Hướng dẫn xây dựng chương trình đào tạo nội bộ chuyên nghiệp

Làm thế nào để xây dựng chương trình đào tạo nội bộ chuyên nghiệp và hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu về những lợi ích, hướng dẫn xây dựng và cải thiện chương trình đào tạo nội bộ qua bài viết dưới đây.

Nghiên cứu của Deloitte đã chi ra rằng, doanh nghiệp triển khai hiệu quả hoạt động đào tạo nội bộ sẽ tăng thế mạnh cốt lõi, hiệu suất làm việc cũng như khả năng thích ứng với thị trường trong tương lai.

Đào tạo nội bộ mang đến rất nhiều hiệu quả thúc đẩy sự phát triển trong doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nắm bài bản các bước triển khai chương trình đào tạo nội bộ.

Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ là gì?

Trong doanh nghiệp, hình thức xây dựng chương trình đào tạo nội bộ là quá trình lên kế hoạch, tổ chức các chương trình, buổi đào tạo để nâng cao kỹ năng công việc cho nhân viên.

Trong các buổi đào tạo thường có sự góp mặt giảng dạy của các chuyên gia hoặc người có chuyên môn.

Mỗi doanh nghiệp đều nên thiết lập chương trình đào tạo nội bộ và hướng đó làm mục tiêu. Khi yếu tố nhân sự được trang bị tốt các kiến thức và kỹ năng. Doanh nghiệp sẽ có tiền đề vững chắc để phát triển.

Tại sao doanh nghiệp cần triển khai chương trình đào tạo nội bộ cho nhân viên?

Theo Aaron De Smet, Monica Mcgurk, and Elizabeth Schwartz – McKinsey & Company, rất nhiều công ty trên thế giới chi tới 100 tỷ USD/ năm cho việc đào tạo nội bộ nhân viên để cải thiện năng suất làm việc.

Các nội dung được đào tạo chủ yếu bao gồm: giao tiếp, kỹ năng bán hàng, khả năng quản lý thời gian, cách tăng năng suất…

Trên thực tế, đào tạo nội bộ là một hành động thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty với nhân viên của mình. Nhờ các chương trình đào tạo mà nhân viên gắn kết hơn với công ty, gia tăng năng suất làm việc và chất lượng công việc.

Đồng thời, đây cũng là cơ hội để những nhân viên trẻ được học hỏi kỹ năng để chuẩn bị cho những bước tiến dài trong sự nghiệp.

Theo nghiên cứu Bersin by Deloitte, doanh nghiệp có văn hóa đào tạo mạnh mẽ và kế hoạch phát triển nhân sự bài bản sẽ hoạt động hiệu quả hơn, cụ thể:

• 46% doanh nghiệp đã nâng cao cơ hội tiên phong trong thị trường.
• 37% doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc.
• 58% doanh nghiệp tăng khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai.

Các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể triển khai đào tạo nội bộ dưới nhiều hình thức khác nhau. Điều này phụ thuộc vào cách vận hành của bộ máy tổ chức và thời gian đào tạo cho phép. Các nhà quản lý có thể sắp xếp các chương trình đào tạo qua 3 hình thức thông dụng phổ biến nhất dưới đây:

1. Đào tạo qua các cuộc họp nội bộ định kỳ

Bằng hình thức đào tạo này, doanh nghiệp có thể tận dụng phát triển chuyên môn và kỹ năng cho nhân viên. Tạo mối liên kết nhân sự giữa mọi người trong toàn công ty. Các buổi họp nội bộ sẽ được tổ chức định kỳ và ấn định trong mốc thời gian cụ thể. Doanh nghiệp có thể chia cuộc họp thành từng nhóm nhỏ hoặc họp toàn bộ máy. Mục tiêu của đào tạo nhân viên qua họp nội bộ là muốn nhân viên thành thạo và nắm rõ được một kỹ năng nhất định nào đó bắt buộc phải có trong công việc.

Chương trình đào tạo nội bộ qua công việc

Đây là hình thức đào tạo mang tính hiệu quả cao vì nhân viên sẽ có cơ hội thực hành công việc qua thực tế. Đặc biệt là những việc cần đến kỹ năng chuyên môn về kỹ thuật. Đào tạo nội bộ qua công việc xây dựng nên một môi trường có tính thực hành cao. Doanh nghiệp sẽ có hình thức giảng dạy trực tiếp, cầm tay chỉ việc cho nhân viên.

Hình thức đào tạo 1-1

Đào tạo 1-1 là hình thức kỳ công hơn so với các chương trình đào tạo nội bộ cho nhân viên kể trên. Nhưng như một lẽ dĩ nhiên, phương thức này mang lại hiệu quả chắc chắn.

