

Ngoài ra, bạn cần làm tiếp một bước nữa là vẽ chân dung của người bạn sẽ tiếp cận chẳng hạn như người mua hay người ra quyết định với các thông tin:

• Tuổi tác.
• Giới tính.
• Vị trí địa lý
• Vị trí, quyền hạn trong doanh nghiệp.
• Sở thích, thói quen

Sau khi bạn đã xây dựng được bức tranh tổng thể về khách hàng, hãy phân loại khách hàng theo từng nhóm khách hàng mục tiêu. Tiêu chí phân loại sẽ tùy vào mỗi doanh nghiệp.

Tuy nhiên, có thể dựa trên cách phân loại phổ biến sau:

• Theo loại hình hoạt động (thương mại, dịch vụ, sản xuất)
• Theo ngành nghề (dược, thực phẩm, máy công nghiệp, xây dựng…)
• Theo quy mô (doanh thu, nhân sự, số chi nhánh)
• Theo vị trí địa lý (miền Nam, miền Bắc, miền Trung, trong nước, nước ngoài)

Ngoài ra, trong một số kế hoạch bán hàng có định hướng up sales hoặc cross sales, bạn có thể xem xét chia khách hàng theo:

• Giá trị hợp đồng, đơn hàng.
• Số lần mua hàng.
• Thời gian mua hàng (trong vòng 6 tháng, 1 năm…)

Việc phân loại từng nhóm khách hàng sẽ giúp cho bạn đưa ra được những kế hoạch bán hàng phù hợp.

Hãy đảm bảo rằng đội ngũ bán hàng của bạn thấu hiểu khách hàng, khách hàng mục tiêu rất rõ.

Có như vậy mới có thể tăng được tỉ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng và khách hàng trung thành.

6. Xác định mục tiêu bán hàng

Sau khi đã phân tích, đánh giá tình hình chung cũng như năng lực của doanh nghiệp, đây là lúc bạn cần đưa ra các mục tiêu bán hàng cụ thể.

Kế hoạch bán hàng giống như một bản phác thảo những việc bạn cần làm, là lộ trình giúp doanh nghiệp thực hiện các chuỗi hoạt động tiếp thị, bán hàng dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Để có một kế hoạch hiệu quả, trước tiên cần xác định mục tiêu mong muốn đạt được cùng với mốc thời gian cụ thể.

Mục tiêu và thời hạn đạt được mục tiêu càng chi tiết, càng cụ thể thì việc đo lường hiệu quả của kế hoạch sẽ dễ dàng hơn và đem lại khả năng thành công cao hơn cho doanh nghiệp.

Trong quá trình xác định mục tiêu, doanh nghiệp có thể dựa trên quy tắc SMART bao gồm các yếu tố như sau:

• S – Specific: Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu
  M – Measurable: Đo đếm được
  A – Achievable: Tính khả thi (có thể đạt được)
  R – Realistic: Thực tế, không viển vông
  T – Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu

7. Thiết lập các chương trình bán hàng

Sau khi đã có mục tiêu, bây giờ là lúc bạn suy nghĩ làm sao để đạt được mục tiêu đó dựa trên các nguồn lực đã xác định.

Các chương trình trong kế hoạch bán hàng cần chỉ ra:

• Bạn sẽ tổ chức những hoạt động gì?
• Mỗi hoạt động lại có những mục tiêu nhỏ gì?
• Kết quả cần đạt được cho mỗi hoạt động là gì?
• Những ai tham gia? Nhiệm vụ của từng người là gì?
• Kênh, địa điểm thực hiện là gì?
• Phương thức nào?

Hãy cụ thể hóa các nội dung đó, càng chi tiết càng tốt.

8. Thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả

Có không ít người đánh giá hiệu quả bán hàng dựa trên tiêu chí đánh giá không thực chính xác (ví dụ mục tiêu là thị phần nhưng chỉ đánh giá theo số doanh thu hoặc lợi nhuận).

Cũng có nhiều người đánh giá theo cảm tính thay vì dựa trên tiêu chí, con số chính xác.

