20 bài học kinh nghiệm quản lý tài chính cho startup

Quản lý tài chính cho startup là hoạt động rất quan trọng trong giai đoạn khởi nghiệp. Một thực tế là vẫn có tới 90% các start-up thất bại. Lý do chủ yếu ngoài việc thiếu vốn, thiếu ý tưởng, thị trường hay dự án còn thiếu sáng tạo, theo các chuyên gia, việc không chú trọng vào quản lý tài chính khiến start-up nhanh chóng kiệt quệ. Bởi sau một vài năm, các dự án mở rộng, doanh nghiệp khó kiểm soát được chi phí và các khoản thu chi.

Bài viết sau đây chia sẻ về kinh nghiệm quản lý tài chính hữu ích dành cho startup giúp bạn tránh các sai lầm để khởi nghiệp thành công.

Tổng hợp kinh nghiệm quản lý tài chính cho startup

1. Quản Lý Dòng Tiền Tốt Là Yếu Tố Tiên Quyết

Rất nhiều doanh nghiệp mặc dù kiếm được hàng ngàn đô la vẫn bị phá sản. Nguyên do là không thể quản lý được dòng tiền.

Doanh nghiệp khi mới được thành lập thường không để ý đến vấn đề này mà chỉ để ý lợi nhuận công ty thu được là bao nhiêu, cao hay thấp. Dòng tiền được thể hiện bởi con số, số tiền chảy vào và số tiền ra khỏi doanh nghiệp.

Hầu hết các doanh nghiệp non trẻ quan tâm số tiền chảy vào mà không hề để tâm những con số phải chi ra cho doanh nghiệp. Những con số đó có thể là: thuế, tiền thuê văn phòng, lương và thưởng cho nhân viên.

Theo thống kê, 82% doanh nghiệp khởi nghiệp bị phá sản đều do không kiểm soát được dòng tiền, kể cả khi con số thu về lên đến giá trị 12 con số.

Nếu bạn không làm chủ dòng tiền của mình, bạn sẽ đặt doanh nghiệp của mình vào một vị trí rất nguy hiểm. Không quan trọng là ý tưởng của bạn có thể tốt đến mức nào khi bạn hết tiền, bạn đã va vào chân tường và không thể nào thoát ra được. Hãy thiết lập một ngân sách và kiểm soát nó chạt chẽ.

Mỗi tháng, hãy lập ra một báo cáo về dòng tiền trong đó ghi chép đầy đủ doanh thu và số tiền phải chi ra cho doanh nghiệp. Như vậy, bạn mới có thể đánh giá chính xác các vấn đề của công ty để có phương án đưa ra phù hợp.

2. Theo Dõi Và Giám Sát Tất Cả Các Chi Tiêu

Với một khởi nghiệp mới, sẽ có những chi phí đến với bạn từ mọi hướng. Việc thuê một nhân viên toàn thời gian để xử lý các cuốn sách ngay từ đầu không phù hợp với ngân sách cho phép, vì vậy hãy sử dụng phần mềm kế toán để duy trì việc kiểm soát ngân sách.

Điều này không chỉ giúp quản lý dòng tiền mà còn giúp việc quản lý dòng thuế hàng năm trở nên dễ dàng hơn nhiều. Khi doanh nghiệp phát triển và các khoản thu chi trở nên phức tạp hơn, bạn sẽ cần xem xét việc thuê một kế toán riêng chuyên nghiệp.

3. Tiết Kiệm Chi Phí Cố Định

Trong giai đoạn khởi đầu của một khởi nghiệp, giữ cho chi phí của bạn thấp là chìa khóa cho tuổi thọ của doanh nghiệp. Bạn không cần một văn phòng lộng lẫy lớn ở trung tâm thành phố hoặc các bữa ăn được phục vụ đầy đủ ba lần một ngày.

Hãy hoạt động làm sao để bạn có thể phân bổ phần lớn vốn của mình cho tăng trưởng, điều này sẽ cho phép bạn một ngày không xa có thể thực hiện bất kỳ phúc lợi nào bạn muốn. Rất nhiều công ty khởi nghiệp tập trung vào những điều sai trái như văn phòng sang chảnh và tiện nghi vượt trội mà quên mất rằng tạo doanh thu nên là ưu tiên hàng đầu của.

