Quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp với 10 bước

Quy trình tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và cung cấp ứng viên cho các vị trí cần nhân sự của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ mang đến cho doanh nghiệp những cá nhân có năng lực, kỹ năng và thái độ phù hợp – từ đó gia tăng hiệu quả kinh doanh và tạo ra một môi trường công sở lành mạnh.

Trong bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 10 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả và chuyên nghiệp.

10 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp bắt đầu từ bước xác định các vị trí còn trống và phân tích các đặc điểm công việc – bao gồm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho những vai trò này.

Ở khâu này, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện các công việc sau:

• Tìm ra đâu là khoảng trống trong doanh nghiệp hiện tại. Xác định xem doanh nghiệp đang có vấn đề gì chưa được giải quyết, cần đến năng lực, hiệu suất hoặc tính cách đặc thù nào của ứng viên không.
• Theo dõi đầu vào so với đầu ra, tính toán xem liệu có sự gia tăng khối lượng công việc cần giải quyết khi tuyển dụng người mới hay không.
• Thường xuyên phân tích hiệu suất và lập danh sách các phẩm chất, trình độ, kỹ năng doanh nghiệp còn thiếu.

2. Lập kế hoạch tuyển dụng

Bước lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm việc phân tích đặc điểm trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để đáp ứng các vị trí đang thiếu.

Một kế hoạch tuyển dụng chi tiết là yêu cầu tiên quyết để thu hút ứng viên tiềm năng, đủ trình độ, kinh nghiệm và khả năng đảm nhận các trách nhiệm cần thiết, hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.

3. Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng và môi trường làm việc cụ thể.

Những yếu tố này giúp xác định những tiêu chí nhân viên mới cần đáp ứng để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Các bước trong quy trình này bao gồm:

• Ghi chép và thu thập thông tin công việc.
• Kiểm tra thông tin công việc.
• Tạo mô tả công việc dựa trên thông tin.
• Xác định các kỹ năng, kiến thức và kỹ năng cần thiết.

4. Chuẩn bị Mô tả công việc

Một khi đã xác định chính xác những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, bộ phận Nhân sự sẽ cần chuẩn bị một bản mô tả công việc toàn diện (Job Description – JD) – trong đó tóm tát những yêu cầu cần thiết của vị trí này.

Dựa trên JD, ứng viên tiềm năng có thể tự đối chiếu với bản thân và quyết định có nộp đơn hay không. Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được đơn xin việc từ những ứng viên phù hợp nhất.

Nhìn chung, bản JD chi tiết phải bao gồm những mục sau đây:

• Tên & Mô tả công ty.
• Giá trị cốt lõi.
• Lợi ích khi làm việc tại công ty.
• Vị trí doanh nghiệp.
• Chức vụ.
• Phòng ban.
• Lương thưởng.
• Trách nhiệm cụ thể.
• Yêu cầu (bộ kỹ năng cụ thể, kiến thức, kinh nghiệm hoặc đào tạo cần thiết cho công việc).
• Những phẩm chất cần có và sẽ là lợi thế bổ sung.
• Kêu gọi ứng tuyển (Call to action – CTA).

5. Tìm kiếm ứng viên

Xác định đúng ứng viên, thu hút và thúc đẩy họ nộp đơn là phần quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng nhân sự.

Thông tin tuyển dụng nên được quảng cáo nội bộ để tận dụng nguồn ứng viên nội bộ – cũng như ra bên ngoài, trên các trang mạng xã hội và bảng thông tin việc làm.

Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức các hội chợ việc làm và quảng bá cơ hội mở trên các ấn phẩm, sách báo của ngành.

6. Sàng lọc

Theo Jobsoid, thống kê cho thấy có 46% nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong việc thu hút trong nhân tài, trong khi 52% nhận định khó khăn lớn nhất trong tuyển dụng là lựa chọn ứng viên từ danh sách nộp đơn xin việc.

