Hướng dẫn xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản chuyên nghiệp

Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn các nguyên tắc và các bước quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản chuyên nghiệp giúp bạn áp dụng trong thực tế doanh nghiệp của mình.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa thật sự chú trọng tới nhân tố gắn kết, phát triển con người, chính là yếu tố văn hóa doanh nghiệp. Vì vậy sự phát triển của họ chỉ dừng lại ở một mức nào đó, và ít tạo được dấu ấn riêng cho mình.

Muốn phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng được nền văn hóa đặc trưng cho mình. Chỉ khi đó, họ mới phát huy được tiềm năng của mọi cá nhân, góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải hiểu rõ ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp tới sự phát triển doanh nghiệp, cùng những nguyên tắc và quá trình xây dựng văn hóa nói chung, để từ đó tìm ra cách phát triển văn hóa cho riêng mình.

Thế nào là văn hóa doanh nghiệp?

Văn hóa doanh nghiệp là tổng hòa của quan niệm giá trị, tiêu chuẩn đạo đức, triết lý kinh doanh, quy phạm hành vi, ý tưởng kinh doanh, phương thức quản lý và nội quy, chính sách… được mọi thành viên trong doanh nghiệp chấp nhận, tuân theo.

Đây là toàn bộ giá trị được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp để hướng tới các mục tiêu doanh nghiệp đề ra.

Trong quá trình hình thành và phát triển, mỗi doanh nghiệp đều phải nỗ lực xây dựng văn hoá doanh nghiệp cho mình, phù hợp với đặc điểm văn hoá dân tộc, với xu hướng phát triển của thế giới.

Xây dựng văn hoá doanh nghiệp là nhiệm vụ của tất cả mọi người, nhưng trước hết là người lãnh đạo.

Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng tới sự phát triển doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp sẽ có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nền văn hóa mạnh sẽ là nguồn lực quan trọng tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Nền văn hóa yếu sẽ là nguyên nhân dẫn đến sự suy yếu.

Xét về ảnh hưởng tích cực, văn hoá doanh nghiệp tạo nên nét đặc trưng riêng của doanh nghiệp, quy tụ được sức mạnh của toàn doanh nghiệp và khích lệ đuợc sự đổi mới sáng tạo:

• Tạo nên nét đặc trưng riêng của doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có một đặc trưng riêng và chính văn hoá doanh nghiệp tạo nên nét khác biệt đó. Các giá trị cốt lõi, các tập tục, lễ nghi, thói quen hay cách họp hành, đào tạo, thậm chí đến cả đồng phục, giao tiếp…đã tạo nên phong cách riêng biệt của doanh nghiệp, phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
• Quy tụ được sức mạnh của toàn doanh nghiệp: Nền văn hoá tốt giúp doanh nghiệp thu hút và giữ được nhân tài, củng cố lòng trung thành của nhân viên với doanh nghiệp. Thật sai lầm khi cho rằng trả luơng cao sẽ giữ được nhân tài. Nhân viên chỉ trung thành, gắn bó với doanh nghiệp khi doanh nghiệp có môi trường làm tốt, khuyến khích họ phát triển.
• Khích lệ sự đổi mới, sáng tạo: Trong những doanh nghiệp có môi trường văn hoá làm việc tốt, mọi nhân viên luôn luôn được khuyến khích đưa ra sáng kiến, ý tưởng…Nhân viên trở nên năng động, sáng tạo hơn và cũng gắn bó với doanh nghiệp hơn.

Xét về ảnh hưởng tiêu cực, nền văn hoá yếu kém sẽ gây ra những thiệt hại cho doanh nghiệp.

Chẳng hạn trong một doanh nghiệp, cơ chế quản lý cứng nhắc, độc đoán, sẽ làm nhân viên sợ hãi, thụ động và thờ ơ hoặc chống đối lại lãnh đạo. Nhân viên sẽ bỏ doanh nghiệp đi bất cứ lúc nào.

Nguyên tắc xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, trước hết lãnh đạo phải là tấm gương về văn hóa doanh nghiệp.

Tuy lãnh đạo có vai trò quyết định trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nhưng nền văn hóa trong mỗi doanh nghiệp phải do mọi thành viên tạo dựng nên.

Văn hóa doanh nghiệp phải hướng về con người, và phải phù hợp với điều kiện bên trong, bên ngoài doanh nghiệp.

