Mô tả công việc trợ lý giám đốc cập nhật mới nhất

Mô tả công việc trợ lý giám đốc cập nhật mới nhất

Mô tả công việc trợ lý giám đốc cập nhật mới nhất

Bài viết này chia sẻ về nội dung bản mô tả công việc trợ lý giám đốc được cập nhật đầy đủ và mới nhất và các lưu ý liên quan để bạn có thể tham khảo và áp dụng phù hợp thực tế của vị trí này trong doanh nghiệp của bạn.

Trợ lý giám đốc là nhân viên chuyên hỗ trợ cho Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm sắp xếp công việc và lịch trình cho Giám đốc và quảng bá hình ảnh công ty.

Tuy công việc chuyên môn tùy thuộc vào loại hình tổ chức khác nhau nhưng nhìn chung, làm việc ở bộ phận cao tầng của công ty luôn yêu cầu trách nhiệm cao và thái độ làm việc chuyên nghiệp.

Cùng tìm hiểu chi tiết nội dung mô tả công việc trợ lý giám đốc sau đây.

Trợ lý giám đốc là gì?

Mô tả công việc trợ lý giám đốc cập nhật mới nhất

Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) là thư lý cấp cao, là người hỗ trợ sắp xếp, đảm bảo các công việc thường ngày của giám đốc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Trợ lý giám đốc phải biết sắp xếp công việc khoa học giúp giám đốc xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất.

Để làm ở vị trí trợ lý giám đốc giỏi bạn cần tích lũy kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm, kỹ năng trong ngành. Bên cạnh đó, ở vị trí công việc này bạn phải luôn chủ động, chu toàn nhất là khi giám đốc đi vắng mặt.

Mô tả công việc trợ lý giám đốc

  • Đại diện Giám đốc đón tiếp khách hàng, tổ chức các sự kiện trong công ty, xem lại thư tín và trả lời câu hỏi của Giám đốc.
  • Sắp xếp lịch trình cho Giám đốc, lên kế hoạch các cuộc họp vào hội nghị.
  • Xây dựng hành trình và lịch trình bao gồm đặt vé máy bay, sắp xếp phương tiện và đặt chỗ ở.
  • Tạo và gửi thư tin tức (newsletter) của công ty, bao gồm cả viết bài và thiết kế hình ảnh.
  • Trả lời điện thoại, tin nhắn cho bên liên quan, xử lý email và thư quan trọng gửi đến.
  • Quản lý các tài liệu điện tử và giấy tờ.
  • Hỗ trợ xây dựng và triển khai kế hoạch, mục tiêu cho bộ phận.
  • Hỗ trợ lập dự toán và theo dõi chi phí.
  • Nắm bắt lịch trình các sự kiện và đại diện cho công ty khi cần.
  • Ở những công ty nhỏ, hầu hết trợ lý đều kiêm luôn công việc tuyển nhân sự như đăng tuyển dụng, sàng lọc các ứng viên và tiến hành phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.
  • Hoàn thành các dự án do Giám đốc phân công, bao gồm giải quyết vấn đề, giám sát tiến độ, làm việc với nhiều phòng ban khác nhau trong công ty và đối tác bên ngoài.
  • Nghiên cứu, lập báo cáo, xử lý các tình huống phức tạp, đàm phán với khách hàng và dự đoán nhu cầu kinh doanh.
  • Duy trì các hoạt động hàng ngày và đưa ra các đề xuất quản lý, cải tiến quy trình khi cần thiết.

Yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng của trợ lý giám đốc

  • Có kinh nghiệm làm Trợ lý giám đốc, trợ lý quản lý hoặc chức vụ tương đương khác.
  • Kinh nghiệm quản lý hoạt động và hiệu suất.
  • Hiểu biết các quy định và tiêu chuẩn chất lượng có liên quan.
  • Sử dụng thành thạo phần mềm MS Office, cơ sở dữ liệu và phần mềm liên quan như ERP – phần mềm quản trị doanh nghiệp.
  • Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt.
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề, tổ chức tốt
  • Bằng cử nhân chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Digital Marketing hoặc ngành liên quan.

Phẩm chất quan trọng Trợ lý giám đốc cần có

  • Lãnh đạo: Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ, giúp giám đốc giải quyết nhiều vấn đề trong công việc. Trong nhiều trường hợp họ còn phải tự ra quyết định, giải quyết các tranh chấp, xích mích ở nơi làm việc.
  • Tham mưu: Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trợ lý giám đốc là quản lý các bộ phận và tham mưu, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề phát sinh trong công việc.
    Kiến thức trong lĩnh vực kinh doanh: Trợ lý giám đốc là người phải là người hiểu rõ, nắm trong lòng bàn tay hoạt động kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ của công ty.
  • Giao tiếp: Đây là kỹ năng không thể thiếu, nhất là vị trí làm việc với cả nhân viên kinh doanh và quản lý trong công ty như Trợ lý giám đốc.
  • Ra quyết định: Để làm tốt công việc, Trợ lý giám đốc phải có khả năng phân tích, đánh giá mọi tình huống, xem xét ưu nhược điểm của từng giải pháp và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

Tham khảo bộ câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc

  • Bạn hãy giới thiệu qua về bản thân cho chúng tôi biết
  • Bạn biết và sử dụng phần mềm tin học nào?
  • Bạn nghĩ một trợ lý kinh doanh sẽ cần những tố chất nào
  • Mục tiêu trong năm đầu tiên đi làm bạn đặt ra cũng giám đốc của mình là gì?
  • Khi phải điều chỉnh lịch trình của giám đốc do tình huống phát sinh bạn sẽ xử lý như thế nào.
  • Nếu mâu thuẫn với giám đốc của mình bạn sẽ làm thế nào để xử lý mâu thuẫn đó.
  • Thử thách lớn nhất khi làm trợ lý giám đốc là gì?
  • Điều gì khiến bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí trợ lý giám đốc
  • Bạn sẽ làm gì nếu trong trường hợp phải đưa ra quyết định quan trọng thì giám đốc lại vắng mặt.
  • Cách bạn đối phó với stress, áp lực là gì?
  • Nếu công việc yêu cầu tăng ca bất kể ngày hay đêm bạn có sẵn sàng không?
  • Bạn có câu hỏi nào dành cho hội đồng tuyển dụng không?

Trên đây là nội dung chia sẻ về mô tả công việc trợ lý giám đốc. Hy vọng đã mang đến thông tin hữu ích dành cho bạn. Chúc bạn thành công.

>