Mua các thiết bị văn phòng hợp lý

Trang thiết bị văn phòng là những thứ bắt buộc các doanh nghiệp phải chi tiền ra khi khởi nghiệp. Bạn hãy tạo một danh sách các thiết bị văn phòng cần thiết nhất như máy tính, vật tư văn phòng, đồ nội thất và các phầm mềm hỗ trợ kinh doanh khác.

Với số tiền còn hạn hẹp trong giai đoạn đầu mới thành lập công ty, các thiết bị không cần quá cầu kỳ, hoành tráng và đắt tiền. Tiêu chí bền, giá cả hợp lý, gọn gàng là những lựa chọn đầu tiên của các startup.

Tuy nhiên, tiết kiệm không có nghĩa là “hà tiện” quá mức. Những thiết bị điện tử cần phải chất lượng để phục vụ công việc. Đừng quá ham rẻ mà “tiền thật mua đồ giả”.

Số tiền bạn bỏ ra để mua lại những trang thiết bị văn phòng còn nhiều hơn so với số tiền ban đầu bạn mua đồ chất lượng, giá cả hợp lý.

Giảm bớt chi phí trong tuyển dụng

Các chuyên gia khuyên rằng, trong giai đoạn khởi nghiệp bạn không cần thuê quá nhiều nhân viên cũng không cần thuê những chuyên gia trong lĩnh vực ấy. Những ứng viên nhiệt huyết, trẻ tuổi và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn là những ứng viên sáng giá.

Đặc biệt, không nên tuyển dụng những ứng viên muốn trải nghiệm và làm cho vui vào công ty. Sự ràng buộc và cam kết giữa cả nhân viên và doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí đáng kể. Không ai muốn đào tạo nhân viên của mình một thời gian rồi họ “dứt áo ra đi” – “chảy máu chất xám” và gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Các startup cũng có thể tuyển những người lao động làm việc tự do (freelancers) để làm việc theo từng dự án hoặc quá trình phát triển của sản phẩm.

Điều này sẽ giúp cắt giảm chi phí trả lương cố định, các khoản bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội… mà hiệu quả công việc vẫn đạt được.

4. Tập Trung Vào Việc Thu Hút Khách Hàng

Không có khách hàng, bạn không thể làm kinh doanh. Bạn càng sớm tìm ra cách để chiếm được được khách hàng và thị trường, cơ hội của bạn càng nhiều. Khi bạn xác định các kênh bán hàng khác nhau, hãy tối ưu hóa để giảm chi phí.

Trong thời gian đầu, bạn không thể kiểm tra hiệu quả của mọi kênh bán hàng, cả về thời gian và chi phí, vì vậy hãy tập trung vào các kênh có cơ hội sinh lợi nhất. Khi bạn làm tốt kênh đó, bạn sẽ có khả năng tài chính để thực hiện bán hàng trên các kênh khác để thu thêm nhiều lợi nhuận.

5. Lạc Quan Nhưng Luôn Chuẩn Bị Cho Điều Tồi Tệ Nhất

Bạn không bao giờ biết những gì có thể xảy ra khi bắt đầu kinh doanh, vì vậy tốt nhất là bạn nên chuẩn bị cho tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Đừng bỏ công việc của bạn và loại bỏ nguồn thu nhập chính của bạn cho đến khi doanh nghiệp của bạn có thể thay thế thu nhập đó.

Có một khoản dự trữ – cả cá nhân và doanh nghiệp cần có một tài khoản tiền dự trữ mà bạn có thể dùng khi có việc khẩn cấp. Bạn không bao giờ muốn có những tình huống xấu xảy ra những đáng buồn thay là chúng thường xảy ra vào những lúc chúng ta không mong chờ nhất.

6. Mỗi Phút Trong Thời Gian Của Bạn Có Giá Trị Bằng Tiền

Không có gì có giá trị tiền tệ hơn thời gian của bạn. Bạn chỉ nhận được số tiền nhất định mỗi ngày, vì vậy hãy cân nhắc điều đó khi bạn lên kế hoạch cho lịch trình và các nhiệm vụ hàng ngày. Mỗi giây phút bạn dành để làm một việc không liên quan đến doanh nghiệp của bạn là lãng phí thời gian (và tiền bạc).

