Hướng dẫn truyền thông nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là hoạt động rất quan trọng, giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Bài viết này chia sẻ đến bạn tổng quan về truyền thông nội bộ và hướng dẫn các bước xây dựng và triển khai truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.

Trước hết chúng ta tìm hiểu định nghĩa truyền thông nội bộ là gì.

Định nghĩa truyền thông nội bộ (Internal communications)

Truyền thông nội bộ trong tiếng Anh là Internal communications. Truyền thông nội bộ là công tác truyền đạt thông tin giữa thành viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức hay một doanh nghiệp với nhau.

Ta cũng có thể hiểu:

Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty.

Ý nghĩa của truyền thông nội bộ

• Truyền thông nội bộ giúp gắn kết những nhân viên trong công ty.
• Công tác truyền thông nội bộ nếu đạt hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ bên trong.
• Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh các bên liên quan đến doanh nghiệp, đặc biệt là khách hàng.
• Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên.
• Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ

• Cung cấp thông tin: nhiệm vụ công tác từng thời kì, thay đổi chính sách và bộ máy
• Tuyên truyền và giáo dục: đường lối, chính sách, pháp luật, truyền thống.
• Xây dựng mối quan hệ nội bộ
• Khích lệ, động viên và thi đua: tấm gương, các phong trào, hoạt động xã hội

Các phương tiện truyền thông nội bộ

• Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các bài
• phát biểu…)
• Các bảng thông báo
• Mạng internet nội bộ (internal portal, workplace doanh nghiệp, google workplace…)
• Phim ảnh tài liệu về tổ chức
• Đài truyền thanh nội bộ
• Các cuộc họp và giao ban nội bộ

Nội dung của truyền thông nội bộ

• Tổ chức bộ máy quản lí và nhân sự của công ty
• Sản phẩm hàng hóa dịch vụ kinh doanh
• Truyền thống và các thành tựu đạt được
• Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời kì
• Các sang kiến và giải pháp cải tiến
• Tấm gương người tốt việc tốt
• Các hội nghị và thảo luận khoa học
• Các hoạt động văn hóa, thể thao, kỉ niệm
• Các chương trình tài trợ, từ thiện
• Các văn bản pháp luật mới

Chính sách truyền thông nội bộ (communication policy)

Để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được các nguyên tắc chính sách sau:

• Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên về nội dung, kế hoạch, mục đích, mục tiêu truyền thông của đơn vị mình.
• Cung cấp thông tin quan trọng về các hoạt động, sự kiện, hay thành tích nổi bật của đơn vị.
• Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để cùng xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh. Động viên, thúc đẩy sự sáng tạo, phát triển của họ.
• Có biện pháp xử lý tích cực đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
• Truyền thông trung thực, hai chiều, thường xuyên giữa cán bộ quản lý và cấp nhân viên.
• Các vấn đề, nội dung quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chống đến tất cả nhân viên, tuyệt đối không được để thông tin nhân viên nhận được từ kênh truyền thông khác.
• Xây dựng văn hóa khuyến khích tư duy sáng tạo, phát minh, sáng kiến trong doanh nghiệp.
• Nên có chính sách khen thưởng kịp thời từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ của nhân viên.

Các bước xây dựng và triển khai truyền thông nội bộ

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào cụ thể, bạn cũng cần đánh giá được điều đó đang gây ra những vấn đề như thế nào trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng

Biết được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời điểm then chốt như doanh nghiệp sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi thay đổi.

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp

Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART.

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược là các phương pháp, các cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Sẽ có một số người nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên việc nhìn nhận ở góc độ chiến lược sẽ hạn chế được tình trạng sơ sót.

Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

Nếu như chiến lược là phương pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế.

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết được mình có đang đạt đến mục tiêu của mình hay không và có những phương án điều chỉnh hợp lý.

Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế

• Bảng tin, Standee: Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.
• Bản tin Email: Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp.
• Radio: Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên khác. Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu.
• Tạp chí nội bộ: Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất. Nội dung tạp chí thường là bài chia sẻ về vấn đề nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện, truyện cười, truyện ngắn,…
• Chương trình tổng kết hàng tuần: Đúng như tên gọi, chương trình này sẽ tổng kết hoạt động, sự kiện, tin tức, vinh danh cá nhân và phòng ban xuất sắc trong tuần. Mỗi tuần sẽ có một MC đến từ các phòng ban khác nhau, cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể,…
• Truyền miệng: Nếu biết cách tận dụng, truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệu quả. Bạn có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ sẽ truyền thông tới nhân viên trong phòng và trong nhóm.
• Cuộc thi, trò chơi quy mô nội bộ: Hãy tự sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên trong doanh nghiệp có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker,… Bạn có thể mang một số gameshow đang hot hiện nay vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,… Các trang thiết bị hiện đại phục vụ đá FIFA hay Liên minh huyền thoại cũng thuộc top các điều mà nhân viên nam ưa thích.
• Cùng tham gia sự kiện cộng đồng: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,… rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

Trên đây là bài viết chia sẻ về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Hy vọng đã mang đến kiến thức hữu ích đến bạn. Chúc bạn thành công.