Những sai lầm về quản lý dòng tiền doanh nghiệp

Những sai lầm về quản lý dòng tiền doanh nghiệp

quản lý dòng tiền doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp nhỏ, sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc quản trị dòng tiền. Thực sự là trong nhiều năm làm tư vấn, tôi đã chứng kiến những doanh nghiệp lớn có, nhỏ có, ngành nghề gì cũng có, lợi thế gì cũng có, nhưng nhiều trong số đó đã gặp khó khăn vì không quản trị được dòng tiền của mình. Đôi khi, không phải do chủ doanh nghiệp không ý thức được việc quản trị dòng tiền, mà là do họ có những thói quen sai lầm, hoặc hiểu biết chưa đúng về quản trị dòng tiền.

Sai lầm 1: Quá tự tin vào doanh thu trong tương lai

Chắc hẳn, việc phải lên ngân sách trong các năm kế tiếp để chuẩn bị nguồn tiền là việc không xa lạ gì với các chủ doanh nghiệp. Nhưng khi cần ước tính doanh thu và chi phí, rất nhiều trường hợp các chủ doanh nghiệp bị rơi vào trạng thái rất tự tin về doanh thu, dẫn tới ước tính sai về tình hình kinh doanh trong các năm kế tiếp, và đương nhiên, dòng tiền dự tính cũng không chính xác.

Thực ra, việc ước tính doanh thu trong những năm đầu mới thành lập là một việc rất khó khăn (so với các doanh nghiệp đã có 5, 10 năm hoạt động). Vì chúng ta chẳng có gì để dựa vào mà ước tính, chúng ta chỉ có ý tưởng, chỉ có niềm tin mà thôi. Nhưng doanh nghiệp thì không sống bằng niềm tin, nên vẫn phải học cách ước tính sao cho thực tế, chứ biết làm sao được. Lời khuyên của tôi trong trường hợp này là chúng ta nên tìm hiểu các doanh nghiệp cùng ngành, xin ý kiến tư vấn tài chính, và đặc biệt là, nên đưa ra 3 trường hợp: xấu nhất, tốt nhất và trung bình.

Sai lầm 2: Chi tiêu quá nhiều trong giai đoạn khởi sự kinh doanh

Có tiêu thì mới biết kiếm tiền – “lý luận” này của nhiều chủ doanh nghiệp có vẻ rất hợp lý, và nhiều trường hợp thì …nó đúng. Nhưng hình như nó lại là sự ngụy biện cho việc tiêu pha quá mức và nhiều khoản chi không hợp lý ở giai đoạn khởi sự kinh doanh.

Tôi đã gặp và tư vấn cho vài doanh nghiệp nhỏ, ban đầu, họ chỉ lựa chọn một văn phòng nhỏ, rẻ tiền, vì họ lý luận rằng văn phòng đẹp và cửa hàng chỉ thực sự cần thiết khi sản phẩm đã sẵn sàng và cần marketing mà thôi. Ngược lại, tôi cũng đã từng gặp những start up tương tự như thế, nhưng ngay từ đầu đã đầu tư ngay vào văn phòng hạng A. Tất nhiên, ngoài vấn đề về tiền, có nhiều lợi ích khác mang lại từ một văn phòng tốt, nhưng việc phải lo lắng về dòng tiền trong những năm tháng đầu tiên của doanh nghiệp cũng là một vấn đề cần cân nhắc và thống nhất giữa các cổ đông.

Lời khuyên cho các chủ doanh nghiệp là nên khách quan nhìn nhận mỗi khi cần chi tiêu trong giai đoạn này, nghĩa là cần cân nhắc lợi hại và các phương án khác để so sánh. Và ngoài việc ước tính doanh thu thì cũng cần có một kế hoạch chi tiêu cụ thể và cố gắng bám sát kế hoạch chi tiêu đó để không bị “vung tay quá trán”.

Sai lầm 3: Không dám “xử lý” nợ quá hạn

Tôi dùng chữ “xử lý” ở đây với một chút băn khoăn, vì có thể các anh chị làm kế toán hiểu rằng tôi nói đến việc xóa nợ. Không phải thế. Tôi đang muốn nói đến thái độ của chủ doanh nghiệp với các khoản nợ quá hạn khi mới bắt đầu khởi sự kinh doanh.

Tôi cũng từng có tâm lý như thế. Vì mình mới khởi sự kinh doanh nên việc khách hàng chậm trả mình cũng cảm thấy khó mà dừng không bán hàng được, mình đang cần khách hàng quá mà. Mình cũng không dám nhắc nhở, vì mình đang cần họ quá. Mình cũng không dám phạt họ vì chậm trả so với hợp đồng, vì mình sợ khách hàng bỏ mình. Đủ lý do cả, cuối cùng, chỉ là chủ doanh nghiệp ngồi ôm khoản nợ quá hạn, mà không hề biết rằng dòng tiền của mình đang bị rủi ro, vì chẳng nhà cung cấp nào thông cảm với bạn như bạn đang thông cảm với khách hàng của mình.

