Tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ CEO cần biết

Bài viết sau chia sẻ tổng quan về hệ thống quản trị nội bộ trong doanh nghiệp mà CEO cần biết. Hy vọng sẽ giúp các anh/chị có cái nhìn rõ nét hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn?

Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?

Vì sao bạn cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ?

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của doanh nghiệp còn lỏng lẻo, khi các doanh nghiệp nhỏ được quản lý theo kiểu này. Đối với các doanh nghiệp lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ.

Cả 2 mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

• Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…).
• Bảo vệ tài sản không bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
• Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và tạo dựng lòng tin đối với họ.
• Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của doanh nghiệp cũng như các quy định của luật pháp.
• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
• Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
• Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu không có kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp sẽ gặp những vấn đề gì?

Những sai lầm, tác hại hay rủi ro mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt như một tất yếu nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh hoặc chí ít là có hệ thống kiểm soát nội bộ ở mức phù hợp có thể chấp nhận được.

Có thể kể ra là:

• Hội đồng quản trị/Chủ doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng ONE MAN SHOW nếu thuộc motip khó tin tưởng người khác (Vì không biết kiểm soát thế nào nên không tin).
• Vậy là người quản trị thì làm điều hành, người điều hành thì thành giám sát, người quản lý trở thành tác nghiệp quá chi tiết, nhân viên chỉ là “sai vặt”.  Chẳng hạn như: điều gì cũng phải hỏi SẾP, giấy tờ gì cũng đợi SẾP thông qua, sự kiện gì cũng do SẾP nghĩ rồi chỉ đạo sau đó mới làm và lại hỏi, thế nên một số Ông Chủ rơi vào tình cảnh làm gì thì làm nhưng lo ký tá giấy tờ, trả lời những câu hỏi không mang tính sáng tạo mà có tính thủ tục của nhân viên mất quá nửa thời gian làm việc.
• Lo sợ rủi ro nên có xu hướng sử dụng người thân có thể dẫn đến các thiệt hại và lạm dụng lớn hơn đồng thời vi phạm nghiêm trọng các quy tắc bất kiêm nhiệm trong quản lý nói chung, quản lý tài chính kế toán nói riêng.
• Tồi tệ hơn là công tác quản lý bị bỏ bê mà chỉ tiến hành quản lý kinh doanh theo cách “sổ chợ” (Doanh nghiệp nhỏ thường ở tình trạng này).
• Không thể quyết định dựa trên các số liệu định lượng hoặc số liệu không đủ tin cậy cho việc ra quyết định quản lý.
• Tình trạng thất thoát, trộm cắp, mất đoàn kết trong doanh nghiệp xảy ra ngày càng nhiều
• Sụp đổ hoặc bị thôn tính khi vượt quá lợi thế quy mô mà từ trước đã làm theo “thói quen”

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Tính tuân thủ (Compliance):

Là việc thực thi các hành động theo đúng các chỉ thị hoặc theo đúng các quy định và quy trình có hiệu lực đã đề ra. Trong môi trường doanh nghiệp, sự tuân thủ thể hiện ở 2 cấp độ:

• Tuân thủ tất cả các quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam.
• Tuân thủ các quy định của điều lệ công ty, các quy trình, quy định nội bộ, văn hoá, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

2. Tính minh bạch (Transparency):

Bao gồm:

• Sự chính xác: Thông tin phản ảnh chính xác dữ liệu tổng hợp từ sự kiện phát sinh.
• Sự nhất quán: Thông tin được trình bày có thể so sánh được và là kết quả của những phương pháp được áp dụng đồng nhất.
• Sự thích hợp: Khả năng thông tin tạo ra các quyết định khác biệt, giúp người sử dụng dự đoán kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai hoặc giúp xác nhận và hiệu chỉnh các mong đợi.
• Sự rõ ràng: Thông tin truyền đạt dễ hiểu.
• Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh đầy đủ các sự kiện phát sinh và các đối tượng có liên quan.
• Sự thuận tiện: Thông tin được thu thập và tổng hợp dễ dàng.
• Sự kịp thời: Thông tin có sẵn cho người sử dụng trước khi thông tin giảm khả năng ảnh hưởng đến các quyết định.

