Quy trình quản trị quan hệ với nhà cung cấp bài bản chuyên nghiệp

Bạn hợp tác với rất nhiều nhà cung cấp? Bạn quan tâm đến làm sao để quản trị quan hệ với nhà cung cấp được hiệu quả nhất.

Quản lý nhà cung cấp là một phần công việc và bạn không có đủ thời gian để quản lý mối quan hệ với tất cả họ? Làm thế nào bạn xác định nhà cung cấp ưu tiên (bạn cần dành nhiều thời gian hơn) để có được kết quả tốt nhất?

Bài viết này chia sẻ đến bạn về Quy trình quản trị quan hệ với nhà cung cấp để ứng dụng trong công việc quản trị.

Quy trình 4 bước quản trị quan hệ với nhà cung cấp

Bước 1: Hiểu được tầm quan trọng của từng nhà cung cấp đối với tổ chức

Tất cả các nhà cung cấp đều không quan trọng bằng công ty của bạn.

Để hiểu được tầm quan trọng của từng nhà cung cấp, hãy phân loại họ thông qua quá trình được gọi là phân khúc nhà cung cấp.

Sau đó, bạn sẽ có thể quyết định nên sử dụng mối quan hệ nào đối với mỗi nhóm, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của họ đối với công ty.

Sử dụng ma trận dưới đây để phân loại nhà cung cấp:

Trên ma trận này, trục “Mức độ Phụ thuộc” thể hiện sự phụ thuộc của công ty đối với nhà cung cấp:

• Nếu có nhiều nhà cung cấp sẵn sàng thay thế, nhà cung cấp của bạn sẽ đạt điểm thấp trên trục này.
• Nếu không có nhiều lựa chọn thay thế, bạn sẽ cho điểm số cao hơn.
• Trục “Mức độ Tác động” đo lường giữa chi phí phải cho nhà cung cấp và mức độ quan trọng với hoạt động kinh doanh của công ty.

Hãy xem xét kỹ hơn tại mỗi phân đoạn trong ma trận:

1. Nhà cung cấp nhóm 1: Hàng hoá

Là các nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ “có sẵn” đơn thuần.

Đây là những mặt hàng có chi phí thấp, mặc dù, công ty có thể chi khá nhiều tiền cho nhà cung cấp. Nhưng có nhiều nhà cung cấp khác sẵn sàng thay thế. Do đó, bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp dựa trên giá cả.

Ví dụ: Một nhà cung cấp cung cấp văn phòng phẩm.

2. Nhà cung cấp nhóm 2: Quản lý hiệu suất

Đây cũng là những sản phẩm và dịch vụ “có sẵn”, nhưng nó quan trọng hơn đối với hoạt động kinh doanh của công ty.

Có thể công ty của bạn sẵn sàng trả nhiều tiền hơn cho sản phẩm / dịch vụ của nhà cung cấp này.

Ví dụ: Nhà cung cấp dịch vụ tư vấn thuế.

3. Nhà cung cấp nhóm 3: Phát triển

Các nhà cung cấp này bán các sản phẩm / dịch vụ tầm trung, tới dài hạn, cho công ty.

Đồng thời, chi phí khi thay đổi nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác là khá cao.

Ví dụ: Nhà cung ứng dịch vụ công nghệ, họ cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau. Thỏa thuận với nhà cung cấp đòi hỏi phải quản lý một bộ các tiêu chuẩn dịch vụ khác nhau.

4. Nhà cung cấp nhóm 4: Đối tác

Đây là những mối quan hệ nhà cung cấp chiến lược.

Trong đó, tất cả nhà cung cấp, công ty của bạn và khách hàng cùng thu được lợi ích.

Đây có thể là những lợi ích trung, dài hạn và cả hai bên cùng chia sẻ rủi ro.

Đây không phải là sản phẩm / dịch vụ “có sẵn”. Do đó, thỏa thuận mức dịch vụ chuẩn không phải là nhân tố chính trong việc đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp.

Ví dụ: Nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào chính cho sản xuất.

Ghi chú:

Còn một số mô hình phân khúc nhà cung ứng khác, nhưng đây là một trong những mô hình phổ biến nhất.

Bước 2: Hiểu được vai trò của bạn trong việc quản lý nhà cung cấp

Đối với một số nhà cung cấp, bạn cần quản lý mối quan hệ ở nhiều cấp.

Ví dụ:

• Giám đốc của cả hai công ty có thể gặp nhau 6 tháng một lần để thảo luận về tiến độ và hướng đi tương lai của mối quan hệ.
• Một chuyên gia đấu thầu có trách nhiệm đàm phán thỏa thuận và bổ sung hoặc gia hạn.
• Người quản lý tài chính có trách nhiệm xác định dịch vụ lý tưởng là gì?
• Sau đó nhiều cá nhân có thể quản lý từng phần của thỏa thuận.