Doanh nghiệp chỉ tận dụng hình thức này khi cần đào tạo một nhân viên “tay chuyên” cụ thể. Trong loại hình đào tạo này, một người có tay nghề lâu năm sẽ trực tiếp đào tạo một nhân viên mới hoặc ít kinh nghiệm hơn.

Tất cả những gì cần thiết bao gồm kiến thức và kỹ năng cho công việc sẽ được truyền tải một cách rõ ràng. Khi nhân viên nhanh chóng tiếp thu thì hiệu quả công việc sẽ tăng lên và được thúc đẩy nhanh chóng.

Hướng dẫn 5 bước triển khai chương trình đào tạo nội bộ

Không có doanh nghiệp nào là không mong muốn nguồn nội lực của công ty mình phát triển đồng đều. Bên cạnh đó, nhân lực chính là yếu tố tiềm năng làm nên sự thành công của một tập thể. Khi yếu tố con người được quan tâm chú trọng đào tạo đồng đều, tương lai doanh nghiệp sẽ mở rộng.

Vậy để xây dựng được một chương trình đào tạo nội bộ bài bản. Chúng tôi gợi ý 5 bước sau để các nhà quản lý có thể tham khảo.

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo nội bộ của doanh nghiệp

Trước khi lên kế hoạch xây dựng chương trình, doanh nghiệp cần tiến hành phân loại nhân sự. Những kế hoạch đào tạo ngắn hạn và dài hạn sẽ được họp bàn để đưa ra thống nhất chung. Mọi định hướng cho nhu cầu đào tạo sẽ căn cứ bám sát vào tình hình của doanh nghiệp.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch chương trình đào tạo nội bộ

Một bản kế hoạch đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các mục tiêu và hành động cụ thể. Để có được một bản kế hoạch hoàn hảo, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố:

Trong bước này, người phụ trách đào tạo cần bỏ công sức và thời gian xây dựng kế hoạch thì mới mang lại được hiệu quả rõ rệt.

Bước 3: Phân loại các mẫu kế hoạch đào tạo

Có 2 loại mẫu kế hoạch đào tạo chính:

• Mẫu kế hoạch theo cấp bậc nhân viên
• Mẫu kế hoạch phân loại theo thời gian.

MẪU KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO THEO CẤP BẬC NHÂN VIÊN

MẪU KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO PHÂN LOẠI THEO THỜI GIAN

Bước 4: Kiểm tra đánh giá kết quả đào tạo

Đôi khi quy trình đào tạo được lên kế hoạch cụ thể nhưng chưa chắc đã mang lại kết quả trọn vẹn. Chính vì thế doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức kiểm tra đánh giá. Phần nào giúp kịp thời bù đắp những thiếu sót xuyên suốt và sau chương trình.

Quá trình đánh giá kết quả đào tạo hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng quản lý và đào tạo chất lượng đội ngũ nhân sự.

Bước 5: Cải biến quy trình (nếu cần thiết)

Những chương trình đào tạo đòi hỏi sự đổi mới, không thể luôn đi theo một phương thức cũ. Do đó sau mỗi đợt đào tạo, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến của nhân viên. Đánh giá kịp thời các ưu và nhược điểm sau chương trình. Bên cạnh đó là rút kinh nghiệm và đổi mới quá trình nếu cần thiết.

4 bước cải thiện chương trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Chắc hẳn, các bạn không muốn doanh nghiệp của mình phải phụ thuộc quá nhiều vào các dịch vụ đào tạo nhân sự bên ngoài. Do đó, việc cải thiện khả năng và chương trình đào tạo nội bộ trong chính doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Để làm được điều đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã thực hiện đầy đủ bốn bước sau:

Bước 1: Đánh giá kỹ năng hiện tại của nhân viên

Hãy đánh giá tổng quan về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể hình dung mặt bằng chung kỹ năng của nhân viên. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể xác định khoảng cách giữa kỹ năng nhân viên với yêu cầu công việc.

Vai trò của dữ liệu đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đánh giá này. Nó quyết định sự chính xác và khách quan khi bạn đưa ra quyết định đào tạo nội bộ nhân viên, lãnh đạo.

Bạn có thể dựa vào các dữ liệu như: số lượng dự án hoàn thành đúng hạn, số lượng sự kiện nhân sự đó tham gia, số lượng khóa đào tạo đã hoàn thành, số điểm của họ trong mỗi kỳ đào tạo và đánh giá ra sao,…

Tất cả cần được lưu trữ đồng bộ và thông minh, giúp bạn dễ dàng kiểm soát cũng như truy cập mọi lúc mọi nơi. Một phần mềm quản lý thông tin nhân sự có thể là lựa chọn tối ưu trong trường hợp này.

