Sếp làm gì khi nhân viên trễ deadline? Đọc ngay 13 tips sau

Sếp làm gì khi nhân viên trễ deadline? Đọc ngay 13 tips sau

Sếp làm gì khi nhân viên trễ deadline

Nhân viên trễ deadline là câu chuyện không của riêng ai mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải đối mặt. Vậy nhà quản lý cần làm gì khi nhân viên trễ deadline? Hãy tham khảo bài viết chia sẻ sau đây.

Nếu ai đó trong nhân viên của bạn thường xuyên làm chậm thời hạn, thì điều quan trọng là bạn phải giải quyết vấn đề đó một cách nhanh chóng – nếu không, thói quen này có thể ăn sâu và thậm chí lây lan sang các thành viên khác trong nhóm, những người có thể nghĩ rằng thời hạn không được thực hiện nghiêm trọng.

Tình trạng trễ deadline thường xuyên sẽ ảnh hưởng đến năng suất cũng như thành công của đội nhóm. Nếu nhân viên thường xuyên bỏ lỡ thời hạn thì với vai trò nhà quản lý bạn cần thực hiện các hành động để bảo vệ công ty và nâng cao tinh thần làm việc trong nhóm.

Tại sao bạn cần phải xử lý tình trạng trễ hẹn?

Sếp làm gì khi nhân viên trễ deadline

Hầu hết các nhà quản lý đều không thể chấp nhận tình trạng một nhân viên liên tục trễ hẹn, đơn giản vì sự chấp nhận này sẽ chỉ làm cho tình hình trở nên tồi tệ hơn.

Nếu nhận thấy một nhân viên liên tục trễ deadline, bạn nên có cách xử lý phù hợp. Nếu không, họ sẽ nghĩ rằng đây không phải là vấn đề lớn và bắt đầu trễ hẹn nhiều hơn. Hơn nữa, các nhân viên khác cũng sẽ không quan tâm đến việc đáp ứng đúng thời hạn.

Và vấn đề có thể không dừng lại ở đó. Nếu bạn chấp nhận việc trễ hẹn dai dẳng của một nhân viên có thể khiến họ trở nên thoải mái hơn với các chính sách khác của công ty và bạn có thể thấy rằng chất lượng công việc nói chung cũng như tinh thần làm việc của cả nhóm sẽ giảm sút.

Ngoài ra, việc nhân viên trễ hẹn liên tục có thể gây căng thẳng cho các đồng nghiệp khác vì họ phải làm việc nhiều hơn để bù đắp, gây ra cảm giác bực bội và khó chịu. Các nhóm chỉ làm việc hiệu quả nhất khi họ làm việc chặt chẽ với nhau và giao tiếp tốt. Nếu họ gặp khó khăn trong việc hợp tác, hiệu quả chung của cả nhóm có thể bị ảnh hưởng.

Sếp cần làm gì khi nhân viên trễ deadline?

Sếp làm gì khi nhân viên trễ deadline

Sau đây là tổng hợp những điều nên làm để giải quyết vấn đề nhân viên trễ deadline.

1. Lắng nghe và tìm hiểu chuyện gì đang xảy ra

Ngồi xuống với nhân viên và hỏi chuyện gì đang xảy ra, đồng thời lắng nghe với tinh thần cởi mở

Bắt đầu bằng cách đặt vấn đề với nhân viên “Gần đây, bạn liên tục trễ hẹn, chuyện gì đang xảy ra vậy?”

Sau đó, lắng nghe họ trình bày. Bạn có thể nhận ra rằng thời hạn không rõ ràng như bạn nghĩ hoặc ai đó đang gây trở ngại cho công việc của họ hoặc rằng họ đang quá tải.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hiểu điều gì đang gây ra sự cố, hãy thử tìm hiểu sâu một chút bằng cách đặt những câu hỏi như

  • “Điều gì liên quan đến việc khiến vấn đề X xảy ra?” hoặc
  • “Có điều gì đang cản trở bạn?”

2. Nói về tác động của việc bỏ lỡ thời hạn

Ý tưởng ở đây là chứng minh rằng việc trễ hẹn này đã gây ra hậu quả trong thực tế.

Chẳng hạn, bạn có thể nói “Vì bạn đưa số liệu quá muộn nên X đã phải làm việc vào cuối tuần để báo cáo đúng hạn”.

Hoặc “Chúng ta đã đồng ý rằng tôi có thể xem tài liệu quảng cáo trước khi được in 3 ngày, nhưng tôi nhận nó quá gần thời hạn in nên không thể đưa ra phản hồi cụ thể.”

