Mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp cập nhật mới nhất

Mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp cập nhật mới nhất

Mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Bạn đang tìm hiểu mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp? Tham khảo ngay nội dung bài viết sau để xây dựng bản mô tả vị trí công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé.

Trưởng phòng hành chính tổng hợp là người phụ trách mảng hành chính trong doanh nghiệp bao gồm các vấn đề liên quan đến thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,… Ngoài ra, trưởng phòng hành chính tổng hợp cùng các nhân sự mình quản lý cần tham gia các hoạt động khác của phòng nhân sự.

Mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Các công việc chính của Trưởng phòng hành chính tổng hợp

  • Phân công công việc, chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ công việc của phòng hành chính nhân sự từ cấp độ phòng ban tới từng cá nhân.
  • Tham gia các công việc chung về tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật ….. nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
  • Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng cùng các nhân sự trong phòng.
  • Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi, chế độ, chính sách … trong doanh nghiệp. Phối hợp thực hiện và áp dụng các chính sách này cùng các nhân sự trong phòng Hành chính.
  • Lưu trữ hồ sơ của nhân viên. Tra cứu thông tin về hồ sơ trong Database của doanh nghiệp khi cần thiết.
  • Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty và áp dụng các biểu mẫu tương ứng cho các vấn đề phát sinh.
  • Các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.

KPI công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp

  • Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
  • Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
  • Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
  • Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level)

Yêu cầu công việc đối với Trưởng phòng hành chính tổng hợp

  • Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành về Luật, Hành Chính – Nhân sự, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
  • Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm làm trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc các vị trí quản lý tương đương.
  • Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng.
  • Giao tiếp tiếng Anh đạt mức độ khá. Thành thạo tiếng Anh là một lợi thế.
  • Là người có khả năng bao quát, lập kế hoạch, báo cáo và quản lý tốt.
  • Có kinh nghiệm quản lý / hoạch định chính sách doanh nghiệp là một lợi thế.
  • Khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt.
  • Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
  • Là người quyết đoán, trung thực, hiệu quả trong công việc.

Năng lực liên quan đối với Trưởng phòng hành chính tổng hợp

  • Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
  • Trình độ ngôn ngữ
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
  • Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
  • Kỹ năng quản trị thay đổi
  • Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
  • Tư duy tập trung vào kết quả
  • Năng lực giải trình
  • Kỹ năng đào tạo
  • Tỉ mỉ, cẩn thận
  • Nhạy bén
  • Trung thực

Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng Trưởng phòng hành chính tổng hợp

  • Bạn hãy mô tả 1 ngày làm việc điển hình của 1 trưởng phòng nhân sự.
  • Trong phòng nhân sự dưới sự chỉ đạo của bạn cần có các vị trí, chức vụ gì? Phân công công việc sẽ như thế nào đối với các chức vụ / vị trí đó?
  • Nêu quy trình bổ nhiệm nhân sự.
  • Nêu quy trình ký kết hợp đồng với nhân sự mới và thanh lý hợp đồng / sa thải nhân sự cũ.
  • Bạn đã xem chính sách và quy định mà chúng tôi gửi vài ngày trước chưa? Bạn nghĩ chính sách đó có vấn đề gì không? Bạn có đề xuất gì để chúng tôi cải thiện chính sách này?
  • Bạn có sử dụng công cụ hỗ trợ gì cho công việc trưởng phòng hành chính tổng hợp không? Hãy nêu các chức năng và hiệu quả của các chức năng đó.
  • Bạn sẽ sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân viên, các văn bản và biểu mẫu giấy tờ của doanh nghiệp ở đâu? Khi cần truy xuất thông tin, bạn sẽ làm như thế nào?

Có phải bạn đang cần xây dựng mô tả công việc cho tất cả các vị trí công việc của các phòng ban trong công ty?

Hãy sở hữu ngay bộ cẩm nang SMART CEO 4.0 đã bao gồm các mô tả công việc các vị trí và quy trình công việc của hơn 22 phòng ban trong doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực/ ngành nghề (sản xuất, thương mại, xây dựng, dịch vụ…) bằng file word, từ đó bạn có thể dễ dàng hiệu chỉ và áp dụng ngay.

Tìm hiểu chi tiết bộ cẩm nang SMART CEO 4.0 tại link: https://camnangceo.com

Trên đây là bài viết chia sẻ về mô tả công việc Trưởng phòng hành chính tổng hợp. Bạn có thể tham khảo và hiệu chỉnh cho phù hợp với đặc thù lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Chúc bạn thành công.

>