Bạn có thể giải quyết vấn đề này theo 4 bước sau:

• Lọc hồ sơ dựa trên yêu cầu tối thiểu.
• Phân loại nhóm hồ sơ ưu tiên bằng cách xem xét chứng chỉ, kinh nghiệm liên quan, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực, năng lực kỹ thuật và các kỹ năng cụ thể khác cần thiết cho công việc.
• Lựa chọn các ứng viên đảm bảo cả hai tiêu chí trên.
• Đánh dấu những mục cần yêu cầu ứng viên trình bày rõ hơn trong buổi phỏng vấn.

Việc ứng dụng phần mềm ATS sẽ đảm bảo khả năng lọc thông tin khách quan, không thiên vị, rút ngắn thời gian duyệt hồ sơ và giảm rủi ro tuyển sai người.

7. Phỏng vấn

Bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng nhân sự là lên lịch phỏng vấn những ứng viên được lựa chọn.

Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của bộ phận tuyển dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn những hình thức phỏng vấn sau:

• Phỏng vấn qua điện thoại/ video call. Đây là cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện để sàng lọc ứng viên và năng lực của họ. Phỏng vấn qua điện thoại/video cũng là cơ hội để nhà tuyển dụng tạo ấn tượng đầu tiên với ứng viên. Cuộc trao đổi nên diễn ra ngắn gọn, nhưng vẫn đảm bảo đủ để bạn đánh giá kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên.
• Kiểm tra tâm lý. Các bài kiểm tra tâm lý giúp phác thảo hồ sơ tính cách hoàn chỉnh, hành vi, tính linh hoạt, năng khiếu, khả năng sáng tạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề cần thiết cho công việc.
• Phỏng vấn trực tiếp. Đây là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đưa ra lời mời làm việc. Các cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện bởi quản lý cao nhất và thường dành cho một nhóm rất nhỏ các ứng viên nổi bật. Doanh nghiệp nên đưa ra lựa chọn thống nhất ở giai đoạn này, cũng như lên danh sách ứng viên dự phòng.

Phỏng vấn là một quá trình hai chiều. Trong quá trình này, ứng viên tiềm năng cũng sẽ đánh giá xem công ty của bạn có phù hợp với họ hay không.

Vì vậy, hãy tỏ ra lịch sự, tôn trọng và giới thiệu với họ về lợi ích khi làm việc cho công ty tại vị trí này.

Việc xây dựng kịch bản phỏng vấn chi tiết và rèn luyện kỹ năng cho bộ phận phụ trách là tối quan trọng để đảm bảo hiệu quả khâu quy trình tuyển dụng nhân sự.

8. Đánh giá

Dựa trên những câu trả lời và phần thể hiện của ứng viên trong buổi phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ quyết định xem họ có đáp ứng được tiêu chuẩn của công việc không.

Trong quá trình này, doanh nghiệp cần tiến hành tham chiếu với công ty cũ, cũng như xem qua hồ sơ ứng viên trên mạng xã hội để kiểm chứng lại thông tin.

9. Mời nhận việc

Nếu tất cả đều ổn, đã đến lúc doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng lao động và đưa ra lời đề nghị với ứng viên. Thư mời làm việc (offer letter) nên bao gồm đầy đủ chi tiết – từ ngày bắt đầu, các điều kiện tuyển dụng, đến giờ làm việc và lương thưởng…

10. Tiếp nhận nhân viên mới (Onboarding)

Ban đầu, mọi nhân viên mới đều sẽ ít nhiều cảm thấy lúng túng. Doanh nghiệp nên tận dụng thời gian onboarding để giúp họ làm quen với môi trường mới và nuôi dưỡng lòng trung thành của họ.

Hãy khiến nhân viên của bạn cảm thấy được chào đón bằng các hoạt động như: tổ chức bữa ăn chào đón người mới, mời đồng nghiệp bàn luận về những vấn đề khác trong cuộc sống…

Kết luận

Trên đây là những gợi ý cơ bản nhằm giúp bạn đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty và điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân tài của doanh nghiệp.

Cần lưu ý, mỗi doanh nghiệp và ngành nghề sẽ có những đặc điểm khác nhau. Vì vậy, việc linh hoạt điều chỉnh chiến lược là rất quan trọng nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động.