Quy trình PDCA là gì? Ví dụ cụ thể và ứng dụng PDCA trong doanh nghiệp

Quy trình PDCA là gì? Ví dụ cụ thể và ứng dụng PDCA trong doanh nghiệp

quy trình PDCA

Bài viết này chia sẻ kiến thức về quy trình PDCA là gì, các ví dụ về quy trình PDCA,lợi ích của quy trình PDCA, ứng dụng quy trình PDCA trong doanh nghiệp.

Quy trình PDCA được phát triển bởi Tiến sĩ Edward Deming vào năm 1950 dựa trên các ý tưởng của Walter Andrew Shewhart đề cập năm 1939.

Quy trình PDCA là một trong những phương pháp quản lý đơn giản và dễ dàng nhất để kiểm soát quy trình và cải tiến liên tục.

Khái niệm quy trình PDCA là gì?

quy trình PDCA

Chu trình PDCA bao gồm các yếu tố:

  • “P” (Plan) là việc lập kế hoạch,
  • “D” (Do) là thực hiện các kế hoạch đã đề ra,
  • “C” (Check) có nghĩa là kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
  • và cuối cùng “A” (Act) là thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp để sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh này và thực hiện lại chu trình PDCA mới.

Lợi ích của quy trình PDCA trong doanh nghiệp

Quy trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay bởi những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp, bao gồm:

  • Là cơ sở giúp các quy trình được cải liên tục để đạt được mục tiêu đặt ra.
  • Theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh một các hiệu quả, toàn diện.
  • Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi cách quản lý hiệu quả hơn.
  • Có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều hệ thống quản lý khác nhau như ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001,…
  • Duy trì hiệu lực cho hoạt động giám sát các quy trình, dự án.
  • Nâng cao hiệu suất lao động của đội ngũ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
  • Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Ví dụ về quy trình PDCA

Một ví dụ để giúp các bạn hiểu rõ về chu trình này như sau:

Bạn dự định cuối năm nay sẽ đi du lịch thái lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện chiến đi nàyvà bạn bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:

  • (1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng sẽ tiết kiệm 2 triệu đồng, và để làm điều đó bạn sẽ nhận thêm việc làm thêm và giảm chi phí ăn vặt trong từng tháng
  • (2) bạn bắt đầu nhận việc làm thêm tại nhà và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè
  • (3) sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả thì chỉ tiết tiết kiệm được 1.5 triệu, mặc dù bạn giảm chi phí ăn vặt, nhưng mua sắm vẫn tốn của bạn một mớ tiền
  • (4) bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được 2 triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng, ngoài làm thêm và hạn chế chi tiêu cho ăn uống thì bạn cũng phải giảm chi tiêu mua sắm

Cứ thế mà thực hiện tiếp bước (2), (3), (4) và cứ lập lại như vậy cho đến khi bạn hoàn thành được mục tiêu đề ra.

Một ví dụ khác như sau:

quy trình pdca

Quy trình PDCA bao gồm: Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động

quy trình pdca

 

Ngoài việc hiểu về khái niệm quy trình PDCA là gì? Bạn cũng cần biết về cách hoạt động trong từng giai đoạn của chu trình này ra sau.

“P” (Plan) – Lập kế hoạch:

– Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển

– Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể

– Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành

– Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện

– Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn… để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau

“D” (Do) – Thực hiện:

– Bám sát thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra

– Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc

– Tuyệt đối tuân theo lịch trình công việc đã đề ra, ghi lại các vấn đề xuất phát trong quá trình làm việc

“C” (Check) – Kiểm tra:

– Sau thời gian thực hiện cần kiểm tra kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không

– Ghi lại tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện như các thay đổi, sai sót, các khó khăn, thách thức… tác động và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện

– Xác định các nguyên nhân sâu xa của vấn đề

“A” (Act) – Hành động:

– Tiến hành sửa lỗi

– Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh

– Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

quy trình pdca

PDCA là quy trình lập lại các bước P-D-C-A cho đến khi đạt được mục tiêu đã đề ra

Nhìn chung, quy trình PDCA là một mô hình giúp cải thiện hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức trong qua các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động.

Hi vọng với những chia sẽ trên, các bạn có thể hiểu được quy trình PDCA là gì và từ đó có thể lập mô hình PDCA để kiểm soát và cải thiện quá trình chinh mục các mục tiêu mà mình đề ra các bạn nhé!

 

>