Ủy thác công việc là gì? 8 Quy tắc vàng để ủy thác công việc hiệu quả

Ủy thác công việc là kỹ năng tối quan trọng của nhà lãnh đạo, quản lý. Trong “đồ nghề” của nhà quản lý, “uỷ thác công việc” là một trong những kỹ năng thiết yếu.

Ủy thác công việc thành công, nhà quản lý đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn.

Vậy ủy thác công việc là gì? Làm sao để ủy thác công việc hiệu quả? Chúng ta cùng tìm hiểu tiếp nhé.

Ủy thác công việc là gì?

Khái nhiệm ủy thác công việc

Uỷ thác công việc là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn đề thay mặt bạn thực hiện công việc. Trong khi đó, giao việc là yêu cầu người khác (thường là cấp dưới) thực hiện công việc. Tóm lại, ủy thác là trao cho họ trách nhiệm, trao cho họ quyền hạn, và phân bổ nguồn lực cho họ thực hiện.

Tầm quan trọng của ủy thác công việc

• Ủy thác công việc đưa ra quyết định sáng suốt hơn; tận dụng quĩ thời gian eo hẹp; quản lý được nhiều thành viên; nâng cao hiệu quả công việc chung của tập thể.
• Lợi ích đối với người lãnh đạo: xây dựng nhóm làm việc tận tâm và năng động; phát triển kỹ năng của từng cá nhân; sử dụng chuyên môn mọi thành viên; quyết định sáng suốt; tận dụng thời gian; điều phối nhóm tốt; cải thiện kết quả làm việc của nhóm.
• Lợi ích đối với các thành viên: nâng cao kỹ năng và chuyên môn; thu thập nhiều kinh nghiệm; cảm nhận mình tăng giá trị; tăng hiểu biết về tổ chức và công việc của nhóm.

Quy trình ủy thác

1. Chọn việc để ủy thác

Ủy thác công việc không nên ủy thác:

• các quyết định về khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm, điều động nhân sự;
• tham vấn cho nhân viên;
• đánh giá kết quả công việc;
• cải thiện tình trạng an toàn, sức khỏe ở nơi làm việc;
• lập kế hoạch và tổ chức công việc cả nhóm;
• các khoản chi lớn;…

Nên ủy thác:

• việc mà mọi người có thể thực hiện được như bạn
• việc dùng để phát triển kỹ năng cho các thành viên
• việc có mức độ ưu tiên trung bình trở xuống
• những công việc hàng ngày
• Việc có sức lôi kéo các thành viên;…

2. Chọn người để ủy thác

– Các câu hỏi cần đặt ra:

• Công việc đòi hỏi kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng và thái độ nào?
• Công việc cấp bách như thê nào?
• Hậu quả nếu không thực hiện công việc đúng thời hạn hoặc phạm sai lầm gì?
• Phương thức kinh tế nhất để thực hiện công việc là gì?

– Xem xét các thành viên để trả lời tiếp các câu hỏi sau:

• Ai sẽ nhận thấy công việc là thu hút và thử thách?
• Ai sẽ được lợi khi thực hiện công việc
• Ai có kỹ năng, chuyên môn và thái độ như yêu cầu?
• Ai đã từng thực hiện các công việc tương tự
• Ai có kỹ năng nhưng ta chưa sử dụng họ?
• Ai có thể thực hiện công việc với sự giúp đỡ của các thành viên trong nhóm?
• Ai sẵn sàng thực hiện công việc?
• Ai có thể thực hiện ngay?
• Như vậy, ai là người phù hợp nhất?

8 Quy tắc vàng để ủy thác công việc hiệu quả

Quy tắc đầu tiên: Chúng ta phải rõ ràng mọi thứ trong tâm trí.

Nếu như bạn không rõ ràng mong muốn của mình là gì thì bạn sẽ không thể nói cho người khác để họ giúp đỡ bạn.

Có thể định nghĩa hoàn thành là khi bạn chấp thuận bản báo cáo của cấp dưới, hay khi họ đăng bài online thì mọi thứ được hoàn thành.

Do đó, việc hoàn thành như thế nào rất quan trọng, chúng ta cần phải nắm rõ định nghĩa và thứ chúng ta mong muốn, đó là quy tắc đầu tiên.

Quy tắc thứ 2: Ai sẽ là người làm nó?

Ai sẽ là người phù hợp để bạn có thể ủy thác công việc? Một trong những quy tắc rất quan trọng mà hầu hết mọi người đều gặp phải chính là bạn cần phải giao việc đó cho những người có chuyên môn – người làm tốt công việc mà bạn giao cho họ.