Đây là một số ví dụ về vai trò của bạn khi quản lý từng loại nhà cung cấp:

• Nhóm 1 – Nhà cung ứng hàng hóa: Quản lý vấn đề hàng ngày. Giải quyết vấn đề với đội ngũ mua sắm nếu cần.
• Nhóm 2 – Nhà cung ứng quản lý hiệu suất: Đảm bảo rằng tổ chức nhận được đúng những gì đã chi trả.
• Nhóm 3 – Nhà cung ứng sự phát triển: Cung cấp báo cáo và thông tin cho các nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm về mối quan hệ này.
• Nhóm 4 – Nhà cung ứng đối tác: Cung cấp báo cáo và thông tin cho những nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm về những mối quan hệ này.

Bước 3: Hiểu hợp đồng với nhà cung cấp

quản trị quan hệ với nhà cung cấp

Đối với mỗi nhà cung cấp mà bạn ưu tiên,

Điểm bắt đầu tốt nhất để quản lý mối quan hệ là đọc và hiểu hợp đồng với nhà cung cấp.

Hãy rà soát những những điểm thuận lợi, cũng như khó khăn, trong hợp đồng.

• Đôi khi, hợp đồng rất khó hiểu.
• Nó thường bao gồm thuật ngữ pháp lý, một số trong đó không quan trọng đối với những tương tác hằng ngày.
• Tuy nhiên, hợp đồng này bảo vệ nhà cung cấp và khách hàng nếu xảy ra sự cố.
• Tài liệu này thường khá dài, vì vậy hãy ghi chép khi bạn đọc chúng.

Những nhà cung cấp không có hợp đồng

Bạn có thể phải chịu trách nhiệm đối với một số nhà cung cấp không có hợp đồng.

Đây có thể là những nhà cung cấp hàng hoá bạn sử dụng không thường xuyên – ví dụ: đặt hàng từ internet. Trong trường hợp này, có thể nhà cung cấp sẽ có các điều khoản chung áp dụng cho tất cả khách hàng, do đó hãy cân nhắc xem xét những điều khoản này.

Nếu không có thỏa thuận bằng văn bản, hãy tìm hiểu cam kết bằng lời nói trước đây. Sau đó, thảo luận với bộ phận mua sắm khi cần văn bản hóa điều khoản nào đó chính thức hơn.

Checklist hợp đồng cung cấp

Ghi chú về những điều được nêu trong mỗi hợp đồng.

• Giá trị của hợp đồng là bao nhiêu và có điều khoản gì?
• Cam kết của nhà cung ứng là gì?
• Mức dịch vụ mà bạn có thể mong đợi? Ví dụ, một mức dịch vụ có thể là nhà cung ứng sẽ trả lời 95% các cuộc gọi trong vòng hai phút.
• Tổ chức của bạn đã cam kết những gì?
• Hợp đồng có xác định vai trò, trách nhiệm cụ thể hoặc cam kết về nguồn lực không?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu có tranh chấp lớn?
• Quá trình chấm dứt hợp đồng hoặc gia hạn hợp đồng như thế nào?
• Trả tiền cho nhà cung cấp bằng cách nào?

Có nhiều cách khác nhau để tính phí đối với hàng hoá và dịch vụ. Đây là những mô hình được sử dụng thường xuyên nhất:

1. Giá cố định: Hàng hóa và dịch vụ được cung cấp với một khoản phí cố định, không phụ thuộc vào chi phí của nhà cung cấp.

2. Thời gian và vật liệu: Nhà cung cấp tính theo giờ hoặc ngày đã thỏa thuận, đã bao gồm lợi nhuận. Vật liệu được tính chi phí cho khách hàng.

3. Chi phí hoàn trả: Hàng hoá và dịch vụ được cung cấp theo giá cộng với một khoản tiền bổ sung cho lợi nhuận của nhà cung cấp. Lợi nhuận có thể được tính theo nhiều cách:

* Chi phí cộng với phí cố định: Nhà cung ứng được hoàn trả với những chi phí cho phép, cộng thêm khoản thanh toán cố định bổ sung để tạo ra lợi nhuận.

* Chi phí cộng với phần trăm lợi nhuận: Nhà cung ứng được hoàn trả với những chi phí cho phép, cộng thêm phần trăm bổ sung cho lợi nhuận.

* Chi phí cộng với khoản phí ưu đãi: Nhà cung ứng được hoàn trả với chi phí cho phép, cộng với khoản tiền thưởng hoặc ưu đãi nếu đáp ứng những điều kiện nhất định. Ví dụ:

• Một nhà cung cấp có thể kiếm được tiền thưởng nếu hoàn thành sớm một dự án.
• Hoặc, khách hàng có thể chia sẻ với nhà cung ứng những lợi ích thu được từ việc giảm thời gian xử lý, tạo cho nhà cung ứng động lực để xác định và thực hiện cải tiến.