Để xác định các chỉ số, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả bán hàng, bạn cần bám sát với mục tiêu đã đề ra.

Nếu mục tiêu là doanh thu thì chắc chắn chỉ tiêu là doanh thu; trường hợp mục tiêu là gia tăng thị phần thì chỉ tiêu đánh giá là số lượng khách hàng…

Việc xác định chỉ số giúp bạn không những đánh giá đúng hiệu quả bán hàng mà còn là thước đo cho từng nhân sự thực hiện trên KPI đã giao.

9. Dự toán ngân sách

Ở phần này cần dự toán ngân sách, chi phí đầu từ ở từng khâu, từng chiến dịch sao cho phù hợp để vừa triển khai kế hoạch trơn tru, hiệu quả và vừa nằm trong khả năng ngân sách của doanh nghiệp.

Trong bước này, hãy trả lời câu hỏi:

Bạn sẵn sàng chi ra bao nhiêu để đạt được mục tiêu bán hàng đã đề ra?

Bạn đã tính hết các chi phí như: tiền lương, tiền thưởng, tiền hoa hồng, chi phí đào tạo, chi phí hoạt động xây dựng nhóm, chi tiêu tài nguyên và các chi phí khác chưa?

Nếu chưa, hãy đưa ngay vào dự toán ngân sách.

Các đầu mục chi tiêu càng được liệt kê chi tiết bao nhiêu thì việc thực thi hoạt động càng tốt.

Khi dự toán được khoản chi phí ban đầu bạn sẽ dễ dàng tính toán được số vốn cần có, dự toán được lợi nhuận thu được trong từng giai đoạn.

Nắm vững những nguyên tắc cơ bản trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một bản kế hoạch bán hàng hiệu quả.

Hãy vạch ra kế hoạch một cách chi tiết và cụ thể nhất để giúp cho doanh nghiệp nói chung và đội ngũ nhân viên kinh doanh nói riêng có định hướng mục tiêu và nhiệm vụ rõ ràng, đem lại doanh thu cho doanh nghiệp.

10. Tổ chức đội nhóm bán hàng

Quá trình xây dựng kế hoạch bán hàng đã gần xong, bây giờ hãy xem xét nên tổ chức nhân sự cho hoạt động này thế nào.

Trước hết, hãy phân chia đội nhóm (team) tùy theo đặc thù kinh doanh hoặc theo mục tiêu bạn đề ra. Một số gợi ý bạn có thể tham khảo:

Có nhiều loại đội bán hàng. Ví dụ:

• Bán hàng cá nhân: mỗi người tự chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các hoạt động từ tìm kiếm đến khi hoàn tất chốt sales.
• Bán hàng theo nhóm: mỗi nhóm có từ 4-5 người cùng phụ trách một nhóm khách hàng hoặc một địa bàn nào đó. Mỗi nhóm này sẽ có một trưởng nhóm phụ trách toàn bộ hoạt động bán hàng từ giao chỉ tiêu, phân chia công việc.
• Bán hàng theo chức năng: như bạn đã biết, trong quy trình bán hàng có rất nhiều bước, từ tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến nuôi dưỡng khách hàng và cuối cùng là chốt sales. Có những mô hình doanh nghiệp chia nhân sự theo chức năng như: 1 người hoặc nhóm chỉ chuyên tìm kiếm khách hàng tiềm năng, nhóm khác chỉ thực hiện chốt sales…

Mỗi hình thức tổ chức đều có ưu nhược điểm riêng, bạn cần xem xét cách chia nào là phù hợp với doanh nghiệp mình.

11. Lập kế hoạch hành động

Sau khi đã vạch ra mục tiêu rõ ràng, bước tiếp theo chính là thực hiện hành động để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Sau đó, phải liệt kê chi tiết các khâu và các bước thực hiện kế hoạch bán hàng thông qua công việc hàng ngày của doanh nghiệp, các vấn đề liên quan đến quy trình, thiết bị, nhân sự,…

Cần đưa ra cơ chế kiểm soát nhân sự và quy trình vận hành công việc để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.