3. Tính hiệu quả và hiệu lực (Effectiveness and Efficiency):

Tính hiệu quả và hiệu lực (Effectiveness and Efficiency) trong tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh: thể hiện qua

• Chất lượng (Quality)
• Thời gian (Time)
• Chi phí (Cost)
• Phạm vi hoạt động

4. Tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính (Reliability of financial Reporting):

Độ tin cậy thể hiện qua:

• Đúng thẩm quyền (Authorization)
• Nguyên tắc ghi nhận (Recording)
• Thẩm quyền tiếp cận tài sản (Access to Assets)
• Sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách (Asset Accountability)
• Vì sao doanh nghiệp bạn cần đến kiểm soát nội bộ?

Các yếu tố không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Tuỳ vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:

1. Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát.

Ví dụ: Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đào tạo nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, uỷ nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh… Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

2. Biện pháp xác định rủi ro

Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, những bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài.

Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.

3. Các yêu tố bên trong

Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm…

4. Các yếu tố bên ngoài

Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm, dịch vụ, xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần, đạo luật hay chính sách mới…

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.

Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.

5. Yếu tố giám sát và thẩm định

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết.

Ví dụ: Thường xuyên rà xoát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…

Phân biệt kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ

Nhiều tổ chức hay nhầm lẫn giữa người thực hiện kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ đó thường hình thành những vị trí chồng chéo lẫn nhau và không hiệu quả.

Sau đây là phân biệt điểm khác nhau giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ (Internal Auditing):

• Kiểm toán nội bộ (Internal Auditing) là hoạt động đánh giá độc lập khách quan đối với hệ thống quản lý để xem xét tính tuân thủ và phù hợp, từ đó đề xuất cải tiến hệ thống.
• Người thực hiện kiểm toán nội bộ gọi là đánh giá/kiểm toán viên (Internal Auditor).
• Kiểm toán nội bộ có vai trò tư vấn, đề xuất, đánh giá nhưng không tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, để có thể hoàn thành vai trò của mình, kiểm toán nội bộ cần am hiểu hệ thống quản lý, và hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kiểm soát nội bộ (Internal Control)

• Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống được thiết kế nhằm giảm rủi ro cho hệ thống quản lý và giúp tổ chức đạt được các mục tiêu.
• Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là trách nhiệm của CEO, các trưởng phòng ban, và toàn bộ nhân viên trong tổ chức.
• Kiểm soát nội bộ là hệ thống không thể thiếu trong mọi tổ chức ở bất kỳ quy mô nào. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần dựa trên những nguyên tắc và phương pháp cụ thể.

Một số hoạt động kiểm soát nội bộ phổ biến trong doanh nghiệp

1. Kiểm soát nội bộ trong khâu mua hàng

• Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng: Chuẩn hoá và đánh số Phiếu, chữ ký duyệt của người có thẩm quyền; đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái.
• Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Tách biệt chức năng đặt hàng và đề nghị mua hàng, phòng thu mua sẽ độc lập với các phòng khác, đơn đặt hàng phải được đánh số…
• Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: Áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập; hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng sau một khoảng thời gian nhất định; đưa ra chính sách kỷ luật chặt chẽ nếu có hành vi vi phạm quy định.
• Nhận đúng hàng: Tách chức năng nhận hàng với mua hàng; biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp; đo lường hàng hoá; kiểm tra chất lượng; biên bản nhận hàng gửi cho phòng kế toán với đầy đủ chữ ký.
• Ngăn chặn hoá đơn đúp/ giả do nhà cung cấp: Hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự và số tham chiếu của đơn đặt hàng.
• Thanh toán mua hàng chính xác: Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán các vấn đề liên quan đến thanh toán (chiết khấu, hàng mua bị trả lại,…); séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước, phân biệt các hóa đơn đã hoặc chưa thanh toán.