Vì thế, nếu đang có những khoản nợ quá hạn, hãy đặt ra “ngưỡng chịu đựng” cho mình, và khi cảm thấy sắp vượt quá ngưỡng rồi thì cần phải có thái độ cương quyết để xử lý nó – hoặc là đòi, hoặc là phạt vì quá hạn, thậm chí là dừng bán hàng với khách hàng ấy.

Sai lầm 4: Không dự báo dòng tiền trong ngắn hạn

Quay lại vấn đề dự báo dòng tiền, có nhiều doanh nghiệp làm ngân sách 3 năm nhưng lại chẳng có một bảng theo dõi, dự báo dòng tiền trong 1 quý tới. Điều này nghe thì tưởng như vô lý, nhưng sự thật là ngân sách 3 năm giúp cho chủ doanh nghiệp cảm thấy “yên tâm” (mặc dù đã mắc vào sai lầm 1 và 2 ở trên), nhưng thực sự cảm giác yên tâm ấy chỉ trở thành sự thật nếu trong 1, 2 quý tới, chúng ta thực sự có tiền để hoạt động mà thôi.

Trong lớp học về kế toán của các chủ doanh nghiệp gần đây, chúng tôi có một bài tập nhóm về quản lý dòng tiền ngắn hạn. Thật ngạc nhiên là khi nhìn vào bảng dòng tiền có chia cụ thể theo tuần, theo tháng, theo quý, chúng tôi thấy rằng có một số tuần dòng tiền bị âm, và khi đó, chúng tôi dễ dàng đưa ra quyết định chi tiêu hợp lý hơn (ví dụ thay vì trả lương cuối tháng sẽ trả lương đầu tháng, thay vì gọi hàng vào tuần thứ 2 thì sẽ yêu cầu mua hàng vào đầu mỗi tháng để trả tiền vào tuần thứ ba, v.v).

Sai lầm 5: Dự trữ tiền quá ít

Ngay cả khi chúng ta tránh được toàn bộ 4 sai lầm ở trên, thì vẫn thật khó mà biết được chuyện gì sẽ xảy ra với dòng tiền của công ty mình. Vì vậy, trong mọi trường hợp vẫn cần có dự trữ tiền để đảm bảo sự an toàn. Có thể, mức an toàn với một công ty là mức dự trữ tương đương 2 tháng chi tiêu. Tất nhiên, con số này có thể điều chỉnh tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, mức độ quay vòng vốn, và …điều kiện gia đình của ông chủ doanh nghiệp.

Sai lầm 6: Chi tiêu không gắn với doanh thu mang lại

Sai lầm này rất nhiều người gặp nhưng thật khó để miêu tả. Ví dụ như chúng ta có một nhân viên kinh doanh, trong giai đoạn khởi sự, nhân viên kinh doanh này phải làm rất nhiều việc không chỉ là bán hàng, vì vậy nên chúng ta trả lương cố định để khuyến khích và thể hiện sự thông cảm với nhiều nhiệm vụ trong cùng một lúc. Nhưng điều đó thật ra lại sai lầm, vì xét trên khía cạnh dòng tiền, mức lương cố định đó (dòng tiền chi ra) đã không thực sự mang lại doanh thu (dòng tiền thu vào) của công ty, và càng dẫn chúng ta quay lại sai lầm số 2 đã nói ở trên.

Điều này có nghĩa là, trong giai đoạn khởi sự, rất nên cố gắng gắn các chi phí với từng hoạt động mang lại doanh thu, để vừa dễ ước tính, vừa chắc chắn về việc có thể thu được tiền trang trải cho chính các chi phí đó.

Sai lầm 7: Không dám thuê các công ty dịch vụ

Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ rằng công việc kế toán, việc tính lương… của mình không phức tạp, nên thật là “phí tiền” khi thuê các công ty dịch vụ để tư vấn. Nhưng sự thật là với công việc tính lương, hoặc công việc kế toán, ở mỗi công ty dù là nhỏ cũng phải có người chuyên trách để làm. Và rủi ro xảy ra là do chỉ có một người làm công việc đó, nên chẳng có ai để phân tách trách nhiệm, kiểm tra chéo, đối chiếu, kiểm soát… và khi xảy ra gian lận hay sai sót, bị phạt thuế… thì chi phí và công sức chủ doanh nghiệp cần bỏ ra sẽ cao hơn rất nhiều.

Những sai lầm trên đây có thể không phải bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng mắc phải, nhưng có lẽ việc tránh được toàn bộ các sai lầm ấy thì không phải là nhiều doanh nghiệp làm được. Là chủ doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm sống còn với ý tưởng kinh doanh của mình, bạn hãy học để quản lý tiền của mình thật tốt.

_________

Ms. Cẩm Chi

>