7. Hãy Chắc Chắn Rằng Bạn Đủ Tiền Để “Sống”

Mặc dù ban đầu bạn không cần phải bù đắp cho bản thân mình sau những thời gian kinh doanh chăm chỉ bằng một mức thu nhập lớn, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đủ tiền để “sống”.

Hãy cho bản thân đủ sống thoải mái và tập trung vào việc xây dựng doanh nghiệp của bạn. Khi bạn loại bỏ căng thẳng về tài chính cá nhân, nó cho phép bạn tập trung cao độ vào công việc kinh doanh của mình.

8. Thiết Lập Mục Tiêu Tài Chính

Thay vì chỉ nói, tôi muốn xây dựng một công ty trị giá hàng triệu đô la, bạn cần chia nhỏ các mục tiêu tài chính thành các mục tiêu có thể tiếp cận và đo lường được.

Mục tiêu doanh thu hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày cho phép bạn theo dõi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho sự tăng trưởng liên tục. Bạn thậm chí có thể thiết lập các cột mốc để đạt được trên đường đi, cung cấp cho bạn rất nhiều mục tiêu nhỏ hơn để liên tục đạt được.

Viết ra những mục tiêu nhỏ có thể mang lại cho bạn sự tự tin cần thiết để tiếp tục tăng sức mạnh trong suốt hành trình khởi nghiệp.

9. Có Kế Hoạch Kinh doanh rõ ràng

Trước khi ra mắt, hãy chắc chắn rằng bạn có một kế hoạch kinh doanh rõ ràng và đủ tiền để trang trải chi phí trước mắt, dài hạn và các chi phí phát sinh. Kế hoạch tài chính của bạn cần đảm bảo cho ba năm đầu tiên và đến năm thứ hai, ngừng phụ thuộc 100% vào nguồn vốn bên ngoài.

Tách biệt nhu cầu của công ty ra khỏi mong muốn cá nhân. Có thể bạn muốn đội ngũ của mình được tiếp cận với công nghệ và tiện ích mới nhất, nhưng hãy suy nghĩ kỹ xem bạn có thực sự cần điều đó không? Bạn vẫn có thể thực hiện hơn 90% với các lựa chọn khác hợp lý hơn? Nếu câu trả lời là Có, bạn biết bạn phải làm gì rồi đấy.

10. Làm Những Gì Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Của Bạn, Không Phải Cho Bạn

Chọn đối tác kinh doanh, nhân viên hoặc nhà thầu một cách cẩn thận. Đừng xây dựng startup của bạn liên quan đến các dịch vụ khác nhau chỉ vì người cung cấp là bạn bè của bạn. Suy cho cùng, kinh doanh là kinh doanh.

Nghiên cứu kỹ trước khi đầu tư là chìa khóa để thành công. Kẻ thù nguy hiểm nhất là chính bạn: thông thường, các doanh nhân tự đẩy mình vào một thế giới “tạo ra hoặc phá vỡ”, mà không nhận ra rằng bạn thực sự có thể đạt được thành công chỉ với những bước đi nhỏ. Một đế chế vững mạnh không thể được xây dựng chỉ trong một ngày. Nhiều khả năng, phải mất nhiều năm, nhiều thập kỷ hoặc thậm chí hàng thế kỷ.

Do đó lời khuyên cho bạn là “Đừng quăng lưới vào đại dương, trừ khi bạn hoàn toàn bị thuyết phục rằng ở đó có nhiều cá cho bạn”.

11. Đừng Để Cạnh Tranh Làm Bạn Mất Tập Trung

Chỉ vì các đối thủ của bạn là những kẻ giàu kinh nghiệm trên thương trường và có khả năng chi tiêu khổng lồ, không có nghĩa là bạn phải đi theo bước chân của họ. Sự sáng tạo sẽ giúp bạn thoát khỏi những thời điểm khủng hoảng và một chiến lược nhỏ nhưng thông minh có thể mang lại nhiều trái ngọt. Hãy thông minh và thu hút khách hàng một cách khôn ngoan.