Việc nhìn nhận và đánh giá nhân viên 360 độ sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết về khả năng thực sự của nhân sự. Ngoài ra, nó cũng giúp việc đào tạo nội bộ trở nên chính xác hơn, lấp đầy khoảng cách kỹ năng và tăng cường trải nghiệm nhân viên.

Bước 2: Tăng cường khả năng đào tạo của doanh nghiệp

Sau khi đánh giá được kỹ năng của người lao động, bạn cần chắc chắn rằng doanh nghiệp của mình có đủ nguồn lực và nhân sự để phục vụ việc đào tạo nội bộ.

Những nhân sự làm việc lâu trong doanh nghiệp, thể hiện khả năng tốt với những thành tích đã được ghi nhận có thể được đào tạo nội bộ trước. Họ chính là những người thấm nhuần tư tưởng và triết lý kinh doanh của công ty. Do đó, khi được đào tạo nội bộ về khả năng lãnh đạo, họ sẽ có khả năng truyền đạt tốt nhất tới nhân viên của mình.

HR và cấp lãnh đạo cần theo dõi sát và kèm cặp những nhân viên này. Ngoài ra, ban đào tạo nội bộ có thể thúc đẩy việc trao đổi giữa lãnh đạo và nhân viên trong công việc hàng ngày. Đặc biệt trong thời điểm làm việc từ xa, việc trao đổi đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối nhân sự vối doanh nghiệp.

Ngoài ra, công ty có thể cân nhắc kết nối với các dịch vụ đào tạo nội bộ bên ngoài, các khóa học, phần mềm quản lý đào tạo nội bộ,… để tăng tính linh hoạt trong việc nâng cao kỹ năng của người lao động.

Bước 3: Tận dụng ý tưởng từ nhân viên

Nhu cầu hay giảng viên đào tạo nội bộ có thể đến từ chính nhân viên của bạn. Nếu biết tận dụng tốt, bạn có thể phát triển văn hóa ham học hỏi ngay trong công ty của mình.

Điều này cũng dẫn tới một lưu ý rằng, khi xem xét phát triển năng lực lãnh đạo, hãy cân nhắc khả năng dẫn dắt các sự kiện, hội thảo, và các buổi đào tạo của ứng viên tiềm năng.

Mặc dù vậy, rất ít công ty có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên về nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp của mình. Do vậy, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc khảo sát định kỳ thông qua mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp để tìm hiểu nhu cầu của nhân viên.

Ngoài ra, một phần mềm ESS (Employee Self-Service App – nhân viên tự phục vụ) có thể là lựa chọn hữu ích giúp nhanh chóng nhận được phản hồi của nhân viên hơn.

Bước 4: Đa dạng hóa các kênh đào tạo nội bộ

Sự phát triển của công nghệ đã tạo điều kiện cho việc đa dạng hóa các kênh đào tạo nội bộ của doanh nghiệp.

Hãy nhớ rằng, học tập là một quá trình, vì vậy, việc mở rộng kênh đào tạo nội bộ đang góp phần làm nhân viên của bạn gắn bó với quá trình phát triển của doanh nghiệp hơn ở mọi lúc, mọi nơi.

Hiện nay, có rất nhiều hình thức và phương pháp đào tạo nội bộ phong phú như:

• Đào tạo qua công việc (On-job training): Nhân viên sẽ được đào tạo bằng cách học hỏi qua công việc thực tế. Cách đào tạo nội bộ này sẽ thích hợp đối với những công việc mang tính thực hành cao, ví dụ hướng dẫn sử dụng máy móc, công cụ, dụng cụ làm việc…
• Buổi họp nội bộ định kỳ (Internal session): Đây là cách thức đào tạo thông qua các buổi gặp mặt toàn doanh nghiệp hoặc theo nhóm định kỳ theo tuần, tháng, quý.. Hình thức đào tạo này thường dùng khi cần đào tạo một chủ đề / kỹ năng cụ thể mà nhiều nhân viên cần biết.
• Kèm cặp (Mentorship): Hình thức đào tạo này thường được áp dụng để cấp quản lý hoặc những người giàu kinh nghiệm đào tạo những nhân viên mới, ít kinh nghiệm.

Trên đây là nội dung chia sẻ hướng dẫn xây dựng chương trình đào tạo nội bộ chuyên nghiệp. Chúc bạn xây dựng và triển khai chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả và thành công cho doanh nghiệp mình.