Cân nhắc ưu tiên cho những công việc cần thiết làm trước, đặt thời hạn cho công việc để đảm bảo thực hiện đúng quy trình, dành thời gian cho những công việc phát sinh, những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.

Nếu bị chậm trễ bạn cần có sự thay đổi tức thời để đảm bảo hoàn thiện được những yêu cầu của chiến lược mà vẫn phù hợp với tình hình thực tế.

Trong bước này, hãy sử dụng công thức 5W – 2H để thiết lập kế hoạch hành động.

• What for: mục tiêu là gì
• What: hoạt động gì sẽ tổ chức.
• Who: ai sẽ thực hiện.
• Where: thực hiện tại đâu.
• When: khi nào thực hiện, trong bao lâu.
• How: thực hiện như thế nào.
• How much: chi phí bao nhiêu.

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng rất cả nhân sự đều nắm rõ nhiệm vụ, vai trò và mục tiêu của mình cần đạt được.

Bên cạnh đó, việc phối hợp giữa các cá nhân/ nhóm cần được thực hiện trơn tru, thông suốt.

12. Dự phòng rủi ro

Mọi tính toán của bạn dựa trên cơ sở dữ liệu có được, không có gì chắc chắn mọi thứ sẽ diễn ra theo đúng ý muốn và kế hoạch. Trường hợp sự cố hoặc rủi ro xảy ra, bạn cần chủ động đối diện với nó và tìm phương án giải quyết.

Để tránh bị động, bạn nên giả lập các tình huống có thể xảy ra kèm giải pháp đi kèm. Cũng cần tính toán những trường hợp rủi ro xấu nhất xảy ra thì thiệt hại cũng sẽ ở mức thấp nhất và trong tầm kiểm soát của bạn.

Cấu trúc của một kế hoạch bán hàng

Bạn đã đi qua quá trình 11 bước xây dựng kế hoạch bán hàng, bây giờ, hãy thể hiện nó ra giấy để ban lãnh đạo, điều hành và đội ngũ của bạn cùng nắm được.

Minh họa lập kế hoạch bán hàng

Một bản kế hoạch bán hàng cần thể hiện các nội dung cơ bản sau:

• Tóm tắt tổng quan thị trường, ngành
• Dự đoán xu hướng
• Thống kê nguồn lực
• Mục tiêu kế hoạch.
• Mô tả các hoạt động (theo 5W – 2H)
• Phương án dự phòng rủi ro
• Tổ chức đội ngũ.
• Ngân sách.

Bạn có thể trình bày kế hoạch này trên Word, Excel hay Powerpoint nhưng nhất định phải đảm bảo dự ngắn gọn, dễ hiểu và logic nhé.

Yêu cầu về bản kế hoạch bán hàng

Bất kỳ mẫu kế hoạch bán hàng nào cũng sẽ bao gồm các nội dung cơ bản này. Bạn có thể thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp với chiến lược, văn hóa và quy trình của tổ chức bạn.

Tuy vậy, bản kế hoạch cần đạt được những yêu cầu cơ bản sau:

• Thể hiện rõ mục tiêu bán hàng cần đạt được trong khoảng thời gian cụ thể.
• Các chương trình, hoạt động cùng chiến thuật sử dụng.
• Chỉ ra các yếu tố cần thiết giúp đội ngũ kinh doanh thành công trong kế hoạch.
• Tính toán kỹ lưỡng ngân sách thực thi.
• Giao việc và xác định rõ vai trò từng nhân sự trong đội ngũ hoặc nhóm bán hàng.
• Những nguyên tắc, quy định cần lưu ý.
• Có chỉ tiêu đánh giá và các thước đo hiệu quả bán hàng.

Kết luận

Kế hoạch bán hàng là rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Nắm vững những bước xây dựng kế hoạch trên cùng các nguyên tắc cơ bản sẽ giúp doanh nghiệp có được kế hoạch bán hàng với tính khả thi là cao nhất, mang lại hiệu quả tốt nhất.

Trên đây là bài viết chia sẻ về lập kế hoạch bán hàng. Hy vọng đã mang đến bạn kiến thức hữu ích để áp dụng trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp bạn.