12. Liên Tục Để Mắt Đến Chi Phí Và Lợi Nhuận

Hãy kiểm soát chi phí hàng tháng của bạn, cũng như bất kỳ thay đổi nào có thể xảy ra. Nếu bạn không có chuyên gia tài chính, hãy cầm bút, tách riêng chi phí cố định và chi phí biến đổi, vẽ biểu đồ và theo dõi chúng chặt chẽ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu lợi nhuận hàng tháng và hàng quý và cung cấp một cái nhìn rõ ràng về tăng trưởng. Công thức bí mật là kế toán (accountant) giỏi + ghi chép sổ sách (bookkeeper) giỏi + chủ doanh nghiệp cởi mở.

13. Thiết Lập Mục Tiêu Rõ Ràng

Hãy bắt đầu với các mục tiêu rõ ràng. Các mục tiêu hàng quý và hàng năm có thể thực hiện các mẹo nếu startup của bạn là một người chơi mới trên thị trường.

Một sự hiểu biết rõ ràng về các nguồn lực cần thiết và thời hạn thực tế phải được tính đến. Đặc biệt, đừng:

Đặt mục tiêu thấp và nghĩ rằng bạn đặc biệt khi bạn chỉ đơn giản là trung bình.

Đặt mục tiêu gần như không thể đạt được và đổ lỗi thất bại cho người khác.

Tham khảo ý kiến với các đối tác và nhân viên của bạn (hoặc nhà thầu) và cởi mở với các đề xuất.

14. Đánh Giá Lại Trong Suốt Một Năm

Bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào trong năm năm hoạt động đầu tiên đều có thể hưởng lợi từ mẹo này. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tạo ra lợi nhuận tối thiểu 5000 USD mỗi tháng trong một thị trường “sụp đổ”, thì việc tiếp tục đầu tư là vô nghĩa. Thư giãn, đánh giá lại vị trí và tỷ lệ cược của bạn và điều chỉnh chiến lược của bạn theo dòng chảy kinh doanh. Chiến lược không linh hoạt có thể khiến bạn tốn nhiều chi phí hơn trong một cuộc đua lâu dài.

Kinh nghiệm về huy động nguồn vốn cho Starup

Kêu gọi vốn chính là một trong những kĩ năng mà các startup cần biết khi bắt đầu khởi nghiệp. Vì hầu hết các nhà khởi nghiệp đều bắt đầu xuất hiện câu hỏi “Lấy tiền ở đâu?” khi bắt đầu có những ý tưởng đắt giá.

Trước khi tiến hành khởi nghiệp, những nguồn vốn bạn có thể có đó là từ các khoản tiết kiệm của mình, các tài sản có giá trị hay nhà. Bạn có thể tận dụng các nguồn lực tài chính này để có thể lấy được số vốn ban đầu cho doanh nghiệp của mình.

Trong số đó hầu hết các nhà khởi nghiệp đều nghĩ ngay đến việc sử dụng các tài sản có giá trị và nhà để làm nguồn vốn cho mình. Bạn có thể dùng nhà để vay thế chấp. Khi đó bạn cũng sẽ có được một số vốn kha khá. Để có được những khoản vay tốt nhất với lãi suất thấp bạn cần tìm hiểu thêm từ nhiều ngân hàng khác nhau.

Thế nhưng bạn hãy lưu ý, tuyệt đối không sử dụng hết số tiền vay được từ các tài sản để làm nguồn vốn kinh doanh. Hãy để một phần tiền để phòng khi việc kinh doanh của bạn không như ý hay đổ vỡ.

Bạn hãy nhớ rằng, thời gian đầu khi khởi nghiệp bạn hoàn toàn không có bất kì một khoản thu nhập nào. Do đó hãy để phòng hờ một số tiền lớn để dự trù.

15. Dù là 1,5 hay 4 triệu USD thì công ty của bạn cũng sẽ tiêu hết số tiền đó trong cùng 1 khung thời gian

Tất nhiên với một khoản vốn nhiều hơn, bạn sẽ tuyển dụng được nhanh hơn, có nguồn lực để làm những việc khác một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khi có nhiều tiền hơn, bạn thường có xu hướng chi tiêu thoải mái hơn và ít có sự cân đo đong đếm để có một lựa chọn tốt hơn.

Việc phát triển doanh nghiệp không phụ thuộc vào việc xin được bao nhiêu vốn

Vì vậy, thà huy động được ít hơn nhưng tạo được một ngân sách chi tiêu hợp lý còn hơn huy động được cả triệu USD nhưng cũng tiêu hết một cách lãng phí để có được thành quả nhanh hơn, dễ dàng hơn nhưng chưa chắc đã tốt hơn.