1. Lãnh đạo phải là tấm gương về văn hóa doanh nghiệp:

Lãnh đạo là người đặt nền móng xây dựng văn hóa doanh nghiệp, và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng, quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, vì vậy họ phải là tấm gương xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Họ phải đưa ra những quyết định hợp lý trong việc xây dựng hệ thống giá trị văn hóa, và phải là người đi đầu trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra, để làm động lực gắn kết các thành viên trong công ty.

2. Văn hóa doanh nghiệp phải do tập thể doanh nghiệp tạo dựng nên:

Người lãnh đạo đóng vai trò đầu tàu trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nhưng qúa trình này chỉ có thể thành công với sự đóng góp tích cực của mọi thành viên trong doanh nghiệp.

Để thu hút nhân viên quan tâm tới văn hóa, doanh nghiệp có thể mở các lớp huấn luyện về văn hóa doanh nghiệp đối với nhân viên mới, hay thường xuyên trưng cầu dân ý về môi trường làm việc của doanh nghiệp.

3. Văn hóa doanh nghiệp phải hướng về con người

Để có sự phát triển bền vững, doanh nghiệp cần đề ra một mô hình văn hóa chú trọng đến sự phát triển toàn diện của người lao động. Cần xây dựng môi trường làm việc mà ở đó mọi cá nhân đều phát huy hết khả năng làm việc của mình.

Văn hóa doanh nghiệp phải phù hợp với cả môi trường bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp phải phù hợp với những điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, dựa trên điểm mạnh của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp cũng phải phù hợp với môi trường kinh doanh, văn hóa dân tộc.

Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Các nhà quản trị doanh nghiệp đã đưa ra 7 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp: tạo dựng và truyền bá những giá trị chung, tuyển chọn nhân viên, hòa nhập, đào tạo, đánh giá, tuyên truyền những giai thoại, huyền thoại doanh nghiệp, xây dựng các hình tượng điển hình.

7 bước này cần được tiến hành liên tục trong suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp để luôn luôn củng cố, bồi đắp văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, thứ tự các bước có thể thay đổi, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.

1. Tạo dựng và truyền bá những giá trị chung

Nhà lãnh đạo phải xây dựng được giá trị cốt lõi, mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp và truyền bá để mọi nhân viên tin tưởng vào những giá trị chung đó. Những giá trị này cần được coi như là nguyên tắc hướng dẫn mọi hoạt động của tất cả nhân viên doanh nghiệp, phải ăn sâu vào tiềm thức của mọi nhân viên.

Ví dụ: Trước mỗi buổi sáng làm việc, toàn bộ nhân viên công ty Masushita xếp hàng và đọc bài Chính ca, chính là bản triết lý kinh doanh của công ty, nêu rõ mục đích, mục tiêu, nguyên tắc kinh doanh. Nhờ vậy, triết lý kinh doanh đã trở thành quan niệm chung của mọi thành viên.

2. Tuyển chọn nhân viên

Tuyển chọn những người phù hợp với công ty. Thứ nhất, nhân viên phải có kỹ năng, kiến thức phù hợp với tính chất công việc của công ty. Thứ hai, nhân viên phải có tính cách, giá trị đạo đức…phù hợp với giá trị chung của công ty.

Nhân viên làm việc cho những công ty kinh doanh trực tuyến phải là người có kiến thức cơ bản về kinh doanh, tin học…là người làm việc được độc lập , nhanh nhạy, có khả năng hợp tác với những đối tác làm ăn qua mạng.

3. Hòa nhập

Lựa chọn những nhân viên cũ tích cực, gương mẫu để hướng dẫn cho những nhân viên mới vào công ty, giúp các nhân viên mới nhanh chóng hiểu được những giá trị, nguyên tắc làm việc…của công ty.

4. Đào tạo

Đào tạo những kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc cho nhân viên, để nhân viên thực sự trở thành tài sản của công ty.

5. Đánh giá

Cần lập một hệ thống đánh giá thưởng phạt nghiêm minh. Đây là động lực để nhân viên nỗ lực hoàn thành công việc, gắn bó lâu dài với công ty.

6. Tuyên truyền những giai thoại, huyền thoại trong công ty

Đây được coi là phần văn hóa truyền miệng của công ty. Những câu chuyện góp phần tạo nên hình ảnh công ty, đem lại niềm tự hào cho các thành viên.

Đó thường là những câu chuyện về người sáng lập, giám đốc điều hành và mỗi câu chuyện sẽ là một thông điệp gửi tới các thành viên.