Mẹo 1:

• Khi thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp mới, hãy dành trước nhiều thời gian để đàm phán thỏa thuận phù hợp cho cả bạn và nhà cung ứng.
• Nếu thực hiện đúng cách, thoả thuận sẽ đem lại ý nghĩa cho cả hai bên và bạn sẽ không cần phải tham khảo lại hợp đồng văn bản lần nào nữa.

Mẹo 2:

• Hợp đồng của bạn đơn giản hay chính thức tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
• Thảo luận những mong đợi một cách chi tiết với nhà cung ứng, bao gồm cả điều gì sẽ xảy ra nếu một bên không làm theo hợp đồng. Đảm bảo bạn đã hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên, quyền và nghĩa vụ, thù lao, hình phạt, cơ hội và những ràng buộc.

Mẹo 3:

• Cố gắng giải quyết tranh chấp hoặc vấn đề trước khi bạn phải sử dụng đến hợp đồng. Nhưng thực tế, không phải lúc nào cũng có thể thực hiện theo cách này.
• Vì vậy, đảm bảo rằng các điều khoản giải quyết tranh chấp được đưa vào hợp đồng.

Bước 4: Quản lý nhà cung cấp hiệu quả

Có 3 kỹ năng cơ bản được sử dụng trong việc quản lý nhà cung cấp hiệu quả:

• Giao tiếp,
• Kiến thức về thị trường, và
• Chuyên môn về hợp đồng thương mại.

1. Giao tiếp

Bao gồm cả giao tiếp chính thức và không chính thức.

Có một bộ báo cáo chính thức và cuộc họp thường kỳ giúp đảm bảo giao tiếp tốt. Điều này cho phép bạn đo lường và thảo luận về các nhà cung ứng một cách khách quan.

Tuy nhiên,

Đối với tất cả các nhà cung cấp nhóm “hàng hoá”, điều này có thể không đủ. Cả bạn – với tư cách là khách hàng – và nhà cung cấp, cần tăng lòng tin và hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của nhau để có thể sớm giải quyết vấn đề.

Các vấn đề mà bạn bỏ qua có thể gây ra tranh chấp cơ bản, dẫn đến việc hợp đồng không được gia hạn hoặc chấm dứt sớm.

Dưới đây là một vài lời khuyên về giao tiếp:

Khi mọi việc không diễn ra tốt đẹp, các cuộc họp chính thức có thể dẫn đến việc đổ lỗi. Để tránh điều này, hãy cùng thảo luận về rủi ro và cách giảm thiểu rủi ro (trước khi nó xảy ra).
Hiểu được mối quan tâm và quan điểm của nhau. Hãy win-win.

Đôi khi rất khó đưa ra phản hồi, đặc biệt là phản hồi tiêu cực, cho người khác. Điều này thậm chí còn khó khăn hơn khi liên quan đến nhà cung cấp. Nhưng việc này rất quan trọng! Tổng hợp các vấn đề thực tế và chuẩn bị tốt (sử dụng kịch bản phân vai với đồng nghiệp có thể giúp bạn tự tin rằng mình đã nghĩ đến tất cả mọi thứ).

Mỗi tổ chức có nền văn hoá khác nhau. Nếu nhà cung ứng của bạn ở vùng địa lý khác, văn hoá khu vực có thể ảnh hưởng đến cách hoạt động của họ. Hãy dành thời gian tìm hiểu cách thức hoạt động của nhà cung cấp.

2. Kiến thức thị trường

Luôn cập nhật thông tin về các nhà cung cấp trong thị trường và nhóm ngành của bạn. Nếu muốn nhà cung cấp tìm ra cách sáng tạo hợp lý hơn để đáp ứng nhu cầu, cần hiểu những nhà cung cấp khác đang làm gì sẽ giúp ích cho bạn.

3. Chuyên môn về hợp đồng thương mại

Đội nhóm mua sắm thường chịu trách nhiệm thương lượng các điều khoản của hợp đồng. Nhưng với tư cách là khách hàng trong tổ chức, bạn phải làm rõ nhu cầu của mình.

Vì vậy, hãy học hỏi tư duy thương mại cần thiết và cách viết hợp đồng. Điều này giúp bạn đưa ra các yêu cầu để nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp.

Những điểm chính

quản trị quan hệ với nhà cung cấp

Trên đây là bài viết chia sẻ về Quy trình quản trị quan hệ với nhà cung cấp.

Cách bạn quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ tùy thuộc vào:

• Giá trị sản phẩm / dịch vụ của nhà cung cấp, và
• Mức độ quan trọng chiến lược của nhà cung cấp đối với công ty.

Nếu nhà cung cấp bán các sản phẩm “có sẵn” trên thị trường, bạn không cần tốn nhiều thời gian để quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp này.

Tuy nhiên, khi một nhà cung cấp có tầm quan trọng chiến lược, chia sẻ rủi ro và lợi ích, bạn cần đầu tư thời gian và năng lượng nhiều hơn để quản lý mối quan hệ.