3. Hỏi nhân viên về các công cụ họ dùng để theo dõi công việc và thời hạn

  • Nhân viên có hệ thống theo dõi công việc hay dựa vào trí nhớ?
  • Họ có đang sử dụng các công cụ không phù hợp, chẳng hạn như dùng bảng tính thay vì một công cụ khác hiệu quả hơn?
  • Ngoài ra, họ có dành đủ thời gian để thực hiện công việc hay chỉ bắt tay vào làm khi thời hạn đã đến gần?
  • Với những công việc phức tạp, họ có chia thành từng phần nhỏ để tránh việc bỏ sót hoặc đi lạc hướng hay không?

Tìm hiểu những vấn đề này, bạn có thể biết nhân viên cần các công cụ tốt hơn hoặc nên cải thiện thói quen quản lý dự án.

4. Nêu rõ kỳ vọng của bạn về những gì cần thay đổi trong tương lai

Thường thì điều này không chỉ có nghĩa là nhân viên phải đáp ứng tất cả các thời hạn.

Trong một số môi trường, đặc biệt là những môi trường có khối lượng công việc lớn và các ưu tiên có thể thay đổi thường xuyên, điều đó còn có nghĩa là “Hãy nói với tôi nếu có điều gì đó cản trở bạn đáp ứng thời hạn”.

Tóm lại, điều bạn mong chờ ở họ là báo trước các khó khăn để kịp thời thay đổi.

5. Đặt kỳ vọng và giao tiếp rõ ràng

Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng mà nhân viên không chỉ hiểu mà còn tham gia vào việc thiết lập thời hạn.

Khi tôi đưa ra chỉ thị cho một nhân viên, tôi hỏi họ, “khi nào thì bạn nghĩ rằng bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ này một cách hợp lý…” Tôi cho phép họ (trong lý do) xác định thời hạn của họ, và tôi giữ họ.

Cách tiếp cận này cho phép nhân viên có cơ hội để suy nghĩ về những gì cần phải làm và thời gian hợp lý để họ hoàn thành công việc được giao.

Tôi nhận thấy rằng khi nhân viên tham gia vào việc quyết định thời điểm có thể hoàn thành nhiệm vụ, điều đó sẽ đặt lên vai họ gánh nặng hoàn thành và làm mất đi nhận thức về những kỳ vọng không thực tế từ người quản lý.

Cho dù đó là viết các mục tiêu nhân viên hàng năm hay chỉ đơn thuần là yêu cầu nhân viên hoàn thành một dự án cụ thể, thì việc đưa họ tham gia vào quá trình thiết lập thời hạn luôn là điều tốt.

6. Đặt thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của nhân viên

Một trong những tác nhân ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất là để các nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp làm gián đoạn công việc.

Khi bạn thực hiện các nhiệm vụ, hãy đặt thứ tự ưu tiên cho chúng đồng thời cho nhân viên biết mức độ quan trọng và hoặc cấp bách. Đặt ra thời hạn cụ thể cho mọi nhiệm vụ bạn giao là rất quan trọng để nhân viên có thể ưu tiên công việc của họ.

7. Nói về các bước tiếp theo

Nếu cuộc trò chuyện chưa đưa ra rõ ràng những điều nhân viên cần thay đổi, hãy hỏi trực tiếp “Bạn sẽ làm gì để đáp ứng thời hạn trong tương lai?”

Bạn muốn nhân viên hiểu rõ về những bước cụ thể mà họ sẽ thực hiện để giải quyết vấn đề, chứ không chỉ đơn thuần là cố gắng nhiều hơn. Lý tưởng nhất là họ nên tự mình đưa ra những điều này, nhưng nếu họ đang gặp khó khăn, bạn nên chỉ dẫn rõ ràng về những gì bạn muốn họ thay đổi.

Ví dụ như nhập thời hạn tạm thời trong bản theo dõi dự án chung hoặc liệt kê những việc cần làm để hoàn thành một nhiệm vụ sắp đến hạn trước khi giải quyết các công việc khác.

8. Giám sát hiệu suất

Một sai lầm mà nhiều nhà quản lý mắc phải là không theo sát nhân viên về việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Người quản lý có trách nhiệm kiểm tra nhân viên.

Mục tiêu không phải là quản lý vi mô mà để đảm bảo rằng nhân viên có đủ nguồn lực, họ cần thực hiện công việc của mình và giúp xác định bất kỳ rào cản nào đối với việc hoàn thành nhiệm vụ của họ.

Thông thường, khả năng hoàn thành mục tiêu hoặc nhiệm vụ công việc của một nhân viên phụ thuộc vào những người hoặc bộ phận khác.

Cách quản lý nhân viên không đáp ứng thời hạn

Một nhà quản lý tuyệt vời ở đó để giúp nhân viên vượt qua những quả mìn chính trị đôi khi đó.

Ví dụ: giả sử một nhân viên có mục tiêu thực hiện kiểm toán và lập báo cáo về chi phí cung ứng, và bộ phận kế toán không cung cấp cho họ thông tin cần thiết để thực hiện báo cáo. Trong trường hợp đó, điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành cuộc đánh giá của nhân viên trước thời hạn yêu cầu.