Tập đoàn Nike thường kể về lịch sử công ty, về những người sáng lập ra công ty trong các buổi đào tạo cho nhân viên mới.

7. Xây dựng những hình tượng điển hình trong công ty

Chọn ra những người làm việc tốt nhất để biểu dương, khen thưởng theo tháng, quý hoặc năm.

Đây là bằng chứng sinh động cụ thể hóa những giá trị của công ty.

Các bước triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Bước 1: Đào tạo nhận thức VHDN

1.1. Tại sao phải đào tạo nhận thức?

a. Mọi người trong công ty, kể cả Ban lãnh đạo và trưởng bộ phận đều chưa hiểu thống nhất về khái niệm văn hoá doanh nghiệp.

b. Quá trình xây dựng VHDN cần sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty.

c. Nếu nhận thức của mọi người không rõ ràng, Ban lãnh đạo không quyết tâm thì rất khó xây dựng thành công VHDN.

1.2. Triển khai đào tạo như thế nào?

a. Người đào tạo: Trưởng phòng nhân sự/Giám đốc/Chuyên gia bên ngoài

b. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm duyệt nội dung đào tạo.

c. Tập hợp 1 buổi đào tạo toàn công ty về nhận thức văn hóa doanh nghiệp.

d. Sau lớp đào tạo, phòng nhân sự xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết.

e. Họp phổ biến kế hoạch triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp với các trưởng bộ phận phòng ban.

f. Yêu cầu các trưởng bộ phận về truyền đạt lại với nhân viên phòng ban.

g. Bộ phận truyền thông nội bộ liên tục đưa các thông điệp truyền thông về việc xây dựng VHDN đến các kênh truyền thông nội bộ.

Bước 2: Khảo sát

2.1. Khảo sát bằng công cụ hoặc phần mềm

a. Phòng nhân sự gửi email tới toàn bộ công ty yêu cầu khảo sát VHDN để biết xu hướng văn hoá hiện tại và mong muốn của DN theo văn hoá C (gia đình), H (văn hoá kỷ luật), M (văn hoá thị trường) hay A (văn hoá sáng tạo).

b. Trong khoảng 3-5 ngày, phòng nhân sự đông đốc trưởng bộ phận nhắc nhở nhân sự phòng ban mình hoàn thành khảo sát.

2.2. Khảo sát nét văn hóa hữu hình và vô hình

a. Phòng nhân sự xây dựng bộ câu hỏi khảo sát văn hóa doanh nghiệp chi tiết theo phân tầng giá trị hữu hình và giá trị vô hình tại công ty.

b. Nội dung bao gồm các điểm chính: Lý tưởng, niềm tin của nhân viên; sứ mệnh của doanh nghiệp; phong cách lãnh đạo, quy trình thủ tục; ngôn ngữ, khẩu hiệu, biểu tượng, nghi lễ, sản phẩm, máy móc, công nghệ…

2.3. Tổng hợp kết quả khảo sát và phân tích

a. Phòng nhân sự khái quát hoá xu hướng văn hoá của công ty hiện tại và văn hóa mong muốn trong tương lai.

b. Các điểm chính cần tổng kết như:

Những thói quen tốt mà DN cần phát huy

Những thói quen xấu mà Dn cần phải loại bỏ

Những đặc trưng trong tính cách DN mà nhiều người đồng tình.

2.4. Báo cáo kết quả phân tích

a. Phòng nhân sự báo cáo kết quả phân tích sơ bộ sau khảo sát.

b. Phòng nhân sự đưa ra định hướng về giá trị cốt lõi công ty trong cuộc họp có sự tham gia của Ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.

c. Lấy ý kiến của thành viên cuộc họp xem phần nào hợp lý, phần nào chưa hợp lý.

Bước 3: Xây dựng giá trị cốt lõi

3.1. Thành lập team xây dựng giá trị cốt lõi

a. Để tránh đông người nhiều ý kiến, phòng nhân sự nên đề xuất thành lập team xây dựng giá trị cốt lõi.

b. Lưu ý team này cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo, phòng nhân sự và người có kỹ năng viết tốt (Giám đốc điều hành, Trưởng phòng nhân sự, Chuyên viên truyền thông nội bộ).

