18 cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả CEO cần nắm

Quản lý tài chính doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nhưng việc quản lý tài chính doanh nghiệp chưa bao giờ là một việc dễ dàng.

Sau đây là 10 lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn cảm thấy quản lý tài chính doanh nghiệp không còn quá phức tạp và khó hiểu nữa.

18 cách quản lý tài chính doanh nghiệp CEO cần nắm

1. Có một bức tranh rõ ràng về hoàn cảnh của doanh nghiệp

Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm cách để làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn về mặt tài chính, hãy đảm bảo có một bức tranh rõ ràng về:

• Tình hình tài chính hiện tại của bạn
• Nơi doanh nghiệp của bạn muốn trở thành
• Ưu tiên của bạn là gì để đạt được điều đó

Đảm bảo bạn theo dõi, hiểu và xem xét tất cả các chỉ số hoạt động chính hàng tháng để hiểu được hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.

Đảm bảo bạn có công cụ để đo lường các chỉ số này so với mục tiêu của mình. Khai thác sức mạnh của dữ liệu để xây dựng bức tranh rõ ràng nhất có thể về doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng dữ liệu này để xây dựng kế hoạch chiến lược của bạn cho năm tới, cũng như đánh giá nơi tập trung những rủi ro và sự kém hiệu quả có thể kìm hãm bạn.

2. Mổ xẻ phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp

Một nhà quản lý tài chính cần phải hiểu được tầm quan trọng của báo cáo tình hình tài chính đối với hoạt động của công ty.

Bản báo cáo không chỉ là một tờ giấy khô khan thể hiện những con số mà chính ở đó, những con số nói lên hiệu quả kinh doanh của công ty.

Nhà quản lý cần phải mổ xẻ, phân tích và đưa ra được nhận định xem vì sao số liệu này lại thấp, vì sao số liệu kia lại cao và điều gì tác động đến các con số.

Trả lời được câu hỏi này, nhà quản lý cũng sẽ chỉnh sửa hướng đi của doanh nghiệp một cách phù hợp để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

3. Chú trọng cơ chế quản lý nguồn vốn của công ty

Cơ chế quản lý nguồn vốn và các chi phí sản xuất cho doanh nghiệp cần được chú trọng và tăng cường điều chỉnh theo hướng phù hợp, tiết kiệm.

Cơ chế quản lý chi phải đảm bảo kế hoạch chi hợp lý, hiệu quả và kiểm soát được.

Hệ thống thu chi của doanh nghiệp cần phải được cải thiện và tiến dần tới vi tính hóa, đẩy mạnh phân cấp và tự chủ trong các bộ phận trực thuộc.

Cân đối thu chi cũng cần phải xem xét phù hợp với mục tiêu kinh doanh của từng thời kỳ và đảm bảo an toàn, ổn định nguồn quỹ.

4. Tập trung hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính

Có một điều các doanh nghiệp nên biết là cần tập trung hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính.

Các công ty cần chủ động tiếp cận và tìm kiếm nguồn vốn đầu tư trên thị trường vốn, thị trường tài chính và phải coi chi phí đầu tư về vốn là một phần của hiệu quả đầu tư và sản xuất kinh doanh.

5. Nâng cao năng lực của bộ máy quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Để vận hành doanh nghiệp phát triển thì cần một bộ máy quản lý tài chính doanh nghiệp có năng lực.

Muốn vậy, cần phải nhanh chóng tập hợp đội ngũ có chuyên môn cao, trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh.

Bộ máy quản lý không chặt chẽ thì làm gì cũng khó

Ngoài ra, cần phải trang bị một hệ thống quản lý tài chính để phục vụ việc quản lý được dễ dàng, nhanh chóng.

6. Xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn sử dụng

Việc lựa chọn cơ cấu vốn sử dụng luôn cần phải được xem xét để sử dụng vốn một cách hợp lý, tiết kiệm và phù hợp với nhu cầu, biến động của từng thời kỳ trong kinh doanh.

Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải tiến hành phân tích và đưa ra dự đoán về tình hình kinh doanh để cho ra một kế hoạch về cơ cấu vốn sử dụng hợp lý, cùng với đó là phải giám sát, kiểm tra việc sử dụng vốn đã đúng kế hoạch chưa và có hiệu quả không để điều chỉnh kịp thời.

Công ty một ngày không có nhân viên tiếp thị không sao, một ngày không có chuyên gia nhân sự không sao, nhưng nếu một ngày thiếu các chuyên gia quản lý tài chính kế toán thì sẽ có ảnh hưởng rất lớn, bởi các thu chi luôn phát sinh hàng ngày, thị trường vốn biến động liên tục và luôn đòi hỏi một công tác quản lý tài chính hiệu quả nhất.

7. Kế hoạch kinh doanh rõ ràng

Để xác định được vị thế hiện tại và sự phát triển của doanh nghiệp trong vài năm tới không thể thiếu đi một kế hoạch kinh doanh.

Kế hoạch trình bày cách bạn quản lý kinh doanh cho doanh nghiệp và các chi phí cần thiết cho nguồn gốc của các chi phí này càng rõ ràng, chi tiết thì bạn càng dễ dàng đi sát theo kế hoạch hơn.

8. Theo dõi tình hình tài chính

Có kế hoạch là chưa đủ, bạn cần phải luôn theo sát kế hoạch và cập nhật thường xuyên tiến trình hoạt động kinh doanh.

Một số thông tin như số tiền ngân hàng, doanh số, giá trị cổ phiếu,… cần phải được nắm bắt hàng ngày, có sự so sánh, đối chiếu.

Từ đó, doanh nghiệp sẽ thấy được hiệu quả của kế hoạch đã đặt ra và có sự điều chỉnh phù hợp để việc kinh doanh của doanh nghiệp luôn đi đúng hướng.

9. Đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn

Dòng tiền của doanh nghiệp có thể gặp phải vấn đề lớn khi khách hàng thanh toán không đúng hạn.

Để tránh sự việc này xảy ra, doanh nghiệp nên có những điều khoản và điều kiện tín dụng rõ ràng ngay từ đầu và đảm bảo là khách hàng nắm rõ những điều này.

Một lời khuyên được đưa ra là doanh nghiệp cũng nên sử dụng hệ thống quản lý tín dụng trên máy tính để theo dõi tài khoản của khách hàng thuận tiện hơn.

10. Nắm rõ chi phí hàng ngày

Ngay cả những công ty có lợi nhuận tốt nhất cũng có thể gặp khó khăn nếu không có đủ tiền mặt để trang trải chi phí hàng ngày như tiền thuê văn phòng và tiền lương.

Các doanh nghiệp nên lưu ý đến mức tiền mặt tối thiểu để tồn tại và đảm bảo không tuột xuống dưới mức này.

11. Cập nhật thường xuyên các sổ sách kế toán

Cập nhật sổ sách kế toán thường xuyên, doanh nghiệp có thể tránh được rủi ro eo hẹp tài chính do khách hàng chưa thanh toán nợ hoặc bị dồn lịch trả tiền cho nhà cung cấp.

Cập nhật sổ sách thường xuyên giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về tài chính

Lời khuyên đưa ra là bạn nên có một hệ thống lưu giữ sổ sách với các khoản thu, chi rành mạch và có thể dễ dàng theo dõi để không làm tốn quá nhiều thời gian của kế toán.

12. Đóng thuế đúng hạn

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải hoàn thành tốt nghĩa vụ đóng thuế của mình.

Bởi lẽ, nếu như nộp tờ khai thuế và thanh toán chậm kỳ hạn sẽ có thể khiến doanh nghiệp phải chi trả thêm khoản tiền phạt và lãi suất quá hạn. Chi phí này là không đáng có và sẽ không phải mất nếu như bạn chịu ghi nhớ kỳ hạn.