Do đó, “Ai” là một trong những điều cực kỳ quan trọng. Bởi vì nếu như bạn giao việc không đúng người thì họ sẽ làm sai và bạn cần phải sửa chữa lại, như vậy sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Quy tắc thứ 3: Chúng ta cần phải có deadline.

Theo nguyên lý Parkinson: “Nếu bạn cho người nào đó một khoảng thời gian là 1 tháng để hoàn thành công việc thì họ có thể hoàn thành trong 1 tháng, nhưng nếu cho họ 1 tuần để hoàn thành công việc thì họ cũng có thể hoàn thành trong 1 tuần”.

Nếu như bạn cần công việc đó trong vòng 2 tuần thì hãy nói rằng bạn cần nó trong vòng 1 tuần. Bằng cách đó bạn sẽ bắt đầu thử thách người làm, để họ tìm ra những cách nhanh hơn nhằm giải quyết vấn đề.

Quy tắc thứ 4: Chúng ta cần phải có kế hoạch hành động.

Đôi khi tôi không đưa cho nhân viên của mình kế hoạch hành động, bởi vì tôi cần phải khiến cho họ suy nghĩ xem phải làm thế nào để triển khai vào thực tế.

Tôi có thể chia sẻ cho họ một vài điểm mấu chốt mà họ cần phải chú ý.

Tuy nhiên, quan trọng là họ cần phải suy nghĩ, cần phải đặt bút để lên kế hoạch một cách chi tiết.

Chìa khóa ở đây là “hãy đưa cho họ công cụ”, công cụ có thể là sách bài tập, có thể là cho họ trải nghiệm.

Quy tắc thứ 5: Chúng ta cần phải có báo cáo thường xuyên.

Những gì bạn đo lường là những gì bạn có thể tiến bộ, việc báo cáo thường xuyên cực kỳ quan trọng.

Hãy để những con số nói lên cho bạn biết điều gì đang diễn ra.

Do đó, có những việc bạn cần phải báo cáo hàng ngày, có những việc bạn cần phải báo cáo hàng tuần, cũng có những việc bạn cần phải báo cáo hàng tháng.

Do đó, khi nói đến việc báo cáo thì chúng ta cần phải có tiến độ để biết được kết quả, để chúng ta biết được điều gì đang diễn ra.

Quy tắc thứ 6: Ủy thác kèm với trách nhiệm.

Khi chúng ta nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân và cho mỗi cá nhân được phát triển thì toàn bộ doanh nghiệp của chúng ta sẽ phát triển.

Tôi tin rằng điều khó nhất trên thế giới này đó là mỗi người phải chịu trách nhiệm về chính bản thân mình.

Việc thứ hai là chúng ta cần phải học hỏi cách làm thế nào để có thể giúp đỡ người khác.

Theo quan điểm của tôi, nếu chúng ta làm được hai việc đó thì cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên rất tốt đẹp.

Quy tắc thứ 7: Khen thưởng.

Khen thưởng người khác là một trong những kỹ năng không dễ dàng để học.

Hãy khen thưởng mọi người từ những việc nhỏ nhặt mà họ làm.

Bởi vì khi chúng ta khen thưởng, chúng ta ăn mừng thì có nghĩa là chúng ta đang thiết lập một tiêu chuẩn mới cho chính cuộc sống và công việc kinh doanh của mình.

Quy tắc thứ 8, đó là hoàn thành tốt hơn hoàn hảo.

Đừng cầu toàn mọi thứ diễn ra một cách hoàn hảo, hãy để cho mọi thứ tự nhiên diễn ra.

Mọi người cần có không gian để lớn lên, có không gian để sai lầm bởi vì không có ai là hoàn hảo trên đời này cả.

Do đó, chúng ta cần phải bỏ sự hoàn hảo của chúng ta đi. Thay vào đó chúng ta cần phải có tiêu chuẩn cho cuộc sống, cho cá nhân, cho những mối quan hệ, cho công việc của mình.

Tạm kết

Trên đây là chia sẻ về ủy thác công việc là gì và 8 nguyên tắc, 8 bí mật trong việc chúng ta giao việc, chúng ta ủy quyền cho người khác.

Nếu như bạn làm chủ 8 bí mật, 8 nguyên tắc vàng này thì mọi thứ trong cuộc sống của bạn trở nên càng ngày càng dễ dàng hơn.

Hy vọng bài chia sẻ này hữu ích đối với bạn.