3.2. Đưa ra nguyên tắc xây dựng bản giá trị cốt lõi

Giá trị cốt lõi phải thuộc về DN, là giá trị mà toàn bộ CBCNV mong muốn.

a. Mỗi giá trị cốt lõi có phần nhận thức và phần hành động. Phần nhận thức là định nghĩa giá trị, lý do lựa chọn. Phần hành động là cụ thể hoá của nhận thức.

b. Viết gần gũi và cô đọng. Thông điệp nên viết ngắn để thuộc dễ dàng, chú trọng từ ngữ, câu văn.

3.3. Viết quy trình, phản biện, chỉnh sửa

a. Team VHDN cùng viết về các giá trị cốt lõi theo các nguyên tắc đã thống nhất.

b. Phòng nhân sự tổ chức họp team, mỗi buổi họp bàn, phản biện và chỉnh sửa 1 giá trị cốt lõi.

c. Cuối cùng ra được 1 bản giá trị cốt lõi của công ty đầy đủ.

Bước 4: Truyền thông giá trị cốt lõi

4.1. Họp công ty tuyên bố giá trị truyền thông

a. Bản giá trị cốt lõi sẽ được Ban lãnh đạo duyệt, ký, đóng dấu.

b. Phòng nhân sự gửi bản cứng cho các phòng ban, gửi bản mềm cho mọi người trong công ty.

c. Phòng nhân sự tổ chức họp toàn công ty, Ban lãnh đạo công bố các giá trị cốt lõi.

d. Bộ phận truyền thông nội bộ lên kế hoạch truyền thông các giá trị cốt lõi.

4.2. Gợi ý một số phương pháp truyền thông nội bộ

a. Trang trí văn phòng: thiết kế thông điệp về các giá trị cốt lõi và treo tại công ty.

b. Tổ chức cuộc thi tìm hiểu giá trị cốt lõi

c. Đưa nội dung truyền thông lên các kênh truyền thông: báo nội bộ, facebook, skype…

d. Truyền thông tại các buổi họp công ty hàng tháng

d. Team building xoay quanh các giá trị cốt lõi

Bước 5: Xây dựng kế hoạch hành động

5.1. Kế hoạch hành động theo năm theo giá trị cốt lõi

a. Phòng nhân sự xây dựng KHHĐ toàn công ty theo các giá trị cốt lõi của năm.

b. Xây dựng thêm các chính sách nhân sự nhằm thực thi các giá trị cốt lõi.

5.2. Gợi ý một số hoạt động

a. Xây dựng bộ quy tắc ứng xử dựa trên Bộ giá trị cốt lõi

b. Thành lập Ban văn hoá doanh nghiệp

c. Tổ chức Teambuilding

d. Tổ chức thi hùng biện về VHDN

e. Rà soát quy trình, chỉnh sửa xoay quanh giá trị cốt lõi.

f. Thành lập các quỹ dành cho việc xây dựng VHDN

10 sai lầm thường gặp trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là cách giải quyết các vấn đề trong một doanh nghiệp. Chính cách thức giải quyết vấn đề sẽ mang đến thành công, hoặc ngược lại. Vì vậy, đừng mắc sai lầm khi muốn tạo dựng nề nếp văn hóa của doanh nghiệp.

Các nhà lãnh đạo tài ba tập trung xây dựng văn hóa nhiều như việc họ tập trung vào chiến lược hoạt động, kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.

Theo Shawn Murphy – Giám đốc điều hành và sáng lập Công ty Switch & Shift chuyên giúp các doanh nghiệp thiết lập mô hình kinh doanh lấy con người làm trung tâm – có 10 sai lầm thường gặp nhất trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp, là:

1. Chỉ tập trung vào người chống đối

Cái bẫy lớn nhất mà các nhà lãnh đạo thường mắc phải khi định hướng văn hóa của doanh nghiệp là việc chỉ tập trung vào những cá nhân chống đối. Họ thường nghĩ theo logic: ”Nếu tối có thể khiến những cá nhân này ủng hộ thì mọi người cũng sẽ ủng hộ”. Nhưng không may là điều này chỉ “gây hấn” với những thành viên muốn giúp bạn xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả.

2. Đánh giá thấp mục đích

Con người luôn muốn trở thành một phần của thứ lớn hơn chính mình. Mục đích giúp chúng ta luôn cố gắng hết sức để hoàn thành tốt nhất công việc. Một văn hóa công sở đánh giá thấp mục đích, tức là đi ngược lại bản chất con người, là một văn hóa suy yếu.