Hãy là người ủng hộ những nhân viên phải đương đầu với những rào cản mà chỉ người quản lý mới có thể điều hướng được.

9. Ghi chú các cuộc trao đổi, nói chuyện

Thật dễ dàng để quên một số cuộc thảo luận hàng ngày mà chúng tôi có với nhân viên.

Ghi lại bất kỳ cuộc trò chuyện nào bạn có với một nhân viên cung cấp hướng dẫn, giải thích rõ ràng hoặc nhắc nhở nhiệm vụ.

Bạn không cần phải viết nhiều chi tiết, chỉ cần ngày, giờ và bản tóm tắt của cuộc trò chuyện.

Ví dụ, bạn có thể lưu ý một số điều như sau:

Tôi đã gặp Chris sáng nay và nhắc anh ấy về thời hạn nộp đề xuất cho chuyến dã ngoại nhà thờ hàng năm. Ngày 20 tháng 9 năm 20XX, 10:00 sáng

Thật vô giá khi có một tập tin với những cuộc trò chuyện đó như một lời nhắc nhở cho những trường hợp hiếm hoi khi một nhân viên “không nhớ” các chỉ thị cụ thể.

Những lưu ý này cũng hữu ích tại thời điểm thẩm định hiệu suất khi đánh giá hiệu suất của nhân viên.

10. Tạo một quy trình để quản lý nhân viên

Nhân viên cần hiểu những gì họ làm hỗ trợ chiến lược tổ chức như thế nào và nên được khen thưởng khi hoàn thành công việc.

Cho dù tổ chức của bạn sử dụng ba người hay ba trăm người, điều cần thiết là phải có một quy trình quản lý hiệu suất có cấu trúc kết hợp các mục tiêu tổ chức hàng năm và mức tăng – gắn liền với hiệu suất.

Dành thời gian mỗi năm một lần để viết các mục tiêu của nhà thờ, truyền đạt kỳ vọng và quy trách nhiệm cho nhân viên – đây là cách các tổ chức thành công hoàn thành công việc!

11. Trả lương theo hiệu suất

Mặc dù nghiên cứu cho thấy rằng lương không phải là động lực lớn nhất đối với nhân viên nhưng điều đó chắc chắn sẽ hữu ích.

Khi có một quy trình có cấu trúc để ràng buộc điểm đánh giá hiệu suất với sự gia tăng thành tích, nhân viên sẽ có nhiều động lực hơn để đáp ứng thời hạn và hoàn thành công việc.

Đó cũng là một động lực tuyệt vời khi những nhân viên có thành tích tốt hơn hiểu rằng họ đã nhận được một phần lớn hơn từ ngân sách tăng lương.

Nhưng quan trọng hơn, những nhân viên hoạt động kém hiệu quả cũng nên hiểu rằng họ ít được tăng lương hơn vì họ không hoàn thành nhiệm vụ được giao và không đạt thời hạn.

Giám sát nhân viên là việc mà các nhà quản lý được trả tiền để làm. Và, khi được thực hiện một cách có hệ thống

12. Ủy quyền hiệu quả

Điều đó có nghĩa là phân chia công việc đồng đều, giao thời hạn thực tế và đảm bảo rằng nhân viên có kỹ năng và kiến thức phù hợp để thực hiện công việc.

Giao quá nhiều công việc cho ai đó hoặc mong đợi sự thay đổi quá nhanh, có nghĩa là bạn đang tạo điều kiện thuận lợi để trễ hẹn xảy ra.

13. Chiến đấu với sự trì hoãn

Có nhiều nguyên nhân khiến nhân viên trì hoãn công việc, có thể là họ sẽ có động lực mạnh hơn khi thực hiện nhiệm vụ vào phút cuối, họ sợ sai hoặc không dự đoán được chính xác thời gian mà một nhiệm vụ có thể cần.

Bạn có thể ngăn chặn thói quen trì hoãn này bằng cách theo dõi tiến độ của nhân viên, đặc biệt là trong các dự án lớn hoặc dài hạn.

Ngoài ra, hãy nói về lượng thời gian bạn nghĩ là cần thiết để nhân viên có thể hình dung rõ ràng về những gì mà mỗi nhiệm vụ đòi hỏi. Đồng thời hãy chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn với thời hạn cụ thể. Điều này sẽ giúp công việc được thực hiện theo đúng tiến độ, thay vì để mọi thứ đến phút cuối cùng và dẫn đến việc trễ hẹn.

Trên đây là bài viết chia sẻ chủ đề sếp cần làm gì khi nhân viên trễ deadline. Hy vọng với bài viết này đã giúp bạn biết cách xử lý triệt để tình trạng trễ deadline của nhân viên.

>