Mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng cập nhật mới nhất

Mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng cập nhật mới nhất

Mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng

Bạn đang tìm hiểu mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng? Tham khảo ngay nội dung bài viết sau để xây dựng bản mô tả vị trí công việc Nhân viên hành chính văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé.

Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).

Mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng

Mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng

Các công việc chính của Nhân viên hành chính văn phòng

  • Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .
  • Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
  • Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, … các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.
  • Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp.
  • Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
  • Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
  • Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, …
  • Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
  • Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
  • Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.

KPI công việc của Nhân viên hành chính văn phòng

  • Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
  • Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
  • Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót
  • Số sự kiện được tổ chức

Yêu cầu công việc đối với Nhân viên hành chính văn phòng

  • Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính – Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.
  • Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính trong phòng nhân sự hay 1 vị trí tương đương khác.
  • Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
  • Thành thạo tin học văn phòng.
  • Có khả năng ngoại ngữ ở mức trung bình. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.
  • Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

Năng lực liên quan đối với Nhân viên hành chính văn phòng

  • Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
  • Trình độ ngôn ngữ
  • Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
  • Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
  • Kỹ năng làm việc nhóm
  • Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
  • Năng lực giải trình
  • Tỉ mỉ, cẩn thận
  • Nhạy bén
  • Trung thực

Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng Nhân viên hành chính văn phòng

  • Bạn có thể mô tả 1 ngày làm việc điển hình của một nhân viên hành chính văn phòng được không?
  • Bạn có sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không? Nêu cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả.
  • Bạn làm cách nào để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả?
  • 1 chiếc máy Photocopy thường gặp các vấn đề gì? Bạn có kinh nghiệm xử lý các vấn đề đó không? Nếu việc xử lý nằm ngoài khả năng của bạn, thì bạn làm thế nào?
  • Bạn làm cách nào để theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các thông tin về quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp?
  • Nêu quy trình xử lý yêu cầu của 1 nhân viên trong doanh nghiệp.
  • Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.

Có phải bạn đang cần xây dựng mô tả công việc cho tất cả các vị trí công việc của các phòng ban trong công ty?

Hãy sở hữu ngay bộ cẩm nang SMART CEO 4.0 đã bao gồm các mô tả công việc các vị trí và quy trình công việc của hơn 22 phòng ban trong doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực/ ngành nghề (sản xuất, thương mại, xây dựng, dịch vụ…) bằng file word, từ đó bạn có thể dễ dàng hiệu chỉ và áp dụng ngay.

Tìm hiểu chi tiết bộ cẩm nang SMART CEO 4.0 tại link: https://camnangceo.com

Trên đây là bài viết chia sẻ về mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng. Bạn có thể tham khảo và hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Chúc bạn thành công.

>