3. Lãnh đạo ít hiện diện

Sự hiện diện của người lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến môi trường làm việc của nhân viên. Nhưng bạn không thường xuyên có mặt vì bận họp, bạn sẽ mất cơ hội tốt để định hình văn hóa công sở. Cho dù bạn làm gì, văn hóa làm việc vẫn sẽ được nâng cao, chỉ cần đảm bảo một điều chắc chắn đó là sự hiện diện của vị lãnh đạo.

4. Không thường xuyên trao đổi

Chúng ta cần nghe một thông điệp bảy lần trước khi nắm bắt được ý nghĩa của nó. Khi bạn giao tiếp, các kỳ vọng sẽ không thể đạt được chỉ sau một lần tiếp thu.

Cần chắc chắn rằng tập thể của bạn biết những gì được mong đợi ở họ. Sự rõ ràng trong công việc chính là chìa khóa cho một văn hóa tích cực.

5. Tư duy trong “tháp”

Khi bạn tạo ra sự thay đổi trong bộ phận của mình, hãy dự liệu trước những tác động của sự thay đổi ấy đến các bộ phận khác trong công ty.

Doanh nghiệp là một hệ thống, mỗi bộ phận là một mắt xích của toàn bộ dây chuyền. Tư duy trong “tháp” – tức chỉ dựa trên đặc trưng và sự tác động đến một bộ phận sẽ làm hạn chế những ý tưởng và làm suy yếu hoạt động của công ty.

6. Lan truyền cảm xúc tiêu cực

Không ai có thể luôn hài lòng với những gì diễn ra xung quanh mình (khách quan), thậm chí ngay cả với những hành vi, quyết định của chính mình (chủ quan). Nhưng bạn không được phép để cho cấp dưới chứng kiến cảm xúc tiêu cực của mình, bởi tâm trạng của người lãnh đạo có tính “lây truyền”. Cảm xúc tiêu cực, cho dù là không cố ý, sẽ tạo nên một không khí không lành mạnh dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng trong công việc.

7. Suy nghĩ ngắn hạn

Tập trung vào lợi nhuận là một cái bẫy trong kinh doanh. Suy nghĩ ngắn hạn sẽ bào mòn hành vi thiết lập mục tiêu để hướng tới lợi ích dài hạn. Nhà lãnh đạo sáng suốt sẽ biết cách cân bằng giữa những mục tiêu ngắn hạn (lợi nhuận) và kế hoạch dài hạn (phát triển bền vững) của doanh nghiệp.

8. Đề cao chủ nghĩa cá nhân

Không ai quan trọng hơn tập thể. Dù là người có quyền quyết định, nhưng khi bạn chỉ làm theo ý của mình và để những người khác làm việc tùy thích, tự bạn đã làm mất đi cơ hội tận dụng trí tuệ của đám đông.

Xây dựng văn hóa đề cao làm việc nhóm, chúng ta sẽ phát huy được tối đa sức mạnh của tất cả các thành viên.

9. Đánh giá thấp các mối quan hệ

Nhu cầu cơ bản của loài người là kết nối với người khác. Vì vậy, sẽ là sai lầm khi không tập trung xây dựng các mối quan hệ trong nhóm và trong công ty. Nhà lãnh đạo thông minh sẽ tránh đề cao các cá nhân, thay vào đó, họ tạo ra nhiều cách để kết nối mọi người với nhau. Văn hóa kết nối sẽ tạo nên sức mạnh tập thể.

10. Không chú ý đến các nhu cầu mang tính xã hội

Đề cao vai trò cá nhân là một sai lầm, nhưng bỏ qua nhu cầu phát triển cá nhân của các thành viên cũng không phải điều có lợi cho công ty. Người lãnh đạo nên khuyến khích tình bạn nơi công sở. Điều đó giúp định hình nề nếp văn hóa có phong cách riêng, nơi tôn trọng và đề cao các mối quan hệ và phát triển cá nhân.

Nhân viên không muốn đến văn phòng, làm việc rồi về. Họ muốn có những trải nghiệm có ý nghĩa ở nơi làm việc. Nhà lãnh đạo thông minh sẽ dựa vào điều này để tạo dựng văn hóa công sở.

Trên đây là bài viết chia sẽ hướng dẫn bạn các nguyên tắc và các bước quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Hy vọng đã mang đến bạn thông tin hữu ích để áp dụng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại đơn vị mình.

Chúc bạn thành công.