2. Kiểm soát bán hàng và giao hàng

• Cam kết hợp lý về lịch giao hàng: Trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác thì Nhân viên bán hàng cần được phê duyệt.
• Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện: Mẫu đơn đặt hàng chuẩn và có đánh số trước cùng chữ ký duyệt của người có thẩm quyền khi chấp nhận đơn đặt hàng.
• Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý: Nhân viên bán hàng và người phê duyệt hạn mức bán không được là một người. Cần tách biệt vai trò cũng như chức năng của hai vị trí này.
• Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng: Phiếu giao hàng nên đánh số, ngoài ra nên có thể một bản ghi về số lượng hàng đã giao và để người giao hàng có thể thêm thông tin.
• Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt: Khuyến khích khách hàng chuyển khoản để thanh toán tiền, kiểm tra độc lập về các quỹ tiền mặt, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh về thu tiền, sử dụng máy đếm tiền để đo lường chính xác…

3. Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

• Bảo vệ hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho và thủ quỹ phải được tách biệt chức năng; hàng hoá/ sản phẩm nhập và xuất kho phải có phiếu nhập và xuất hàng kèm chữ ký thủ kho, nên dán nhãn hàng tồn kho để hàng hoá không thất lạc, sử dụng phiếu lưu chuyển sản phẩm; phát hiện chênh lệch thì kiểm tra kỹ càng.
• Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ: Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định để đối chiếu với bản đăng ký tài sản cố định; tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định theo định kỳ; cập nhật bản đăng ký TSCĐ.

4. Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng

• Kiểm soát tiền mặt: Tạo sổ quỹ ghi thu – chi tiền mặt và quản lý tiền mặt; đưa ra hạn mức thanh toán tiền mặt; Thường xuyên kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ cái với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập; Kế toán và thủ quỹ làm việc minh bạch.
• Đối chiếu ngân hàng: Đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán bởi người có thẩm quyền kiểm tra (không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán). Phát hiện chênh lệch thì phải đối chiếu ngay với các chứng từ thu chi liên quan để có biện pháp xử lý.
• Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/ rút tiền ngân hàng mà không được phép: Tăng công đoạn chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó (Kế toán Trưởng/ Giám đốc Tài chính/ Tổng Giám đốc).

5. Kiểm soát hệ thống thông tin

• Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty: Đồng bộ tài khoản của nhân viên, mỗi người sử dụng một tài khoản để thực hiện thao tác; mỗi người được quyền truy cập vào từng mục khác nhau tùy vào vị trí công việc; lưu trữ lại toàn bộ lịch sử thực hiện các thao tác sửa/ xóa/ thêm hoặc có thể chặn các quyền không liên quan để không ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ.
• Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty: Lập bản sao dự phòng Các tệp tin và bản ghi; Quy trình lập bản sao dự phòng cần được lên kế hoạch chi tiết; Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hệ thống lưu giữ mạng (sử dụng RAID); và không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ.
• Bảo vệ hệ thống máy tính: Cài đặt phần mềm diệt virus, không chạy phần mềm nào khi không có bản quyền/ tự chạy mà không được sự phê chuẩn của bộ quản lý IT phù hợp.

Tạm kết

Trong xu thế hội nhập kinh tế ngày nay, cạnh tranh và rủi ro ngày càng gia tăng ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt được các mục tiêu của nhà quản lý. Đối với các nhà quản lý, việc xây dựng và áp dụng kiểm soát nội bộ có hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng.

Với những chia sẻ khách quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, chúng rôi hy vọng sẽ giải đáp được thắc mắc của nhiều chủ doanh nghiệp. Để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, bạn hãy sở hữu ngay bộ cẩm nang quản trị SMART CEO 4.0 được giới thiệu chi tiết tại link sau: https://camnangceo.com/

Chúc bạn thành công.