Nộp thuế muộn sẽ phải chịu phạt và lãi suất quá hạn

Thực hiện các sổ sách chính xác giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, và doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng chỉ phải trả đúng khoản tiền thuế cần thiết.

13. Hoạt động hiệu quả hơn và kiểm soát chi phí chung

Doanh nghiệp của bạn có hoạt động hiệu quả nhất hay chưa? Tiết kiệm năng lượng nhằm tiết kiệm tiền bằng cách thay đổi hành vi và cách thức sử dụng các thiết bị hiện có một cách hiệu quả hơn. Đây là một trong những cách dễ dàng nhất để cắt giảm chi phí.

Các thiết bị cần phải xem xét đến trong một văn phòng cỡ vừa bao gồm lò sưởi, đèn, thiết bị văn phòng và máy điều hòa.

14. Kiểm soát tồn kho

Việc quản lý kho hàng sẽ giúp bạn kiểm soát được chi phí bảo tồn kho, chênh lệch giá bán và giảm thiểu rủi ro không bán được hàng, từ đó tối ưu hóa dòng tiền của bạn một cách hiệu quả.

• Nếu sản phẩm nằm trong quá lâu với số lượng lớn sẽ tiêu tốn một chi phí bảo tồn kho cao và nguy cơ không bán được hàng.
• Ngược lại, nếu như sản phẩm trong kho không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ gây nhiều rủi ro, thậm chí là mất khách hàng.

15. Lựa chọn nguồn tài trợ đúng đắn

Việc cần phải lựa chọn nguồn tài trợ là cần thiết bởi mỗi loại hình tài trợ được thiết kế để đáp ứng một nhu cầu khác nhau.

Các doanh nghiệp nhỏ hơn thường phụ thuộc nhiều hơn vào dịch vụ thấu chi và tài trợ cá nhân nhưng đây có thể không phải là loại tài trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

16. Hợp tác và giao tiếp

Đảm bảo rằng tất cả bộ phận làm việc và liên kết thông tin với nhau. Khuyến khích văn hóa phản hồi và thảo luận cởi mở. Điều này sẽ đảm bảo mọi vấn đề nào cần cải thiện đều được phát hiện sớm nhất có thể.

Nó cũng đảm bảo rằng không có sự lãng phí không cần thiết nào về chi phí xảy ra.

17. Giải quyết các vấn đề phát sinh

Vận hành doanh nghiệp và quản lý tài chính sẽ luôn có những bất ngờ phát sinh

Việc vận hành doanh nghiệp và quản lý tài chính sẽ luôn có những lúc bất ngờ phát sinh các khó khăn. Vì điều này là không thể tránh khỏi nên bạn cần chuẩn bị sẵn cho doanh nghiệp những phương thức đề phòng khi có vấn đề phát sinh.

Bên cạnh đó, hãy tìm đến các chuyên gia tài chính để có được lời khuyên và sự hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

18. Luôn có kế hoạch dự phòng

Mặc dù các phương án đã có của bạn có tốt đến đâu thì những trường hợp rủi ro không lường trước vẫn có thể xảy đến. Hãy trang bị cho mình nhiều phương án bằng các quỹ dự phòng, sử dụng các dịch vụ bảo hiểm, để có thể dễ dàng vượt qua khủng hoảng bất ngờ như: đại dịch Covid 19, làm ăn thua lỗ, lừa đảo, thiên tai, hỏa hoạn,…

Việc có thêm một phương án B, C hoặc thậm chí D là điều mà hầu hết các nhà quản lý tài chính cần phải làm.

Quản lý tài chính doanh nghiệp nên được xem là một phần trong các quy trình quan trọng của doanh nghiệp và nên được đưa vào kế hoạch liên tục. Bởi quản lý tài chính doanh nghiệp tốt sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực, đáp ứng các cam kết với cổ đông, đạt được lợi thế cạnh tranh và chuẩn bị cho sự ổn định lâu dài về tài chính.

Chúc bạn thành công.