16. Huy động được bao nhiêu xác định giá trị công ty bạn.

Đúng vậy, giá của một công ty thường được xác định thông qua việc họ huy động được bao nhiêu tiền ở vòng đầu. Có một chỉ dẫn chung cho lượng cổ phần các nhà đầu tư muốn nắm giữ khi đầu tư vào một công ty là từ 15 – 30%. Riêng trong giai đoạn đầu, tỉ lệ lý tưởng thường là từ 20 – 25%.

Đừng vội mừng nếu doanh nghiệp của bạn được định giá cao

Nhưng đừng mừng nếu như công ty của bạn được định giá 15 – 20 triệu USD thay vì 8 triệu USD. Bởi khi mới khởi nghiệp, việc công ty được định giá thấp sẽ dễ dàng để bạn huy động được số vốn từ 2 – 3 triệu USD thay vì 5 triệu USD.

17. Càng huy động được nhiều, các vòng sau càng khó.

Khoản tiền cần để vận hành và phát triển công ty mới khởi nghiệp là rất nhiều cho đến khi công ty có lãi. Vì thế, sau vòng gọi vốn đầu tiên, sẽ đến lúc ngân quỹ cạn kiệt và bạn cần nhiều tiền hơn. Lúc này, số vốn được huy động ở vòng sau đòi hỏi phải cao hơn vòng trước và sẽ là một thức thách lớn đối với các startup.

Số tiền vốn kêu gọi được ở vòng sau phải cao hơn vòng trước

Lý giải cho điều này, các nhà đầu tư luôn kỳ vọng kiếm được gấp nhiều lần những gì họ bỏ ra. Vậy nếu bạn huy động thành công 5 triệu USD ở vòng đầu và không thể nâng số tiền đó lên ở trong vòng tiếp theo, không có lợi ích gì có thể níu giữ nhà đầu tư tiếp tục đầu tư vào một startup không tăng trưởng.

18. Những ràng buộc kìm hãm sự sáng tạo

Bất cứ hạn chế nào cũng có thể kìm hãm sự sáng tạo. Mỗi một người trong công ty sẽ cố gắng nhiều hơn để đạt được những kết quả tốt trong một thời gian ngắn.

Một nhân viên tài giỏi sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí

Quan trọng hơn, với nguồn vốn hạn chế đòi hỏi bạn sẽ phải cân nhắc rất kỹ lưỡng trước mọi quyết định trong công ty: nên/không nên làm gì, tuyển dụng ai và trả mức lương như nào cho thỏa đáng,…

19. Một số nhà sáng lập bỏ qua bước đầu.

Có một số startup cho rằng mình đã có đủ hiểu biết và kỹ năng cần thiết để bắt đầu vào huy động vòng 2 và bỏ qua vòng đầu. Một số khác cho rằng, là người làm kinh doanh cần phải nghĩ lớn, cần phải liều mạng, tư duy “được ăn cả ngã về không” và bắt đầu kêu gọi vốn với một con số khổng lồ.

Dám nghĩ lớn là điều tốt. Tuy nhiên, nhà sáng lập cần hiểu rằng mọi việc đều cần có quá trình và cần đi từ từ từng bước nhỏ và không bao giờ được khinh suất, bỏ qua điều gì. Có như vậy, công ty mới phát triển vững mạnh được.

20. Lựa chọn sáng suốt

Bên cạnh việc cân nhắc nên huy động bao nhiêu tiền, bạn cũng cần xem xét tới việc nên huy động từ ai.

Bạn cần phải hiểu rõ nhà đầu tư của mình có định hướng như thế nào, quan tâm tới việc gì, mong muốn điều gì và bạn có khả năng đáp ứng được điều đó hay không,… Từ đó, bạn mới có thể chuẩn bị được kỹ lưỡng cho quá trình huy động vốn, đem lại khả năng kêu gọi thành công cao hơn và có thể xây dựng được mối quan hệ hợp tác lâu dài hơn.

Trên đây là bài viết chia sẻ tổng hợp 20 bài học kinh nghiệm quản lý tài chính cho startup.

Chúc bạn khởi nghiệp thành công.